Diferencia entre MSA y SOW: cómo encajan los dos documentos

La diferencia entre MSA y SOW se entiende mejor así: un acuerdo marco de servicios (master service agreement, MSA) y una declaración de trabajo (statement of work, SOW) son las dos mitades de un mismo contrato. El MSA se negocia una sola vez y contiene los términos legales que no cambian de un proyecto a otro: la mecánica de pago, la propiedad intelectual, la confidencialidad, las garantías, la indemnización, los límites de responsabilidad y la terminación. Cada SOW se firma por proyecto y contiene lo que cambia cada vez: el alcance, los entregables, el calendario y el precio. La estructura falla cuando los dos documentos se contradicen y nadie decidió de antemano cuál prevalece. Este artículo explica qué va en cada uno y cómo manejar ese conflicto.

Qué va en el acuerdo marco de servicios

El MSA es el marco legal, y debe ser lo bastante completo como para que una declaración de trabajo pueda ocupar dos páginas. En nuestro servicio de redacción y negociación de contratos, un MSA suele cubrir lo siguiente, con cada punto redactado para aplicarse sin modificaciones a todos los SOW futuros:

• Definiciones, incluidas “Servicios”, “Entregables” y “Declaración de Trabajo”, para que cada SOW use el mismo vocabulario
• Mecánica de pago: frecuencia de facturación, fechas de vencimiento, recargos por mora, reembolso de gastos, procedimiento para facturas en disputa e impuestos
• Propiedad intelectual: quién es dueño de los entregables, qué se otorga en licencia y cómo se protege la propiedad intelectual preexistente de cada parte
• Confidencialidad, protección de datos y obligaciones de seguridad
• Garantías, indemnización, limitación de responsabilidad y requisitos de seguro
• Plazo, derechos de terminación, efectos de la terminación y cláusulas que subsisten
• Resolución de disputas, ley aplicable, cesión, notificaciones y el resto de los términos generales

El MSA no debe contener un precio, una fecha de entrega ni la descripción de un proyecto concreto. Eso va en el SOW, y ponerlo en el MSA obliga a modificar el MSA cada vez que cambia el trabajo. La lista completa de cláusulas que debe cubrir un MSA coincide con nuestro artículo sobre las cláusulas esenciales que todo contrato comercial necesita.

Qué va en cada declaración de trabajo

Un SOW describe un encargo con el detalle suficiente para que ambas partes sepan qué significa “terminado”. Debe identificar por fecha y título el MSA al que pertenece y luego indicar el alcance de los servicios, los entregables con sus criterios de aceptación, el calendario con sus hitos, los honorarios y el modelo de precios (precio fijo, tiempo y materiales o por hitos), el personal o los roles asignados, y los supuestos y dependencias del cliente en los que se basa el precio.

El SOW también es el lugar adecuado para los términos propios del proyecto que realmente difieren de lo previsto por defecto en el MSA: un calendario de pagos distinto para un desarrollo a precio fijo, un nivel de servicio específico para un servicio gestionado, o una persona clave designada que no puede ser reemplazada sin consentimiento. Cuando un SOW necesita dejar sin efecto un término del MSA, debe decirlo de forma expresa e indicar la sección del MSA que modifica. Un SOW que repite en silencio términos legales crea los conflictos que se describen a continuación.

Qué documento prevalece cuando el MSA y el SOW se contradicen

Todo MSA debe contener una cláusula de orden de prelación (order of precedence). La regla habitual es que el MSA prevalece sobre cualquier SOW, salvo cuando un SOW indica expresamente que deja sin efecto una disposición concreta del MSA solo para ese proyecto. Esa regla impide que un SOW redactado a la ligera deshaga los términos legales negociados con cuidado.

Algunos clientes presionan para obtener la regla contraria, que el SOW prevalezca. Tenga cuidado con ella. Si el SOW prevalece de forma general, cualquier frase con apariencia legal que termine en un SOW, como “el proveedor será responsable de todos los daños derivados de un retraso”, deja sin efecto la limitación de responsabilidad del MSA para ese proyecto. Si tiene que aceptar que el SOW prevalezca, limítelo a los términos comerciales, como el alcance, el calendario y los honorarios, e indique que las disposiciones del MSA sobre responsabilidad, indemnización, propiedad intelectual y confidencialidad no pueden modificarse salvo mediante una enmienda firmada al MSA.

Cuando no existe una cláusula de prelación, los tribunales intentan interpretar los documentos en conjunto y, cuando eso falla, se fijan en cuál se firmó después y cuál es más específico. Ese análisis es impredecible, y así es como una disputa sobre el alcance se convierte en una demanda que maneja nuestro equipo de litigios comerciales y resolución de disputas en lugar de quedarse en una conversación.

Órdenes de cambio y ampliación del alcance (scope creep)

Los cambios de alcance son inevitables, y el SOW debe decir cómo se hacen. Un procedimiento de órdenes de cambio exige que cualquier cambio de alcance, calendario o precio se documente por escrito, lo firmen representantes autorizados de ambas partes y se adjunte al SOW. Sin él, el proveedor realiza trabajo adicional por pedidos verbales, el cliente se niega a pagar un trabajo que nunca encargó formalmente y ambas partes tienen parte de razón.

El procedimiento también debe decir quién puede firmar. Nombrar en el SOW a los firmantes autorizados, y exigir que los cambios por encima de un monto establecido los firme alguien de rango superior, mantiene el registro documental en línea con el dinero.

Errores comunes con el MSA y el SOW

Los errores que vemos con más frecuencia son estructurales. Se firma un SOW antes de que el MSA esté terminado, de modo que el proyecto avanza sin ningún término legal. Un SOW hace referencia a un MSA con un título o una fecha que no coinciden con la versión firmada, lo cual es un regalo para la parte que más tarde quiera desconocerlo. El trabajo empieza con un SOW sin firmar, y la disputa sobre honorarios que sigue no tiene un alcance firmado en el cual apoyarse. Se termina un MSA mientras todavía hay SOW en curso, y el MSA nunca dijo si los SOW pendientes subsisten o terminan con él.

Firme primero el MSA. Haga referencia a él con precisión. Exija un SOW firmado antes de empezar el trabajo, con una plantilla breve de SOW para proyectos pequeños, de modo que el requisito no frene a nadie. Indique en el MSA si su terminación pone fin o no a los SOW activos, y qué pasa en cada caso con el trabajo en curso. Al revisar el MSA de una contraparte antes de firmar, se aplican los pasos de cómo revisar un contrato antes de firmarlo, y el equipo de revisión de contratos y asesoría ejecutiva de CLP se encarga de esa revisión para clientes con un alto volumen de SOW.

Cuándo vale la pena la estructura de MSA y SOW

Use esta estructura cuando prevea más de un proyecto con la misma contraparte, cuando los proyectos varíen en alcance o en precio, o cuando quiera que sus equipos de ventas y de ejecución puedan poner en marcha un trabajo sin una revisión legal cada vez. Para un encargo único y aislado, es más sencillo un contrato de servicios independiente que combine ambos documentos. El enfoque de negociación es el mismo en ambos casos, y nuestro artículo sobre cómo negociar un contrato comercial explica las posiciones que vale la pena sostener en el propio MSA.

Si su empresa firma declaraciones de trabajo con regularidad y el acuerdo marco que las respalda está desactualizado, no existe o no dice nada sobre la prelación, Capitol Law Partners puede redactar un MSA y una plantilla de SOW que su equipo pueda usar sin fricciones. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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