Exécuteur testamentaire : quelles obligations après un décès ?

Être désigné exécuteur testamentaire est une charge, pas un honneur. Ce rôle comporte des obligations fiduciaires (fiduciary duties) dont le tribunal et chaque bénéficiaire peuvent exiger le respect, et l’exécuteur qui distribue trop tôt, paie le mauvais créancier ou oublie une déclaration fiscale peut être personnellement responsable du manque. La plupart des personnes nommées ne l’ont jamais fait auparavant et découvrent les obligations de l’exécuteur testamentaire (executor duties) une surprise après l’autre. Cet article les présente dans l’ordre où elles surviennent habituellement, en signalant les points sur lesquels un exécuteur en Virginie, à DC ou à New York a le plus souvent besoin d’aide.

Les obligations de l’exécuteur testamentaire avant sa nomination

L’exécuteur désigné dans un testament n’a aucun pouvoir tant que le tribunal (ou, en Virginie, le greffier) ne l’a pas formellement nommé. Dans les jours qui suivent un décès, la personne désignée peut néanmoins accomplir des actes pratiques : sécuriser le logement et les véhicules, retrouver l’original du testament, commander plusieurs copies certifiées de l’acte de décès, prévenir l’employeur et les assureurs, et organiser les obsèques conformément aux volontés écrites du défunt. Ne commencez pas à payer des factures à partir des comptes du défunt ni à distribuer ses biens personnels. La personne désignée peut aussi refuser la mission. Celle-ci est facultative, et quelqu’un qui vit à l’étranger, dont la santé est fragile ou qui ne veut tout simplement pas de cette responsabilité peut y renoncer au profit du suppléant.

L’ouverture de la succession

La première étape juridique consiste à déposer le testament et à demander sa nomination dans le comté de résidence du défunt. Les modalités sont décrites dans notre article sur la procédure de probate étape par étape. Une fois les lettres délivrées, obtenez auprès de l’IRS un numéro d’identification fiscale pour la succession et ouvrez un compte bancaire à son nom. Chaque dollar qui entre ou qui sort doit passer par ce compte, car la reddition de comptes que vous déposerez plus tard doit en retracer la totalité. Mélanger les fonds de la succession et vos fonds personnels est le moyen le plus rapide de perdre la confiance du tribunal et la bienveillance des bénéficiaires. Notre équipe chargée de l’administration successorale et du probate s’occupe des demandes de nomination et met en place dès le départ la structure comptable, pour que le dossier soit irréprochable dès le premier jour.

Rassembler et protéger les biens

L’exécuteur doit identifier tout ce que possédait le défunt, déterminer ce qui passe par la succession et ce qui est transmis par désignation de bénéficiaire ou par droit de survie, et prendre le contrôle des biens soumis au probate. Cela suppose de transférer les comptes au nom de la succession, de changer les serrures si nécessaire, de maintenir l’assurance de la maison et des voitures, de recouvrer les sommes dues au défunt et d’obtenir les valeurs à la date du décès. Les biens immobiliers, les entreprises à capital fermé (closely held businesses) et les biens personnels de valeur doivent être expertisés. Les biens transmis hors probate demandent tout de même de l’attention, parce que l’exécuteur doit souvent se coordonner avec les bénéficiaires et les établissements, et parce qu’ils entrent dans le calcul de l’impôt sur les successions même s’ils échappent au testament. Notre article sur les désignations de bénéficiaires et le testament explique ce partage. L’exécuteur doit aussi déposer un inventaire ; la Virginie exige qu’il soit remis au commissioner of accounts dans les quatre mois suivant l’habilitation.

