¿Qué registros corporativos debe llevar una pequeña empresa?

Los registros corporativos que debe llevar una pequeña empresa caben en una carpeta o en un directorio bien organizado, y la lista no ha cambiado mucho en décadas: los documentos de constitución, los documentos de gobierno, el registro de quién es dueño de la empresa, el registro de lo que decidieron sus directores y dueños, y las presentaciones periódicas que la mantienen en regla. Las empresas que mantienen todo esto al día cierran financiamientos y ventas sin sobresaltos. Las que no lo hacen pasan la primera semana de cualquier transacción reconstruyendo su historia. El equipo de gobierno corporativo y políticas internas de Capitol Law Partners ve ambos casos, y la diferencia rara vez tiene que ver con el tamaño; tiene que ver con el hábito.

Constitución y presentaciones estatales

Conserve los artículos de incorporación presentados (o el certificado de incorporación, o los artículos de organización en el caso de una LLC) con el sello o el acuse de recibo del estado, cada enmienda y el recibo o la confirmación de cada una. Conserve la carta del IRS que asigna el número de identificación patronal (EIN) y cualquier elección fiscal presentada ante el IRS, como el Formulario 2553 para el estatus de corporación S o el Formulario 8832 para una elección de clasificación de la entidad.

Agregue el certificado de registro como empresa extranjera (foreign qualification) de cada uno de los demás estados donde la empresa esté registrada para hacer negocios, y el informe periódico o la confirmación del pago de la tasa que exija cada estado. Las corporaciones de Virginia presentan un informe anual ante la State Corporation Commission y las LLC de Virginia pagan una tasa de registro anual; las empresas de DC presentan un informe bienal; las corporaciones y LLC de New York presentan una declaración bienal. No cumplir con estas obligaciones lleva a perder la buena situación legal (good standing), y la rehabilitación es un paso que un comprador o un prestamista notará. Los requisitos federales de reporte de beneficiarios finales han cambiado más de una vez; confirme la regla vigente para su tipo de entidad a la fecha en que lea esto.

Documentos de gobierno

Conserve los estatutos o el acuerdo operativo, cada enmienda y cualquier acuerdo de accionistas, acuerdo de compraventa entre socios (buy-sell), acuerdo de voto o acuerdo de derechos de los inversores. Estos documentos definen quién decide qué. Cuando entran en conflicto con la forma en que la empresa opera realmente, eso es un problema de gobierno que hay que corregir y no un problema de archivo, y nuestro artículo sobre cuándo actualizar los estatutos o el acuerdo operativo explica qué situaciones lo exigen.

Si la empresa ha adoptado políticas escritas, como una política de conflictos de interés, un cuadro de delegación de autoridad o un manual del empleado, conserve la versión adoptada junto con la resolución que la adoptó y un registro de sus revisiones.

Registros de propiedad

En una corporación, el libro de registro de acciones enumera cada emisión, transferencia y cancelación de acciones: el titular, el número y la clase de acciones, la fecha y la contraprestación pagada. Conserve copias de los certificados de acciones o, en el caso de acciones sin certificado, los avisos enviados a los titulares. Conserve cada acuerdo de suscripción, otorgamiento de opciones, warrant, pagaré convertible y SAFE, porque cada uno es un derecho sobre el capital que un comprador va a contar.

En una LLC, el equivalente es un cuadro de participaciones de los miembros, por lo general un anexo del acuerdo operativo, que muestra el porcentaje o las unidades de cada miembro y sus aportes de capital. Muchas LLC pequeñas nunca actualizan este cuadro después de la constitución, lo que dificulta documentar más tarde una transferencia o la admisión de un nuevo miembro.

Mantenga la tabla de capitalización (cap table) conciliada con estos registros. Cuando la tabla de capitalización de una hoja de cálculo dice una cosa y el libro de registro y los documentos de otorgamiento dicen otra, prevalecen el libro de registro y los documentos, y resolver la diferencia durante la debida diligencia es doloroso.

Actas, consentimientos y resoluciones

Registre cada acción de la junta y de los dueños en actas (para las reuniones) o en consentimientos por escrito (para las acciones sin reunión). Como mínimo, una pequeña corporación debe tener un consentimiento anual de los accionistas que elija a los directores y un consentimiento anual de la junta que elija a los directivos, además de resoluciones para las decisiones enumeradas en nuestro artículo sobre cuándo una empresa necesita una resolución de la junta directiva: emisiones de capital, préstamos, contratos importantes, operaciones con partes relacionadas y cualquier cosa que pida un banco.

Archive las resoluciones en orden cronológico junto con los documentos que aprobaron. Una resolución que aprueba un préstamo debe estar junto al contrato de préstamo, o al menos hacer referencia a él por fecha y monto, para que un lector años después pueda vincular la aprobación con el acto.

Contratos, licencias y registros de cumplimiento

Los registros corporativos en sentido estricto terminan en el libro de actas, pero una empresa organizada para las transacciones guarda la siguiente capa en el mismo sistema: copias firmadas de los contratos importantes, arrendamientos, documentos de préstamo y pólizas de seguro; licencias y permisos comerciales con sus fechas de renovación; registros de PI y acuerdos de cesión; y documentos laborales, incluidos las cartas de oferta, las cesiones de invenciones y el manual del empleado. Este es el conjunto que un comprador solicita el primer día de la debida diligencia, como describimos en nuestro artículo sobre qué cubre la debida diligencia al comprar una empresa, y tenerlo listo acorta el proceso.

Por qué estos registros corporativos protegen a los dueños

La responsabilidad limitada depende de que la empresa se trate como una entidad separada de sus dueños. Cuando un acreedor pide a un tribunal que desconozca la entidad y alcance personalmente a los dueños (levantamiento del velo corporativo, o piercing the corporate veil), el tribunal examina factores que incluyen si la empresa respetó sus propias formalidades, llevó registros, celebró las reuniones requeridas, mantuvo sus finanzas separadas de las de sus dueños y contaba con un capital adecuado. Los criterios varían según el estado y ningún documento faltante decide la cuestión por sí solo, pero una empresa sin actas, sin libro de registro y con cuentas mezcladas le ha dado al acreedor su mejor argumento.

Los buenos registros también importan en las disputas entre dueños. Cuando un miembro minoritario alega que la mayoría actuó sin autorización, los consentimientos por escrito responden la pregunta. Cuando una sucesión alega que el fallecido era dueño de más de lo que muestra el libro de registro, los acuerdos de suscripción la responden. Los registros son el lugar donde las reglas del derecho corporativo se convierten en prueba.

Establecer el sistema es una tarea de la etapa de constitución que el equipo de constitución y estructuración de empresas de CLP incluye con cada nueva entidad. Ponerse al día más tarde es posible, por lo general mediante un conjunto de resoluciones de ratificación y un libro de registro reconstruido, y vale la pena hacerlo antes del próximo financiamiento o venta, no durante.

Si los registros de su empresa están incompletos o no está seguro de qué debería conservar, una consulta con Capitol Law Partners puede organizar o poner al día su libro de actas. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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