Cómo revisar un contrato antes de firmarlo

Para revisar un contrato antes de firmarlo necesita un método, porque leerlo de principio a fin le dice lo que dice, pero no lo que le va a hacer. Las cláusulas que causan problemas rara vez son las que están en negrita. Son el plazo de aviso escondido en la cláusula de renovación, la indemnización que llega más lejos que la propia operación, el derecho de cesión que permite a su proveedor entregar su cuenta a un competidor después de una adquisición. El método que sigue es el que usa nuestro equipo de revisión de contratos y asesoría ejecutiva en cada acuerdo, y funciona tanto si el contrato tiene cuatro páginas como si tiene cuarenta.

Revisar un contrato antes de firmarlo: empiece por la operación, no por el documento

Antes de abrir el contrato, anote lo que el negocio cree haber acordado: qué recibe, cuánto paga, por cuánto tiempo y qué haría que la operación fuera un fracaso. Luego lea el contrato frente a esa lista. Cada punto en el que el documento se aparta de lo que entendió el negocio es un tema por resolver, y la mayoría tampoco fueron intencionales por parte de la contraparte; son restos de una plantilla escrita para otra operación.

¿Es correcto el nombre legal de la contraparte y es la entidad que realmente va a cumplir? ¿Tiene facultades la persona que firma por su empresa? ¿Hay una hoja de términos, una propuesta o una cadena de correos que el contrato debería reflejar, y lo hace? Si el acuerdo incorpora términos por referencia, como unos términos de servicio publicados en una URL, obtenga esos términos ahora y guarde una copia, porque pueden cambiar después de la firma y el contrato puede decir que rige la versión vigente.

Haga un mapa de cada obligación y cada plazo

Recorra el documento una vez con un único propósito: enumerar cada obligación, quién la debe y cuándo. Dos columnas, la suya y la de ellos. Incluya las silenciosas: obligaciones de notificación, certificados de seguro, informes, cooperación en auditorías, confidencialidad, no captación y cualquier cosa que deba ocurrir “dentro de X días” de algún hecho. Luego enumere cada plazo y cada ventana de aviso que crea el contrato, y anote en un calendario los que importan antes de firmar, no después.

Preste atención a los términos definidos. Una palabra con mayúscula inicial significa lo que dice la sección de definiciones, no lo que la palabra suele significar. “Servicios” puede excluir justo la parte que le interesa. “Información Confidencial” puede incluir sus propios datos. “Afiliada” puede obligar a empresas que usted no controla. Leer cada cláusula sustituyendo las definiciones es tedioso y encuentra problemas que ningún otro método encuentra. Nuestra lista de las cláusulas esenciales que todo contrato comercial necesita es la referencia de lo que debería estar presente.

Revise el plazo, las renovaciones y las salidas

Encuentre el plazo inicial y luego cómo termina. Muchos contratos comerciales se renuevan automáticamente salvo que una parte avise dentro de una ventana, a menudo 60 o 90 días antes de la fecha de renovación. Si deja pasar la ventana, queda comprometido por otro año. Fíjese si el precio puede aumentar con la renovación y en cuánto.

Luego compare los derechos de terminación. ¿Puede usted terminar por conveniencia? ¿Pueden ellos? ¿Con cuánto aviso y con qué cargo? Si solo la otra parte puede retirarse libremente, vale la pena plantear esa asimetría. Lea la cláusula de terminación por causa justificada para ver el plazo de subsanación y la mecánica de las notificaciones, y lea la cláusula de efectos de la terminación para ver qué pasa con sus datos, con los honorarios que pagó por adelantado y con cualquier asistencia en la transición. Un contrato fácil de firmar y difícil de dejar es un contrato que usted está revisando por las razones equivocadas. Para los acuerdos estructurados como un acuerdo marco con declaraciones de trabajo separadas, consulte cómo se complementan un MSA y una declaración de trabajo para ver las cuestiones de prelación que conviene verificar.

Encuentre las cláusulas de riesgo ocultas

Algunas cláusulas merecen una lectura aparte y más lenta, porque su costo no se nota por su extensión:

• La indemnización y la limitación de responsabilidad, que deciden quién paga cuando algo sale mal y cuánto; explicamos la mecánica en cómo funcionan las cláusulas de limitación de responsabilidad e indemnización
• La exclusividad, los compromisos de compra mínima y los precios de cliente más favorecido, que limitan sus otras relaciones
• Las disposiciones de cesión y de cambio de control, que deciden si el contrato sigue a la contraparte cuando cambia de dueño o lo sigue a usted en la venta de su empresa
• Los derechos de modificación unilateral, de auditoría y de uso de datos, que permiten a la otra parte cambiar la operación o usar su información después de la firma
• La ley aplicable, el foro, el arbitraje, la renuncia al juicio por jurado y los honorarios de abogados, que deciden dónde y cómo se libra cualquier disputa
• Las garantías personales, que convierten una obligación de la empresa en una obligación suya

Cada una de estas cláusulas debe contrastarse con el tamaño y la duración de la operación. Una cláusula de exclusividad amplia en un pequeño acuerdo piloto no encaja. Una garantía personal para el arrendamiento de una oficina puede ser inevitable, pero por lo general su alcance y su duración pueden reducirse.

Decida qué objetar y qué aceptar

Ordene los temas según lo que realmente podrían costar. El primer grupo son los términos que le harían rechazar la operación si no cambian. El segundo son los términos que merecen un redline (cambio marcado) porque la contraparte probablemente aceptará un cambio razonable. El tercero son los términos que no le gustan pero con los que puede vivir, dado el valor de la operación. Devuelva los dos primeros grupos, con razones y una redacción propuesta, y deje pasar el tercero. Las empresas que revisan una y otra vez el mismo tipo de acuerdos deberían poner estas posiciones por escrito una sola vez, como describimos en cómo un manual de contratos acelera los acuerdos recurrentes. La negociación en sí es una habilidad distinta de la revisión, y el equipo de redacción, revisión y negociación de contratos de CLP se encarga de esa etapa cuando lo que está en juego lo justifica.

Cuándo recurrir a un abogado externo

No todo contrato necesita un abogado, y el costo de la revisión debe corresponder al riesgo. Un contrato breve con un proveedor por un servicio de poco valor y fácil de reemplazar puede revisarse internamente con una lista de verificación. La revisión externa vale su costo cuando el contrato conlleva ingresos o gastos importantes, dura más de un año, incluye exclusividad, una garantía o un pacto de no competencia, cede u otorga en licencia propiedad intelectual, involucra datos regulados o es el primero de su tipo para su empresa. También vale la pena cuando el borrador de la contraparte claramente lo redactó un abogado con experiencia y el suyo no, porque esa asimetría se nota en cada cláusula. Para las empresas sin un área legal interna, nuestro servicio de asesoría general y servicios consultivos ofrece esta revisión de forma permanente, de modo que la pregunta de si enviar o no un contrato a revisión queda resuelta antes de que surja.

Si tiene un contrato sobre su escritorio y la fecha de firma está cerca, Capitol Law Partners puede revisarlo con este método y decirle qué términos sostener, cuáles intercambiar y cuáles firmar. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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