Les relations avec les créanciers

L’exécuteur adresse aux créanciers l’avis exigé par la juridiction (publication dans un journal, avis direct aux créanciers connus, ou les deux), puis attend l’expiration du délai légal avant de distribuer. À DC, les créances sont en général irrecevables six mois après la première publication ; à New York, l’exécuteur qui attend plus de sept mois après la délivrance des lettres avant de distribuer est protégé contre les créances tardives. Les créances présentées doivent être examinées, et l’exécuteur peut rejeter celles qui sont infondées ou prescrites. Si la succession ne peut pas tout payer, le droit de l’État fixe l’ordre de priorité, les frais d’administration, les frais funéraires et certains impôts passant avant les dettes chirographaires. Payer d’abord un créancier de rang inférieur, puis manquer de fonds pour un créancier de rang supérieur, engage la responsabilité personnelle de l’exécuteur. L’exécuteur n’est pas personnellement tenu des dettes du défunt ; sa responsabilité ne naît que d’une mauvaise gestion des biens de la succession.

Les déclarations fiscales que l’exécuteur doit déposer

• Les dernières déclarations de revenus fédérale et d’État du défunt pour l’année du décès.
• Une déclaration de revenus fiduciaire pour la succession (formulaire fédéral 1041 et son équivalent dans l’État) pour chaque année où la succession perçoit des revenus supérieurs au seuil de déclaration.
• Une déclaration fédérale d’impôt sur les successions (formulaire 706) si la succession brute dépasse l’exonération fédérale, ou si le conjoint survivant souhaite opter pour la portabilité de l’exonération non utilisée, ce qui vaut souvent la peine même en l’absence d’impôt dû.
• Une déclaration d’impôt sur les successions de l’État à New York ou dans le District de Columbia si la succession dépasse le seuil plus bas de cette juridiction. La Virginie n’a pas d’impôt sur les successions.
• Toute déclaration d’impôt sur les donations que le défunt aurait dû déposer et qui reste en suspens.

L’exécuteur ne doit pas distribuer tant que les dettes fiscales ne sont pas connues et, pour les successions plus importantes, il doit envisager d’attendre que l’IRS clôture l’examen de la déclaration d’impôt sur les successions.

Reddition de comptes et distribution

L’exécuteur prépare une reddition de comptes recensant l’ensemble des recettes, dépenses, plus-values et moins-values depuis la date du décès. En Virginie, l’exécuteur la soumet au commissioner of accounts ; à DC, l’exécuteur d’une administration supervisée la dépose au tribunal ; à New York, l’exécuteur peut régler les comptes de manière informelle avec des décharges signées par chaque bénéficiaire, ou formellement par une reddition de comptes judiciaire. Une fois les comptes approuvés, l’exécuteur distribue conformément au testament, obtient un reçu signé de chaque bénéficiaire, règle les frais restants et dépose les documents de clôture. Des distributions partielles plus tôt dans la procédure sont possibles, mais doivent être effectuées avec prudence, en conservant une réserve pour les impôts et les créances inconnues.

Rémunération, assistance et norme de conduite applicable

L’exécuteur a droit à une rémunération raisonnable, fixée par la loi ou par la pratique des tribunaux dans chaque juridiction, et peut y renoncer. Il peut engager un avocat, un expert-comptable et un expert en évaluation aux frais de la succession ; s’appuyer sur des conseils professionnels fait d’ailleurs partie d’une gestion prudente, et le pôle trusts et successions du cabinet conseille régulièrement des exécuteurs qui n’ont jamais administré de succession. La norme applicable est celle d’une personne prudente qui gère l’argent d’autrui : aucune opération pour son propre compte, aucun favoritisme entre bénéficiaires, aucun retard injustifié et une transparence totale. Les bénéficiaires qui estiment qu’un exécuteur a manqué à ses obligations peuvent demander au tribunal de l’obliger à rendre des comptes ou de le révoquer. L’exécuteur qui tient des registres, communique régulièrement et demande de l’aide avant d’agir sur un point incertain s’expose rarement à l’un ou l’autre.

Si vous avez été désigné exécuteur testamentaire et ne savez pas par où commencer, une consultation avec Capitol Law Partners permet de recenser les dépôts et les délais propres à la succession que vous administrez. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Sena Sahin. Des conseils clairs pour les particuliers, les familles et les chefs d’entreprise.

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