Registres sociaux : ce qu'une petite société doit conserver

Les registres sociaux (corporate records) qu’une petite société doit tenir tiennent dans un seul classeur ou un dossier bien organisé, et leur liste n’a guère changé depuis des décennies : les documents de constitution, les documents de gouvernance, l’état de la détention du capital, la trace des décisions des administrateurs et des propriétaires, et les déclarations périodiques qui maintiennent la société en règle (good standing). Les sociétés qui les tiennent à jour concluent leurs financements et leurs cessions sans drame. Les autres passent la première semaine de toute opération à reconstituer leur histoire. L’équipe de Capitol Law Partners en gouvernance d’entreprise et politiques internes voit les deux cas, et la différence tient rarement à la taille ; elle tient à l’habitude.

Constitution et déclarations auprès de l’État

Conservez l’acte constitutif déposé (articles of incorporation ou certificate of incorporation, ou articles of organization pour une LLC) portant le cachet ou l’accusé de réception de l’État, chaque modification, et le reçu ou la confirmation correspondant à chacun. Conservez la lettre de l’IRS attribuant le numéro d’identification d’employeur (EIN) et toute option fiscale déposée auprès de l’IRS, comme le formulaire 2553 pour le statut de S corporation ou le formulaire 8832 pour le choix de classification de l’entité.

Ajoutez le certificat d’enregistrement en tant que société étrangère (foreign qualification) pour chaque autre État où la société est enregistrée pour exercer son activité, ainsi que le rapport périodique ou la confirmation de paiement des droits exigés par chaque État. Les corporations de Virginie déposent un rapport annuel auprès de la State Corporation Commission et les LLC de Virginie acquittent des droits d’enregistrement annuels ; les sociétés de DC déposent un rapport biennal ; les corporations et LLC de New York déposent une déclaration biennale (biennial statement). Omettre ces formalités entraîne la perte du good standing, et une réintégration est une étape que remarquera un acheteur ou un prêteur. Les obligations fédérales de déclaration des bénéficiaires effectifs (beneficial ownership reporting) ont changé à plusieurs reprises ; vérifiez la règle en vigueur pour votre type d’entité à la date à laquelle vous lisez ces lignes.

Documents de gouvernance

Conservez les statuts (bylaws) ou l’accord d’exploitation (operating agreement), chaque modification, ainsi que tout pacte d’actionnaires, accord de rachat (buy-sell agreement), convention de vote ou accord sur les droits des investisseurs. Ces documents définissent qui décide de quoi. Lorsqu’ils contredisent la manière dont la société fonctionne réellement, il s’agit d’un problème de gouvernance à corriger plutôt que d’un problème de classement, et notre article sur le moment de mettre à jour vos statuts ou votre accord d’exploitation en présente les déclencheurs.

Si la société a adopté des politiques écrites, comme une politique en matière de conflits d’intérêts, un tableau de délégation d’autorité ou un manuel des employés, conservez la version adoptée avec la résolution qui l’a adoptée et un historique des révisions.

Registres de détention du capital

Pour une corporation, le registre des actions (stock ledger) répertorie chaque émission, cession et annulation d’actions : le porteur, le nombre et la catégorie d’actions, la date et la contrepartie versée. Conservez des copies des certificats d’actions ou, pour les actions sans certificat, les avis adressés aux porteurs. Conservez chaque bulletin de souscription, attribution d’options, bon de souscription (warrant), obligation convertible et SAFE, car chacun constitue un droit sur le capital qu’un acheteur comptabilisera.

Pour une LLC, l’équivalent est un tableau des parts sociales, généralement annexé à l’accord d’exploitation, qui indique le pourcentage ou les unités de chaque associé ainsi que ses apports en capital. Beaucoup de petites LLC ne mettent jamais ce tableau à jour après la constitution, ce qui rend difficile la documentation d’une cession ultérieure ou de l’admission d’un nouvel associé.

Veillez à ce que la table de capitalisation (cap table) concorde avec ces registres. Lorsque la table tenue dans un tableur dit une chose et que le registre et les documents d’attribution en disent une autre, ce sont le registre et les documents qui prévalent, et résoudre l’écart pendant la diligence est pénible.

Procès-verbaux, décisions écrites et résolutions

Consignez chaque décision du conseil et des propriétaires dans un procès-verbal (pour les réunions) ou dans une décision écrite (pour les décisions prises sans réunion). Au minimum, une petite corporation devrait disposer d’une décision écrite annuelle des actionnaires élisant les administrateurs et d’une décision écrite annuelle du conseil désignant les dirigeants, ainsi que de résolutions pour les décisions énumérées dans notre article sur les cas où une société a besoin d’une résolution du conseil : émissions de titres, emprunts, contrats importants, transactions avec des parties liées et tout ce qu’une banque demande.

Classez les résolutions par ordre chronologique avec les documents qu’elles ont approuvés. Une résolution approuvant un prêt doit se trouver à côté du contrat de prêt, ou au moins y renvoyer par sa date et son montant, afin qu’un lecteur puisse, des années plus tard, rattacher l’approbation à l’acte.

Contrats, licences et documents de conformité

Au sens strict, les registres sociaux s’arrêtent au registre des délibérations (minute book), mais une société organisée en vue de futures opérations conserve le niveau suivant dans le même système : exemplaires signés des contrats importants, baux, documents de prêt et polices d’assurance ; licences et permis d’exploitation avec leurs dates de renouvellement ; enregistrements de PI et accords de cession ; et documents liés à l’emploi, notamment les lettres d’embauche, les cessions d’inventions et le manuel des employés. C’est l’ensemble qu’un acheteur demande dès le premier jour de la diligence, comme l’explique notre article sur ce que couvre la due diligence à l’achat d’une entreprise, et l’avoir prêt raccourcit le processus.

Pourquoi ces registres sociaux protègent les propriétaires

La responsabilité limitée suppose que la société soit traitée comme distincte de ses propriétaires. Lorsqu’un créancier demande à un tribunal de faire abstraction de l’entité pour atteindre personnellement les propriétaires (levée du voile social, ou piercing the corporate veil), le tribunal examine des facteurs qui incluent le respect par la société de ses propres formalités, la tenue de registres, la tenue des réunions obligatoires, la séparation de ses finances de celles des propriétaires et une capitalisation suffisante. Les critères varient selon les États et aucun document manquant ne tranche à lui seul la question, mais une société sans procès-verbaux, sans registre et aux comptes confondus avec ceux de ses propriétaires a fourni au créancier son meilleur argument.

De bons registres comptent aussi dans les litiges entre propriétaires. Lorsqu’un associé minoritaire soutient que la majorité a agi sans pouvoir, les décisions écrites répondent à la question. Lorsqu’une succession soutient qu’un défunt détenait davantage que ce qu’indique le registre, les bulletins de souscription y répondent. C’est dans ces registres que les règles du droit des sociétés deviennent des preuves.

La mise en place de ce système est une tâche de la phase de constitution que l’équipe de CLP chargée de la création et de la structuration d’entreprise intègre à chaque nouvelle entité. Un rattrapage ultérieur reste possible, généralement au moyen d’une série de résolutions de ratification et d’un registre reconstitué, et il vaut la peine de le faire avant le prochain financement ou la prochaine cession plutôt que pendant.

Si les registres de votre société sont incomplets ou si vous ne savez pas exactement ce que vous devez conserver, une consultation avec Capitol Law Partners permet de constituer ou de mettre à jour votre registre des délibérations. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Cagatay Ersoy. Une stratégie concrète pour les fondateurs, les investisseurs et les entreprises en croissance.

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