Cómo un manual de contratos acelera los acuerdos recurrentes

Un manual de contratos (contract playbook) es un conjunto escrito de posiciones para cada cláusula que su empresa negocia una y otra vez: la redacción preferida, las alternativas que aceptará, el punto en el que se retira y quién tiene facultades para aprobar cada paso. Las empresas que firman el mismo tipo de acuerdo cada semana sin un manual renegocian desde cero cada vez, envían cada redline al mismo abogado sobrecargado y conceden términos distintos a clientes distintos sin otra razón que quién lo pidió. El manual resuelve las tres cosas. Es una de las primeras herramientas que nuestro equipo de revisión de contratos y asesoría ejecutiva elabora para clientes con volumen de operaciones, y este artículo explica qué contiene y cómo crear uno.

Qué contiene un manual de contratos

El manual acompaña a su contrato modelo y cubre cada cláusula que la otra parte suele modificar. Para cada una, registra:

• La posición preferida, es decir, la redacción de su modelo y la razón comercial que la justifica
• Una o más posiciones alternativas (fallbacks), con la redacción que se usará en cada caso, en el orden en que las concedería
• La línea de retirada, el punto a partir del cual la operación no vale la pena
• Los argumentos clave: la explicación que un vendedor o un gestor de contratos puede darle a la contraparte sobre por qué usted sostiene esa posición
• Quién puede aprobar cada alternativa y a quién hay que consultar antes de ir más allá

Un buen manual también incluye una sección breve sobre los documentos de la contraparte: qué cláusulas buscar cuando se ve obligado a firmar el formato de ellos en lugar del suyo, y los cambios mínimos que debe pedir. La estructura sigue las cláusulas que más se negocian, que nuestro artículo sobre las cláusulas esenciales que todo contrato comercial necesita enumera en orden.

Para quién es el manual

El manual se escribe para las personas que negocian, no para los abogados. En la mayoría de las empresas, eso significa ventas, gestión de cuentas, compras y operaciones. Si un vendedor puede leer la entrada sobre limitación de responsabilidad y responder ese mismo día al redline del cliente con una redacción alternativa ya aprobada, la operación sigue avanzando y el área legal solo interviene cuando el cliente quiere más de lo que permite la alternativa.

Esa decisión de diseño condiciona la redacción. Las entradas deben ser breves, en lenguaje sencillo y concretas sobre qué decir y qué enviar. Un manual que se lee como un tratado será ignorado, y el equipo volverá a reenviar cada redline al abogado. El enfoque de la negociación en sí se explica en cómo negociar un contrato comercial sin perder el acuerdo; el manual es lo que convierte ese enfoque en algo que un equipo puede poner en práctica.

Cómo crear un manual de contratos con sus últimos veinte acuerdos

Empiece por los acuerdos firmados en los últimos uno o dos años. Compare cada uno con su modelo y anote cada cláusula que cambió. Las cláusulas que cambiaron en la mayoría de las operaciones son su conjunto negociado, y por lo general son menos de quince: el tope de responsabilidad, el alcance de la indemnización, las condiciones de pago, la terminación por conveniencia, la renovación automática, la titularidad de la propiedad intelectual, la duración de la confidencialidad, los seguros, la ley aplicable y algunas propias de su sector.

Para cada una, observe lo que terminó aceptando. Esas concesiones son las alternativas empíricas. De algunas llegará a la conclusión de que no debió darlas, y el manual es donde traza la línea de aquí en adelante. Otras las dio en todas las operaciones, lo que significa que su modelo pide más de lo que el mercado está dispuesto a aceptar y debe revisarse para reflejar la posición que realmente sostiene. Luego fije la línea de retirada de cada cláusula con la opinión de quien asume el riesgo: finanzas para los pagos y el tope, operaciones para los niveles de servicio, el director ejecutivo para la exclusividad.

Las empresas que usan un acuerdo marco con declaraciones de trabajo deben crear el manual para ambos documentos, ya que los términos propios del SOW, como los criterios de aceptación y las órdenes de cambio, se negocian con tanta frecuencia como los términos legales. La relación entre esos dos documentos se explica en cómo se complementan un MSA y una declaración de trabajo.

Niveles de aprobación y escalamiento

El manual solo acelera las cosas si dice con claridad quién puede aceptar qué. Una estructura típica tiene tres niveles. La primera alternativa de cada cláusula puede aceptarla quien negocia sin aprobación. La segunda requiere a un gerente o al responsable del área. Cualquier cosa más allá de la última alternativa requiere al área legal y, para ciertas cláusulas, al director ejecutivo o a la junta directiva. Superponga un umbral según el valor de la operación, para que un contrato pequeño pueda pasar rápido por los niveles y uno grande reciba más revisión.

Registre cada desviación. Un breve registro de desviaciones que anote qué cliente recibió qué alternativa, por qué y quién la aprobó cumple dos funciones. Le indica cuándo una alternativa se ha convertido en la posición real y el modelo debe cambiar. Y protege a la empresa cuando un cliente pide después los mismos términos que recibió otro, o cuando una cláusula de cliente más favorecido vuelve jurídicamente relevante esa comparación. El equipo de gestión de riesgos y cumplimiento legal de CLP usa ese registro para seguir cómo cambia la exposición contractual total de la empresa en toda su cartera de clientes.

Cómo mantener actualizado el manual

Un manual se deteriora. Las renovaciones de los seguros cambian el tope que usted puede asumir. Una nueva línea de productos introduce cuestiones de datos o de propiedad intelectual que las entradas anteriores no abordan. La ley estatal cambia en materia de pactos de no competencia, privacidad o firmas electrónicas. Revise el manual con un calendario fijo, al menos una vez al año, y cada vez que se modifique el modelo. El software de gestión del ciclo de vida de contratos puede hacer cumplir los niveles de aprobación y mostrar el registro de desviaciones, pero las posiciones que contiene las deben seguir fijando personas que entiendan el negocio y la ley. Cuando el manual necesita una redacción nueva o revisada, nuestro equipo de redacción, revisión y negociación de contratos redacta las versiones preferida y alternativas para que cada entrada esté lista para enviarse.

Dónde fallan los manuales

Las fallas habituales son previsibles. El manual es demasiado largo y nadie lo lee. Quien negocia abre con la alternativa en lugar de la posición preferida, de modo que la alternativa se convierte en el punto de partida y la siguiente concesión queda por debajo de ella. El manual se aplica a los documentos de la contraparte como si fueran su modelo, y se pasan por alto cláusulas que su formato no contiene. Las desviaciones se aprueban de palabra y nunca se registran, así que nadie sabe qué se le dio a quién. Cada uno de estos es un problema de proceso, no jurídico, y cada uno se evita manteniendo el documento breve, capacitando al equipo en su uso y revisando el registro cada trimestre.

Si su empresa firma los mismos acuerdos una y otra vez y cada negociación sigue empezando de cero, Capitol Law Partners puede crear un manual y un conjunto de modelos que permitan a su equipo cerrar operaciones sin esperar al área legal en cada redline. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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