Comment fonctionne la procédure de probate, étape par étape ?

Le probate, ou procédure successorale judiciaire, est le processus placé sous le contrôle du tribunal qui permet de faire reconnaître la validité d’un testament, de nommer une personne chargée d’administrer la succession, de payer ce que devait le défunt et de répartir ce qui reste. La séquence est la même à Washington, DC, en Virginie et à New York, même si les tribunaux, les formulaires et les délais diffèrent. Comprendre la procédure de probate étape par étape aide une famille à savoir à quoi s’attendre, ce que l’exécuteur testamentaire doit faire et pourquoi une succession se clôt en quelques mois alors qu’une autre traîne pendant des années.

Étape 1 : retrouver le testament et vérifier ce qui passe par le probate

L’original du testament compte ; une copie ne peut être admise qu’avec des preuves supplémentaires. Avant tout dépôt, dressez la liste des biens. Seuls les biens détenus au seul nom du défunt et sans désignation de bénéficiaire passent par le probate. Les biens détenus conjointement avec droit de survie, les comptes de retraite, l’assurance-vie, les comptes payables au décès et les biens placés dans une fiducie du vivant (living trust) y échappent. Beaucoup de successions se révèlent composées surtout de biens hors probate, ce qui raccourcit considérablement la procédure. En l’absence de testament, la succession passe tout de même par le probate en application de la loi sur la succession ab intestat (intestacy), comme l’explique notre article ce qui se passe lorsqu’une personne décède sans testament.

Étape 2 : ouvrir la succession et nommer le représentant personnel

L’exécuteur désigné dépose une demande d’ouverture de la succession dans le comté où vivait le défunt. Les modalités diffèrent. En Virginie, l’exécuteur se fait habiliter (qualifies) devant le greffier de la circuit court, souvent sans audience, prête serment et reçoit un certificat d’habilitation (certificate of qualification) ; une taxe de probate est calculée sur la valeur de la succession. Dans le District de Columbia, une requête en probate est déposée auprès de la division des successions (Probate Division) de la Superior Court, qui délivre des lettres d’administration (letters of administration). À New York, la requête est déposée devant la Surrogate’s Court, qui adresse des citations aux distributees (les personnes qui hériteraient en l’absence de testament) afin qu’ils puissent s’y opposer avant la délivrance des lettres testamentaires (letters testamentary). Une caution (bond) peut être exigée, sauf si le testament en dispense, et les fiduciaires non résidents sont soumis à des conditions supplémentaires. Notre pratique testaments, fiducies et administration successorale se charge du dépôt et de l’habilitation pour que la famille n’ait pas à apprendre les procédures du greffe dans un moment de stress.

Étape 3 : aviser les héritiers, les bénéficiaires et les créanciers

Une fois nommé, le représentant personnel doit informer les personnes qui ont un intérêt dans la succession. La Virginie exige l’envoi d’un avis écrit d’ouverture du probate aux héritiers et aux bénéficiaires peu après l’habilitation, ainsi que le dépôt d’une déclaration sous serment attestant de cet envoi. DC et New York ont leurs propres règles de notification. Les créanciers sont avisés dans la forme exigée par la juridiction, ce qui peut signifier une publication dans un journal, un avis direct aux créanciers connus, ou les deux. Le délai de production des créances qui suit fixe une durée minimale d’ouverture de la succession : à DC, les créances sont en général irrecevables six mois après la première publication ; à New York, l’exécuteur qui distribue de bonne foi plus de sept mois après la délivrance des lettres est protégé contre les créances non encore présentées. Ces délais existent pour protéger l’exécuteur, qui peut être personnellement responsable s’il paie les héritiers avant des dettes valables.

Étape 4 : inventorier, évaluer et protéger les biens

Le représentant personnel rassemble les biens, obtient leur valeur à la date du décès, ouvre un compte bancaire au nom de la succession sous un nouveau numéro d’identification fiscale et dépose un inventaire. La Virginie exige que l’inventaire soit déposé auprès du commissioner of accounts dans les quatre mois suivant l’habilitation. Les biens immobiliers, les participations dans des entreprises et les objets de collection nécessitent généralement une expertise. Pendant cette période, le représentant doit maintenir les biens assurés, payer l’emprunt immobilier et éviter de mélanger les fonds de la succession avec ses fonds personnels. Les obligations de cette phase sont décrites dans notre article sur les obligations de l’exécuteur testamentaire après un décès.

Étape 5 : payer les dettes, les frais et les impôts

Les créances valables sont payées dans l’ordre fixé par le droit de l’État, les frais d’administration et les frais funéraires venant généralement en premier. Le représentant dépose la dernière déclaration de revenus du défunt, une déclaration de revenus fiduciaire pour la succession si celle-ci perçoit suffisamment de revenus, et une déclaration fédérale d’impôt sur les successions (estate tax) uniquement si la succession brute dépasse l’exonération fédérale ou si le conjoint survivant souhaite conserver l’exonération non utilisée grâce à une option de portabilité (portability election). New York et DC prélèvent leurs propres impôts sur les successions avec des seuils d’exonération plus bas, si bien qu’une déclaration peut être due au niveau de l’État même lorsque rien n’est dû au niveau fédéral. La Virginie n’a pas d’impôt sur les successions. Distribuer avant le règlement des impôts est l’erreur qui engage le plus souvent la responsabilité personnelle des exécuteurs.

Étape 6 : rendre compte et distribuer

Avant la distribution, le représentant prépare une reddition de comptes qui fait apparaître chaque recette et chaque dépense. En Virginie, les comptes sont soumis à l’approbation du commissioner of accounts ; dans les successions supervisées de DC, ils sont déposés au tribunal ; à New York, ils peuvent être réglés de manière informelle au moyen de reçus et de décharges signés par les bénéficiaires, ou formellement par une reddition de comptes judiciaire (judicial accounting). Une fois les comptes approuvés ou les décharges signées, le représentant distribue les biens restants conformément au testament, obtient des reçus et dépose les documents de clôture exigés par la juridiction. La succession est alors clôturée et le représentant déchargé de sa mission.

Ce qui détermine la durée de la procédure de probate

Aucune succession n’est terminée avant l’expiration du délai de production des créances, et la plupart prennent plus de temps. Les facteurs qui allongent le calendrier sont une contestation du testament ou un litige entre bénéficiaires, un bien immobilier à vendre, une entreprise à évaluer ou à liquider, des biens situés dans plusieurs États (chacun exigeant sa propre procédure secondaire, dite ancillary), une déclaration fédérale ou d’État d’impôt sur les successions en attente d’examen, et des bénéficiaires introuvables ou qui refusent de signer les décharges. Une succession composée d’une maison, de quelques comptes et d’héritiers coopératifs peut être clôturée peu après le délai de production des créances. Une succession qui présente l’une des complications ci-dessus doit s’attendre à une procédure nettement plus longue, le calendrier du tribunal lui-même ajoutant du temps dans les juridictions surchargées. Les familles qui veulent épargner cette procédure à leurs héritiers recourent souvent à une fiducie révocable, que décrit notre article fiducie du vivant ou testament. Notre pratique plus large en trusts et successions peut vous dire si cette solution convient à votre situation.

Si vous avez été désigné exécuteur testamentaire ou si vous attendez le règlement d’une succession qui semble bloquée, une consultation avec Capitol Law Partners permet de faire le point sur l’état de la procédure et sur le prochain dépôt à effectuer. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

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