Étendre son entreprise à un autre État : quelles démarches juridiques ?

Étendre son entreprise à un autre État implique généralement quatre démarches juridiques : enregistrer votre société comme entité étrangère dans le nouvel État, y ouvrir des comptes fiscaux et de paie, adapter vos pratiques d’emploi au droit de cet État, et obtenir les licences étatiques ou locales exigées dans votre secteur. L’élément déclencheur est habituellement le fait d’exercer une activité dans l’État (doing business), c’est-à-dire le plus souvent y avoir un bureau, des salariés ou des opérations régulières sur place. Vendre à distance dans un État n’impose pas forcément un enregistrement, mais peut tout de même créer des obligations fiscales. Respecter le bon ordre permet d’économiser de l’argent et d’éviter des pénalités faciles à encourir et fastidieuses à régulariser.

L’expansion dans plusieurs États est un projet récurrent de notre pratique de conseil juridique stratégique pour les entreprises, car elle touche à la fois au droit des sociétés, à la fiscalité, au droit du travail et au droit des contrats.

Étape 1 : déterminer si vous devez vous enregistrer, et comment

Chaque État exige que les sociétés d’autres États qui y exercent une activité (transacting business) s’y enregistrent, une procédure souvent appelée foreign qualification. Les États définissent cette notion différemment, et la plupart énumèrent des activités qui ne suffisent pas à elles seules, comme détenir un compte bancaire, se défendre dans un procès ou réaliser une opération isolée. Ouvrir un bureau, embaucher des salariés qui y travaillent ou y stocker des marchandises franchit généralement le seuil.

L’enregistrement suppose un dépôt auprès de l’organisme chargé des formalités des entreprises de l’État (en Virginie, la State Corporation Commission ; à New York, le Department of State), la désignation d’un agent enregistré (registered agent) disposant d’une adresse dans l’État, et la production d’une attestation de bonne situation (good standing) délivrée par votre État d’origine. Certains États ajoutent leurs propres exigences. New York, par exemple, impose aux LLC nouvellement constituées ou nouvellement enregistrées de publier un avis dans la presse dans un délai de 120 jours, et le défaut de publication peut suspendre le droit de la LLC d’y exercer son activité.

Omettre l’enregistrement a des conséquences. Dans la plupart des États, une société non enregistrée ne peut agir devant les tribunaux de cet État qu’après s’être enregistrée, et elle peut devoir des frais arriérés et des pénalités. Ses contrats restent généralement valables, mais il devient plus difficile de les faire exécuter.

L’autre option consiste à créer une filiale distincte dans le nouvel État. Cela peut isoler la responsabilité d’une activité plus risquée, mais ajoute une seconde entité à gérer ; la plupart des entreprises enregistrent donc simplement la société existante.

Étape 2 : ouvrir les comptes fiscaux, de paie et d’assurance

Avoir des salariés ou des biens dans un État y crée généralement un lien de rattachement (nexus) pour l’impôt sur le revenu. Depuis l’arrêt South Dakota v. Wayfair de la Cour suprême, les États peuvent aussi exiger des vendeurs à distance qu’ils collectent la taxe sur les ventes en fonction de leur activité économique, comme le volume des ventes, sans aucune présence physique. Recensez avec votre expert-comptable les nouvelles obligations, qui peuvent comprendre :

• L’immatriculation à l’impôt sur le revenu ou à la franchise tax de l’État.
• L’immatriculation à la taxe sur les ventes et à la taxe d’utilisation (sales and use tax), si vous vendez des biens ou services taxables.
• Les comptes de retenue à la source sur les salaires et d’assurance chômage de l’État.
• Une couverture accidents du travail (workers’ compensation) conforme aux règles du nouvel État.
• Les taxes professionnelles locales, que certaines villes et certains comtés prélèvent séparément.

Étape 3 : adapter vos pratiques d’emploi au nouvel État

C’est en droit du travail que l’expansion tourne le plus souvent mal, car les règles suivent le lieu de travail du salarié. Un salarié en télétravail qui vit dans un autre État relève généralement des règles de cet État en matière de salaires, de congés et de notifications, même si votre siège se trouve ailleurs.

Examinez les règles sur le salaire minimum et les heures supplémentaires, les congés maladie payés, la fréquence de versement des salaires, les délais de paiement du solde de tout compte, les affiches et notifications obligatoires, et les lois sur la transparence salariale. New York, par exemple, impose d’indiquer des fourchettes de salaire dans les offres d’emploi. Les clauses restrictives varient aussi : la Virginie et Washington, DC limitent toutes deux les clauses de non-concurrence pour les salariés les moins bien rémunérés, et d’autres États vont plus loin. Notre article sur les démarches juridiques avant d’embaucher votre premier salarié présente les bases de l’intégration qui s’appliquent dans tout nouvel État ; vérifiez aussi le volet fédéral de la question des clauses de non-concurrence. Complétez votre manuel des employés par des annexes propres à chaque État plutôt que de vous fier à une politique unique qui ne convient nulle part.

Étape 4 : licences, permis et contrats locaux

Les licences professionnelles et sectorielles sont généralement propres à chaque État. Les entrepreneurs du bâtiment, les prestataires de santé, les sociétés de services financiers et de nombreuses autres entreprises ont besoin d’une licence dans chaque État où ils exercent. Les villes et les comtés peuvent aussi exiger une licence commerciale générale, une autorisation d’urbanisme ou un permis d’occupation pour un nouvel établissement.

Examinez les contrats qui accompagnent l’expansion : un bail de bureaux (attention aux garanties personnelles et aux limites de cession), les contrats avec des fournisseurs locaux et les contrats clients qui fixent le droit applicable. Nos avocats en révision de contrats et conseil aux dirigeants peuvent examiner le bail d’un nouvel établissement avant que vous ne vous engagiez.

Planifier l’ordre de l’expansion dans un autre État

Un ordre pratique : choisir la structure, s’enregistrer, ouvrir les comptes fiscaux et de paie, souscrire les assurances, signer le bail, puis embaucher. Embaucher avant l’enregistrement et la mise en place de la paie est l’erreur la plus fréquente, car cela crée des obligations dans un État où vous n’êtes pas encore organisé pour les respecter. Si vous arrivez aux États-Unis depuis l’étranger plutôt que de passer d’un État à l’autre, consultez notre guide sur la structuration de l’implantation d’une société étrangère sur le marché américain.

Si votre entreprise ouvre un bureau, embauche des salariés à distance ou commence à vendre dans un nouvel État, Capitol Law Partners peut planifier les enregistrements et les démarches de conformité dans le bon ordre. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Cagatay Ersoy. Une stratégie concrète pour les fondateurs, les investisseurs et les entreprises en croissance.

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