¿Qué cláusulas esenciales necesita todo contrato comercial?

La mayoría de los contratos comerciales se leen dos veces: una antes de firmar y otra cuando algo ya salió mal. Las cláusulas esenciales de un contrato son las que hacen su trabajo en la segunda lectura. Los términos de alcance y de pago deciden si usted recibió lo que pagó. La terminación, la indemnización y la limitación de responsabilidad deciden quién absorbe la pérdida cuando un proyecto fracasa o un tercero demanda. La ley aplicable y las cláusulas de disputas deciden dónde y cómo se libra la pelea. A continuación está la lista con la que trabajamos en nuestro servicio de redacción, revisión y negociación de contratos, con la razón por la que cada cláusula se gana su lugar.

Partes, alcance y entregables

Empiece por las partes. Use el nombre legal completo de cada entidad, su estado de constitución y el cargo de quien firma. Un contrato firmado por “Acme” cuando la entidad es Acme Holdings LLC, o firmado por un empleado sin facultades, invita a que más adelante se discuta su exigibilidad. Nuestro artículo sobre qué hace que un contrato comercial no sea exigible explica con qué frecuencia prospera ese argumento.

Luego defina el alcance con precisión. ¿Qué se entrega, para cuándo, con qué estándar y cómo confirmará el cliente que cumple ese estándar? Un alcance vago es la causa más común de disputas comerciales, porque cada parte llena el vacío con sus propias suposiciones. Incluya un procedimiento de aceptación con un plazo para que el cliente rechace el entregable, vencido el cual se considera aceptado. Incluya un proceso de órdenes de cambio (change orders) para que el alcance solo crezca con un documento firmado y un ajuste de precio. Para el trabajo recurrente, un acuerdo marco con declaraciones de trabajo separadas mantiene esto bajo control; explicamos esa estructura en cómo se complementan un MSA y una declaración de trabajo.

Condiciones de pago, plazo y terminación

Las condiciones de pago deben indicar el monto, el hecho que lo activa (la firma, un hito, la entrega o un pago mensual), la fecha de vencimiento, la consecuencia del pago tardío, quién paga los impuestos y si el cliente puede retener los montos en disputa. Una cláusula que permite al cliente objetar de buena fe una factura dentro de un plazo fijo, y pagar el resto no objetado, evita que las disputas de pago se conviertan en disputas de terminación.

El plazo y la terminación merecen más atención de la que reciben. Indique el plazo inicial y si se renueva automáticamente; una renovación automática con un plazo de aviso breve es una trampa para la parte menos organizada. Prevea la terminación por causa justificada, es decir, por un incumplimiento sustancial que no se subsane dentro de un plazo establecido tras una notificación por escrito. Decida si cualquiera de las partes puede terminar por conveniencia (termination for convenience), con cuánto aviso y si se debe pagar algún cargo. Después, aborde los efectos de la terminación: los pagos finales, la devolución de datos y materiales, la asistencia en la transición y qué cláusulas subsisten. La confidencialidad, la indemnización, la limitación de responsabilidad y la resolución de disputas siempre deben subsistir.

Garantías, indemnización y limitación de responsabilidad

Estas tres cláusulas asignan el riesgo, y deben negociarse en conjunto. Las garantías son las promesas que hace cada parte sobre su desempeño: que los servicios se prestarán de forma profesional, que el software se ajustará a su documentación durante un período determinado, que ninguna de las partes está violando los derechos de nadie. Cada garantía debe venir con un remedio específico, como volver a prestar el servicio o reembolsar, y con una exclusión de todas las demás garantías implícitas.

La indemnización traslada el costo de los reclamos de terceros. El ejemplo clásico es un proveedor que indemniza a su cliente frente a reclamos de que el producto del proveedor infringe una patente o unos derechos de autor. La cláusula de limitación de responsabilidad, a su vez, fija un tope a la exposición total de cada parte y excluye los daños indirectos y consecuenciales, con excepciones para las obligaciones que no deben tener tope. Estas dos cláusulas interactúan estrechamente, y un tope que sin querer anula la indemnización es un error de redacción que vemos a menudo. Explicamos la mecánica en cómo funcionan las cláusulas de limitación de responsabilidad e indemnización.

