Embaucher son premier salarié aux États-Unis : quelles démarches ?

Embaucher votre premier salarié fait de votre entreprise un employeur au regard du droit fédéral et du droit de l’État, et les formalités commencent avant le premier jour de travail. Au minimum, il vous faut un numéro d’identification d’employeur (Employer Identification Number, EIN), des comptes auprès de l’État pour les taxes sur les salaires et l’assurance chômage, un formulaire I-9 et un formulaire W-4 remplis, une déclaration auprès du registre des nouvelles embauches de votre État et, lorsqu’elle est obligatoire, une assurance accidents du travail (workers’ compensation). Deux décisions comptent tout autant, car elles sont plus difficiles à corriger par la suite : savoir si la personne est réellement un salarié et non un prestataire indépendant, et si le poste est exempté du paiement des heures supplémentaires.

Poser ces bases correctement fait partie de la planification de la croissance dans notre service de conseil juridique stratégique pour les entreprises. Voici l’ordre que nous recommandons.

Avant l’offre : qualification du travailleur et heures supplémentaires

Commencez par confirmer que le travailleur est un salarié. L’IRS examine le contrôle du comportement, le contrôle financier et la relation entre les parties ; le ministère du Travail (Department of Labor) applique un critère de réalité économique (economic reality test) en matière de salaires et de durée du travail ; et certains États utilisent des critères plus stricts qui présument le statut de salarié. Si vous fixez les horaires, fournissez les outils et dirigez la façon dont le travail est effectué, vous avez probablement affaire à un salarié. Qualifier à tort un salarié de prestataire peut entraîner des rappels d’impôts, des heures supplémentaires impayées, des pénalités et des réclamations au titre des avantages sociaux.

Déterminez ensuite si le poste est exempté (exempt) ou non exempté (non-exempt) au sens du Fair Labor Standards Act. Le statut exempté exige généralement à la fois un salaire égal ou supérieur au seuil applicable et des fonctions relevant d’une exemption, comme un travail de direction, administratif ou professionnel. L’intitulé du poste ne suffit pas à trancher. Les salariés non exemptés doivent être payés en heures supplémentaires au-delà de 40 heures par semaine de travail, et le droit de l’État peut ajouter un salaire minimum plus élevé ou d’autres exigences.

Immatriculations fiscales et assurances

Obtenez un EIN auprès de l’IRS si vous n’en avez pas déjà un, puis inscrivez-vous auprès de votre État pour la retenue à la source de l’impôt sur le revenu et l’assurance chômage. Mettez en place la paie, en interne ou par l’intermédiaire d’un prestataire, afin que les retenues fédérales et étatiques, les cotisations de sécurité sociale et Medicare, et les taxes d’assurance chômage soient versées à temps. Les versements tardifs des taxes sur les salaires sont l’un des moyens les plus rapides pour une petite entreprise d’accumuler des pénalités.

L’assurance accidents du travail est obligatoire dans la plupart des États dès que vous avez des salariés. New York et Washington, DC l’exigent de presque tous les employeurs, tandis qu’en Virginie l’obligation dépend du nombre de salariés que vous employez habituellement. Vérifiez la règle dans chaque État où travaillent vos salariés.

Les formalités du premier jour pour votre premier salarié

Formulaire I-9

Chaque employeur doit vérifier l’identité et l’autorisation de travail de chaque nouvelle recrue au moyen du formulaire I-9. Le salarié remplit la section 1 au plus tard le premier jour de travail, et l’employeur doit examiner les documents et remplir la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant l’entrée en fonction du salarié. Conservez les formulaires I-9 séparément des dossiers du personnel, pendant la durée requise après la fin de l’emploi. E-Verify est facultatif pour la plupart des employeurs privés, mais obligatoire pour certains prestataires fédéraux et dans certains États. Si vous prévoyez de parrainer un travailleur étranger, commencez bien avant la date d’entrée en fonction souhaitée ; notre article sur le calendrier et les étapes du visa H-1B explique pourquoi le calendrier compte.

Formulaire W-4 et formulaires de retenue de l’État

Le salarié remplit le formulaire W-4 pour que vous puissiez retenir correctement l’impôt fédéral sur le revenu, ainsi que tout formulaire équivalent de l’État.

Déclaration des nouvelles embauches

La loi fédérale impose aux employeurs de déclarer les nouvelles embauches au registre des nouvelles embauches de l’État dans les 20 jours suivant l’embauche, et certains États fixent des délais plus courts.

Notifications obligatoires

Affichez les affiches fédérales et étatiques sur le droit du travail, et remettez toute notification écrite exigée par votre État lors de l’embauche. New York, par exemple, impose de remettre à l’embauche une notification écrite sur le salaire indiquant le taux de rémunération et le jour de paie habituel.

La lettre d’offre et les politiques de base

Formulez l’offre par écrit : intitulé du poste, rémunération et fréquence de paie, statut exempté ou non exempté, date d’entrée en fonction, statut at-will (emploi résiliable à tout moment) et toute condition comme une vérification des antécédents. Gardez une formulation cohérente avec l’emploi at-will, car des promesses de sécurité de l’emploi dans une lettre d’offre peuvent être interprétées comme un contrat.

Faites signer au salarié, lors de l’embauche, un accord de confidentialité et de cession des inventions. Il garantit que la société détient ce que le salarié crée, ce qui compte lorsque vous levez des fonds ou vendez l’entreprise ; consultez notre article sur la préparation juridique avant une levée de fonds. Soyez prudent avec les clauses de non-concurrence : la Virginie et Washington, DC les limitent pour les salariés les moins bien rémunérés, et les règles ne cessent d’évoluer.

Même une petite équipe gagne à disposer d’un court manuel des employés couvrant les politiques contre le harcèlement et les discriminations, une procédure de plainte, le suivi du temps de travail et les congés. New York et Washington, DC imposent tous deux des congés maladie payés.

Préparer les embauches suivantes

De nombreuses lois sur l’emploi ne s’appliquent qu’à partir de certains effectifs, comme la loi fédérale contre les discriminations à partir de 15 salariés et le congé familial et médical fédéral à partir de 50. Suivez vos effectifs et revoyez vos politiques à mesure que vous grandissez. Si vous prévoyez d’embaucher dans plusieurs États, notre guide sur l’extension de votre entreprise à un autre État présente les enregistrements supplémentaires. Pour les questions d’emploi au quotidien, nos services de conseil juridique externe vous donnent un avocat à appeler avant chaque décision d’embauche.

Si vous êtes sur le point d’embaucher votre premier salarié et souhaitez que la qualification, les formalités et la lettre d’offre soient correctes dès le premier jour, Capitol Law Partners peut les mettre en place avec vous. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Cagatay Ersoy. Une stratégie concrète pour les fondateurs, les investisseurs et les entreprises en croissance.

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