Playbook de contratos: como acelerar negócios recorrentes

Um playbook de contratos é um conjunto escrito de posições para cada cláusula que a sua empresa negocia repetidamente: a redação preferida, as alternativas (fallbacks) que você aceita, o ponto em que você desiste e quem tem autoridade para aprovar cada etapa. Empresas que assinam o mesmo tipo de contrato toda semana sem um playbook renegociam do zero a cada vez, mandam cada redline para o mesmo advogado sobrecarregado e cedem termos diferentes a clientes diferentes sem outro motivo além de quem pediu. O playbook resolve os três problemas. Ele é uma das primeiras coisas que a nossa equipe de revisão de contratos e assessoria executiva monta para clientes com volume de negócios, e este artigo explica o que entra nele e como construí-lo.

O que um playbook de contratos contém

O playbook fica ao lado do seu modelo de contrato e cobre cada cláusula que o outro lado costuma marcar. Para cada uma, ele registra:

• A posição preferida, ou seja, a redação do seu modelo e o motivo comercial por trás dela
• Uma ou mais posições alternativas, com a redação a usar em cada uma, na ordem em que você as cederia
• O limite de desistência, o ponto além do qual o negócio não vale a pena
• Argumentos de negociação: a explicação que um vendedor ou gestor de contratos pode dar à contraparte sobre por que você mantém a posição
• Quem pode aprovar cada alternativa, e quem precisa ser consultado antes de ir além dela

Um bom playbook também inclui uma seção curta sobre o modelo da contraparte: quais cláusulas dela procurar quando você for obrigado a assinar o formulário deles em vez do seu, e as alterações mínimas a pedir. A estrutura acompanha as cláusulas mais negociadas, que o nosso artigo sobre as cláusulas essenciais que todo contrato empresarial precisa ter lista em ordem.

Para quem é o playbook

O playbook é escrito para quem negocia, não para advogados. Na maioria das empresas, isso significa vendas, gestão de contas, compras e operações. Se um vendedor consegue ler a entrada sobre limitação de responsabilidade e responder ao redline do cliente na mesma tarde com uma redação alternativa já aprovada, o negócio continua andando e o jurídico só entra quando o cliente quer mais do que a alternativa permite.

Essa escolha de desenho define a forma de escrever. As entradas devem ser curtas, em linguagem simples e específicas sobre o que dizer e o que enviar. Um playbook que parece um tratado será ignorado, e a equipe vai voltar a encaminhar cada redline ao advogado. A abordagem da negociação em si está em como negociar um contrato empresarial sem perder o negócio; o playbook é o que transforma essa abordagem em algo que uma equipe consegue executar.

Como montar um playbook a partir dos últimos vinte negócios

Comece pelos contratos assinados no último ano ou nos dois últimos anos. Compare cada um com o seu modelo e anote toda cláusula que mudou. As cláusulas que mudaram na maioria dos negócios formam o seu conjunto negociado, e normalmente são menos de quinze: teto de responsabilidade, alcance da indenização, condições de pagamento, rescisão sem motivo, renovação automática, titularidade de propriedade intelectual, duração da confidencialidade, seguro, lei aplicável e algumas específicas do seu setor.

Para cada uma, veja o que você acabou aceitando. Essas concessões são as alternativas empíricas. Algumas você vai concluir que não deveria ter dado, e o playbook é onde você traça o limite daqui para frente. Outras você deu em todos os negócios, o que significa que o seu modelo pede mais do que o mercado aceita e deve ser revisado para a posição que você realmente mantém. Depois, defina o limite de desistência de cada cláusula com a participação de quem carrega o risco: o financeiro para pagamento e teto, as operações para níveis de serviço, o CEO para exclusividade.

Empresas que usam um contrato-quadro com escopos de trabalho devem montar o playbook para os dois documentos, já que os termos do SOW, como critérios de aceite e ordens de mudança, são negociados com a mesma frequência que os termos jurídicos. A relação entre esses dois documentos está em como o MSA e o escopo de trabalho se encaixam.

Alçadas de aprovação e escalonamento

O playbook só acelera as coisas se disser com clareza quem pode concordar com o quê. Uma estrutura típica tem três níveis. A primeira alternativa de cada cláusula pode ser aceita pelo negociador sem aprovação. A segunda exige um gerente ou o responsável pela área. Qualquer coisa além da última alternativa exige o jurídico e, para certas cláusulas, o CEO ou o conselho. Acrescente uma alçada por valor do negócio, para que um contrato pequeno passe rapidamente pelos níveis e um grande receba mais revisão.

Registre todo desvio. Um registro curto de desvios, anotando qual cliente recebeu qual alternativa, por quê e quem aprovou, faz duas coisas. Mostra quando uma alternativa virou a posição real e o modelo deve mudar. E protege a empresa quando um cliente pede depois os mesmos termos que outro cliente recebeu, ou quando uma cláusula de cliente mais favorecido torna essa comparação juridicamente relevante. A equipe de gestão de riscos e conformidade legal da CLP usa esse registro para acompanhar como a exposição contratual agregada da empresa está mudando ao longo da sua base de clientes.

Como manter o playbook atualizado

Um playbook se deteriora. As renovações de seguro mudam o teto que você pode bancar. Uma nova linha de produtos traz questões de dados ou de propriedade intelectual que as entradas antigas não tratam. A lei estadual muda em temas como não concorrência, privacidade ou assinaturas eletrônicas. Revise o playbook em um calendário fixo, pelo menos uma vez por ano, e sempre que o modelo for revisado. Softwares de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) podem impor os níveis de aprovação e exibir o registro de desvios, mas as posições ali dentro continuam tendo de ser definidas por pessoas que entendem do negócio e do direito. Quando o playbook precisar de redação nova ou revisada para alguma cláusula, nossa equipe de redação, revisão e negociação de contratos redige as versões preferida e alternativas, para que cada entrada esteja pronta para envio.

Onde os playbooks dão errado

As falhas comuns são previsíveis. O playbook é longo demais e ninguém o lê. O negociador abre com a alternativa em vez da posição preferida, a alternativa vira o ponto de partida e a próxima concessão fica abaixo dela. O playbook é aplicado ao modelo da contraparte como se fosse o seu, e deixa passar cláusulas que o seu formulário não contém. Os desvios são aprovados verbalmente e nunca registrados, e ninguém sabe o que foi concedido a quem. Cada um desses é um problema de processo, e não jurídico, e cada um é evitado mantendo o documento curto, treinando a equipe para usá-lo e revisando o registro a cada trimestre.

Se a sua empresa assina os mesmos contratos repetidamente e cada negociação ainda começa do zero, a Capitol Law Partners pode montar um playbook e um conjunto de modelos que permitam à sua equipe fechar negócios sem esperar o jurídico a cada redline. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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