Confidencialidad y propiedad intelectual

Aunque exista un NDA por separado, el contrato debe contener su propia cláusula de confidencialidad que cubra la información intercambiada durante su ejecución. Defina qué es confidencial, enumere las exclusiones habituales (información pública, desarrollada de forma independiente o recibida de un tercero sin restricciones), indique cuánto dura la obligación y exija la devolución o la destrucción de la información al terminar.

La cláusula de propiedad intelectual responde quién es dueño de lo que se crea al amparo del contrato. Las reglas por defecto sorprenden: un contratista es titular de los derechos de autor sobre lo que crea, salvo que el acuerdo los ceda, y la doctrina de la obra por encargo (work made for hire) cubre menos situaciones de las que supone la mayoría de los empresarios. Indique con claridad si los entregables se ceden al cliente, se le otorgan en licencia o los conserva el proveedor con una licencia para el cliente. Proteja la propiedad intelectual preexistente de cada parte con una cláusula de propiedad intelectual previa (background IP). Si la operación involucra procesos o datos propios, el servicio de protección de secretos comerciales de CLP puede reforzar en consecuencia las restricciones de confidencialidad y de uso.

Ley aplicable, disputas y las cláusulas “estándar” que no lo son

Las últimas páginas de un contrato son donde las partes dejan de leer y donde los abogados ponen los términos que deciden la pelea. La ley aplicable elige qué reglas contractuales estatales se aplican. El foro (venue) elige dónde puede presentarse una demanda. Una cláusula de arbitraje saca las disputas de los tribunales por completo, con ventajas y desventajas en costo, rapidez, derecho de apelación y confidencialidad. Una cláusula que otorga los honorarios de abogados a la parte vencedora cambia la economía de cada disputa, porque la regla por defecto en Estados Unidos es que cada parte paga a sus propios abogados.

Los demás términos también hacen un trabajo real:

• Cesión: si una parte puede transferir el contrato, incluso en una fusión o en la venta del negocio
• Notificaciones: adónde se envían las notificaciones formales y cuándo surten efecto, lo que controla cada plazo de subsanación y cada plazo de terminación
• Fuerza mayor: qué hechos excusan el cumplimiento y si también excusan las obligaciones de pago
• Acuerdo íntegro y modificaciones: el documento firmado prevalece sobre los correos electrónicos y las propuestas, y los cambios requieren un escrito firmado
• Divisibilidad, ejemplares (counterparts) y firmas electrónicas

Ninguno de estos términos debe aceptarse en piloto automático por ser “estándar”. Una ley aplicable de un estado lejano, una cláusula de honorarios unilateral o un derecho de cesión libre pueden costar más que cualquier término de precio.

Cómo usar esta lista de cláusulas esenciales

Úsela como una lista de verificación, no como una plantilla. Para una transacción repetitiva y de poco valor, basta un formato breve que cubra cada punto en una oración. Para un contrato que conlleva ingresos reales o riesgos reales, cada cláusula debe redactarse para esa operación concreta y negociarse teniendo en cuenta los redlines de la otra parte. Cuando la dirección necesita una segunda opinión sobre un contrato que ya está redactado, nuestro equipo de revisión de contratos y asesoría ejecutiva lo lee con esta misma lista y le indica qué vacíos importan.

Si a un contrato que tiene sobre su escritorio le falta alguno de estos términos, Capitol Law Partners puede redactarlo o revisarlo para que el acuerdo lo proteja tanto en la segunda lectura como en la primera. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

¿Necesita ayuda con este tema? Consulte nuestra página de redacción y negociación de contratos comerciales o programe una consulta.