¿Cuándo necesita una empresa una resolución de la junta directiva?

Una resolución de la junta directiva (board resolution) es el registro escrito de que los directores de una corporación (o los gerentes o miembros de una LLC) aprobaron una acción específica. Usted la necesita siempre que la decisión corresponda a la junta y no a un directivo que actúe por su cuenta, y la respuesta sobre cuáles son esas decisiones proviene de tres fuentes: la ley estatal de corporaciones o de LLC, los estatutos o el acuerdo operativo de la empresa, y las expectativas de terceros, como los bancos y los compradores, que pedirán verla. La práctica de gobierno corporativo y políticas internas de Capitol Law Partners dedica una cantidad sorprendente de tiempo a reconstruir aprobaciones que debieron documentarse en su momento, así que la regla práctica es sencilla: ante la duda, apruebe la resolución.

Decisiones que casi siempre requieren aprobación de la junta directiva

Algunas acciones están reservadas a la junta por ley o por casi cualquier conjunto de estatutos. La lista habitual:

• Emitir acciones, opciones o participaciones de miembros, y aprobar cualquier plan de incentivos en capital.
• Tomar dinero en préstamo, garantizar deudas u otorgar una garantía real sobre los activos de la empresa.
• Nombrar y destituir a los directivos (officers), y fijar la remuneración de los ejecutivos.
• Celebrar una fusión, una adquisición o la venta de la empresa o de sustancialmente todos sus activos. Estas decisiones también requieren un voto de los dueños, como se explica más abajo.
• Modificar los estatutos, cuando la junta tiene esa facultad, y recomendar enmiendas a los artículos de incorporación.
• Aprobar operaciones con partes relacionadas, es decir, cualquier operación entre la empresa y un director, un directivo o un dueño importante.
• Declarar dividendos o distribuciones.
• Abrir cuentas bancarias y designar a los firmantes autorizados. Los bancos exigen una resolución para esto, sin importar lo que digan los estatutos.
• Aprobar presupuestos anuales, arrendamientos importantes y contratos por encima de un monto fijado en una política de delegación de autoridad.
• Adoptar o modificar sustancialmente políticas de la empresa, como una política de conflictos de interés.

En una LLC, el acuerdo operativo puede asignar algunas de estas decisiones a los gerentes y otras a los miembros. El documento es el que rige; si guarda silencio, la ley estatal de LLC aporta reglas supletorias que a menudo exigen el consentimiento de los miembros para cualquier cosa que esté fuera del curso ordinario de los negocios.

Decisiones que también requieren el voto de los dueños

Una resolución de la junta por sí sola no basta para las decisiones más importantes. Las fusiones, la venta de todos o sustancialmente todos los activos, la disolución, la conversión a otro tipo de entidad y las enmiendas a los artículos de incorporación generalmente requieren la aprobación de los accionistas conforme a las leyes estatales de corporaciones, además de la aprobación de la junta. La mayoría requerida varía: la mayoría de las acciones en circulación en muchos estados, más si los artículos o los estatutos así lo establecen, y a menudo un voto separado por clase si hay acciones preferentes en circulación.

En una empresa de capital cerrado, las mismas personas pueden integrar la junta y ser dueñas de las acciones, lo que tienta a omitir la segunda votación. No lo haga. Los abogados del comprador pedirán tanto la resolución de la junta como el consentimiento de los accionistas, y una transacción aprobada por el órgano equivocado puede ser impugnada después por un socio minoritario o por un acreedor. Nuestro artículo sobre los pasos para vender una empresa señala que los documentos de autorización están entre los primeros puntos de cualquier lista de verificación de cierre.

Reunión o consentimiento por escrito

Una resolución puede adoptarse en una reunión o por consentimiento por escrito (written consent), sin reunión. En una reunión, debe darse la convocatoria que exijan los estatutos, debe haber quórum, y la resolución se aprueba con el voto que especifiquen los estatutos, por lo general la mayoría de los directores presentes. El acta registra la deliberación y la votación.

El consentimiento por escrito es más rápido y es la norma para las aprobaciones rutinarias en las empresas pequeñas. La mayoría de las leyes estatales de corporaciones, incluidas las de Virginia, DC y New York, permiten que la junta actúe por consentimiento unánime por escrito, salvo que los documentos de gobierno lo restrinjan; todos los directores deben firmar, y una sola abstención u omisión significa que la acción no se adoptó válidamente. Los consentimientos por escrito de los accionistas siguen reglas distintas y, en algunos estados, pueden adoptarse con menos de la totalidad de los titulares si los artículos lo permiten, con aviso a los titulares que no firmaron. Las firmas electrónicas y los consentimientos por correo electrónico en general son aceptables si los estatutos los permiten, lo cual es una razón más para mantener los estatutos al día, como explicamos en nuestro artículo sobre cuándo actualizar los estatutos o el acuerdo operativo.

Qué debe decir la resolución de la junta

Una resolución tiene una estructura previsible. Los considerandos describen los antecedentes y el motivo de la acción. Las cláusulas resolutivas indican qué se aprueba, en términos específicos: el nombre de la contraparte, el monto, los términos clave y cualquier límite. Una cláusula de autorización general permite que determinados directivos firmen los documentos y tomen las medidas adicionales necesarias para ejecutar la acción aprobada. El documento se fecha, se firma y se archiva en el libro de actas.

La especificidad importa. Una resolución que aprueba un préstamo determinado de un banco determinado por un monto de capital indicado, en los términos presentados a la junta, protege a los directivos que firman y le dice a un lector futuro qué se aprobó realmente. Una resolución que aprueba cualquier financiamiento que el director ejecutivo considere apropiado es una delegación, no una aprobación, y puede exceder lo que los estatutos permiten delegar a la junta.

Cuando la decisión involucra a un director con un conflicto, la resolución debe dejar constancia de que el conflicto se reveló, de que el director interesado no votó y de que los directores no interesados aprobaron la transacción tras revisarla. Nuestro artículo sobre qué debe incluir una política de conflictos de interés explica por qué ese registro protege la transacción frente a una impugnación posterior.

Por qué el respaldo documental importa más adelante

Las resoluciones son prueba. Demuestran que la empresa actuó a través de sus órganos correspondientes, lo que respalda la separación entre la empresa y sus dueños que limita la responsabilidad personal. Muestran a prestamistas e inversores que la empresa se maneja con disciplina. Y responden la pregunta que todo comprador hace en la debida diligencia: ¿este contrato, esta emisión, este otorgamiento de opciones realmente se autorizó? Una empresa que mantiene sus resoluciones en orden, junto con los demás registros descritos en nuestro artículo sobre los registros corporativos que debe llevar una pequeña empresa, cierra transacciones más rápido y se defiende en disputas a menor costo.

Las empresas que entran en una fusión, adquisición u otra transacción empresarial, o en un financiamiento, a menudo descubren las brechas solo cuando una contraparte las pregunta. Las resoluciones de ratificación pueden subsanar muchas omisiones pasadas, pero prevenir es más barato que corregir.

Si no está seguro de si una decisión requiere la aprobación de la junta o de los dueños, o si necesita documentar correctamente acciones pasadas, una consulta con Capitol Law Partners puede ayudarle a ordenarlo. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

¿Necesita ayuda con este tema? Consulte nuestra página de gobierno corporativo y políticas internas o programe una consulta.