¿Cuáles son los deberes del albacea después de un fallecimiento?

Ser nombrado albacea es un trabajo, no un honor. El cargo conlleva deberes fiduciarios que pueden exigir el tribunal y cada uno de los beneficiarios, y un albacea que distribuye demasiado pronto, le paga al acreedor equivocado u omite una declaración de impuestos puede ser personalmente responsable del faltante. La mayoría de las personas designadas nunca lo han hecho antes y van conociendo los deberes del albacea (executor) a fuerza de sorpresas. Este artículo los presenta en el orden en que suelen surgir, con los puntos en los que un albacea en Virginia, DC o New York necesita ayuda con más frecuencia.

Deberes del albacea antes de que el tribunal lo designe

El albacea nombrado en un testamento no tiene ninguna autoridad hasta que el tribunal (o, en Virginia, el secretario del tribunal) lo designa formalmente. En los días posteriores al fallecimiento, la persona nombrada sí puede ocuparse de asuntos prácticos: asegurar la vivienda y los vehículos, localizar el testamento original, pedir varias copias certificadas del acta de defunción, avisar al empleador y a las aseguradoras, y organizar el funeral conforme a los deseos que el fallecido dejó por escrito. No empiece a pagar facturas desde las cuentas del fallecido ni a repartir sus bienes personales. La persona nombrada también puede rechazar el cargo. Aceptarlo es voluntario, y quien vive en el extranjero, tiene problemas de salud o simplemente no quiere esa responsabilidad puede renunciar a favor del suplente.

Apertura de la sucesión

El primer paso legal es presentar el testamento y solicitar la designación en el condado donde residía el fallecido. El mecanismo se describe en nuestro artículo sobre el proceso testamentario paso a paso. Una vez emitidas las cartas, obtenga del IRS un número de identificación del contribuyente para la sucesión y abra una cuenta bancaria a nombre de la sucesión. Cada dólar que entre o salga debe pasar por esa cuenta, porque la rendición de cuentas que presentará después debe rastrearlo todo. Mezclar los fondos de la sucesión con los propios es la forma más rápida de perder la confianza del tribunal y la buena voluntad de los beneficiarios. Nuestro equipo de administración testamentaria se encarga de las presentaciones para la designación y organiza la estructura contable desde el principio, para que el registro esté en orden desde el primer día.

Reunir y proteger los bienes

El albacea debe identificar todo lo que poseía el fallecido, determinar qué pasa por la sucesión y qué pasa por designación de beneficiario o derecho de supervivencia, y tomar el control de los bienes sujetos al proceso testamentario (probate). Eso implica poner las cuentas a nombre de la sucesión, cambiar las cerraduras si es necesario, mantener vigentes los seguros de la casa y los autos, cobrar las deudas que otros tenían con el fallecido y obtener los valores a la fecha del fallecimiento. Los bienes raíces, las empresas de capital cerrado y los bienes personales valiosos necesitan un avalúo. Los bienes que pasan fuera del proceso testamentario también requieren atención, porque el albacea a menudo debe coordinarse con los beneficiarios y las instituciones, y porque cuentan para el cálculo del impuesto sobre el patrimonio aunque no pasen por el testamento. Nuestro artículo sobre las designaciones de beneficiarios y el testamento explica esta división. El albacea también debe presentar un inventario, y Virginia exige presentarlo ante el commissioner of accounts dentro de los cuatro meses siguientes a la acreditación.

Cómo tratar con los acreedores

El albacea notifica a los acreedores en la forma que exige la jurisdicción (publicación en un periódico, notificación directa a los acreedores conocidos o ambas) y luego espera a que transcurra el plazo legal antes de distribuir. En DC, los reclamos generalmente quedan excluidos seis meses después de la primera publicación; en New York, el albacea que espera más de siete meses desde la emisión de las cartas antes de distribuir queda protegido frente a los reclamos tardíos. Los reclamos que se presenten deben evaluarse, y el albacea puede rechazar los que no sean válidos o estén fuera de plazo. Si la sucesión no alcanza para pagarlo todo, la ley estatal fija el orden de prioridad, con los gastos de administración, los gastos funerarios y ciertos impuestos por delante de las deudas generales no garantizadas. Pagar primero a un acreedor de menor prioridad y quedarse sin fondos para uno de mayor prioridad genera responsabilidad personal para el albacea. El albacea no responde personalmente por las deudas del fallecido: su responsabilidad surge solo de un manejo indebido de los bienes de la sucesión.

Impuestos que debe presentar el albacea

• Las últimas declaraciones federales y estatales del impuesto sobre la renta del fallecido, correspondientes al año del fallecimiento.
• Una declaración del impuesto sobre la renta fiduciaria de la sucesión (el Formulario 1041 federal y su equivalente estatal) por cada año en que la sucesión obtenga ingresos por encima del umbral de presentación.
• Una declaración federal del impuesto sobre el patrimonio (Formulario 706) si el patrimonio bruto supera la exención federal, o si el cónyuge sobreviviente quiere elegir la portabilidad de la exención no utilizada, algo que a menudo conviene hacer aunque no se deba ningún impuesto.
• Una declaración estatal del impuesto sobre el patrimonio en New York o en el Distrito de Columbia si la sucesión supera el umbral más bajo de esa jurisdicción. Virginia no tiene impuesto sobre el patrimonio.
• Cualquier declaración pendiente del impuesto sobre donaciones que el fallecido debería haber presentado.

El albacea no debe distribuir hasta conocer las obligaciones tributarias y, en las sucesiones más grandes, debe considerar esperar a que el IRS cierre la revisión de la declaración del impuesto sobre el patrimonio.

Rendición de cuentas y distribución

El albacea prepara una rendición de cuentas de todos los ingresos, egresos, ganancias y pérdidas desde la fecha del fallecimiento. En Virginia, los albaceas la presentan al commissioner of accounts; en DC, los albaceas en una administración supervisada la presentan ante el tribunal; en New York, los albaceas pueden liquidarla de manera informal con finiquitos firmados por cada beneficiario o de manera formal mediante una rendición de cuentas judicial. Una vez aprobada, el albacea distribuye según el testamento, obtiene un recibo firmado de cada beneficiario, paga los honorarios pendientes y presenta los documentos de cierre. Es posible hacer distribuciones parciales en una etapa anterior del proceso, pero deben hacerse con cautela y reservando fondos para impuestos y reclamos desconocidos.

Remuneración, ayuda y el estándar que se le exige

El albacea tiene derecho a una remuneración razonable, fijada por ley o por la práctica judicial de cada jurisdicción, y puede renunciar a ella. El albacea puede contratar a un abogado, un contador y un tasador con cargo a la sucesión; apoyarse en asesoría profesional forma parte en sí mismo de actuar con prudencia, y el grupo de fideicomisos y sucesiones de la firma actúa con frecuencia como asesor de albaceas que nunca antes han administrado una sucesión. El estándar es el de una persona prudente que administra dinero ajeno: sin autocontratación, sin favoritismos entre beneficiarios, sin demoras injustificadas y con plena transparencia. Los beneficiarios que consideren que un albacea no ha cumplido pueden pedir al tribunal que lo obligue a rendir cuentas o solicitar su remoción. Un albacea que lleva registros, se comunica con regularidad y pide ayuda antes de actuar ante cualquier duda rara vez enfrenta cualquiera de las dos situaciones.

Si lo han nombrado albacea y no sabe por dónde empezar, una consulta con Capitol Law Partners puede trazar las presentaciones y los plazos de la sucesión que administra. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

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