Cómo funciona el proceso testamentario (probate) paso a paso

El proceso testamentario (probate) es el procedimiento supervisado por un tribunal para validar un testamento, designar a alguien que administre la sucesión, pagar lo que debía el fallecido y distribuir lo que queda. La secuencia es la misma en Washington, DC, Virginia y New York, aunque los tribunales, los formularios y los plazos varían. Entender el proceso testamentario paso a paso ayuda a la familia a saber qué esperar, qué debe hacer el albacea y por qué una sucesión se cierra en meses mientras otra se prolonga durante años.

Paso 1: Localizar el testamento y confirmar qué pasa por el proceso testamentario

El testamento original es importante, porque una copia solo puede admitirse con pruebas adicionales. Antes de presentar cualquier documento, haga una lista de los bienes. Solo los bienes que estaban únicamente a nombre del fallecido y sin designación de beneficiario pasan por el proceso testamentario. Los bienes en copropiedad con derecho de supervivencia, las cuentas de jubilación, los seguros de vida, las cuentas pagaderas al fallecimiento y los bienes de un fideicomiso en vida pasan fuera de él. Muchas sucesiones resultan estar compuestas mayormente por bienes no sujetos al proceso, lo que lo acorta considerablemente. Si no hay testamento, la sucesión igualmente pasa por el proceso testamentario conforme a la ley de sucesión intestada, como explicamos en qué pasa cuando alguien muere sin testamento.

Paso 2: Abrir la sucesión y designar al representante personal

El albacea nombrado presenta la solicitud para abrir la sucesión en el condado donde vivía el fallecido. El mecanismo varía. En Virginia, el albacea se acredita ante el secretario del tribunal de circuito (clerk of the circuit court), a menudo sin audiencia, presta juramento y recibe un certificado de acreditación (certificate of qualification), y se cobra un impuesto testamentario (probate tax) sobre el valor de la sucesión. En el Distrito de Columbia, la petición de apertura se presenta ante la División Testamentaria (Probate Division) del Tribunal Superior, que emite cartas de administración (letters of administration). En New York, la petición se presenta ante el Surrogate’s Court, que emite citaciones a los distributees (las personas que heredarían si no hubiera testamento) para que tengan la oportunidad de oponerse antes de que se emitan las cartas testamentarias (letters testamentary). Puede exigirse una fianza a menos que el testamento la dispense, y los fiduciarios no residentes enfrentan condiciones adicionales. Nuestra práctica de testamentos, fideicomisos y administración testamentaria se encarga de la presentación y la acreditación para que la familia no tenga que aprender los procedimientos de la secretaría del tribunal en un momento de estrés.

Paso 3: Notificar a herederos, beneficiarios y acreedores

Una vez designado, el representante personal debe notificar a las personas que tienen un interés en la sucesión. Virginia exige un aviso escrito de apertura (notice of probate) a herederos y beneficiarios poco después de la acreditación, junto con una declaración jurada que se presenta para demostrar que se envió. DC y New York tienen sus propias reglas de notificación. Los acreedores se notifican en la forma que exige cada jurisdicción, lo que puede implicar una publicación en un periódico, una notificación directa a los acreedores conocidos o ambas cosas. El período para acreedores que sigue fija un tiempo mínimo durante el cual la sucesión permanece abierta: en DC, los reclamos generalmente quedan excluidos seis meses después de la primera publicación; en New York, el albacea que distribuye de buena fe más de siete meses después de que se emiten las cartas queda protegido frente a los reclamos aún no presentados. Estos plazos existen para proteger al albacea, que puede ser personalmente responsable si paga a los herederos antes que a las deudas válidas.

Paso 4: Inventariar, valorar y proteger los bienes

El representante personal reúne los bienes, obtiene su valor a la fecha del fallecimiento, abre una cuenta bancaria de la sucesión con un nuevo número de identificación del contribuyente y presenta un inventario. Virginia exige presentar el inventario ante el commissioner of accounts dentro de los cuatro meses siguientes a la acreditación. Los bienes raíces, las participaciones en negocios y los objetos de colección suelen requerir un avalúo. Durante este período, el representante debe mantener asegurados los bienes, pagar la hipoteca y evitar mezclar los fondos de la sucesión con sus fondos personales. Las obligaciones de esta etapa se describen en nuestro artículo sobre los deberes del albacea después de un fallecimiento.

Paso 5: Pagar deudas, gastos e impuestos

Los reclamos válidos se pagan en el orden que fija la ley estatal, y por lo general primero van los gastos de administración y los gastos funerarios. El representante presenta la última declaración del impuesto sobre la renta del fallecido, una declaración del impuesto sobre la renta fiduciaria de la sucesión si esta genera ingresos suficientes y una declaración federal del impuesto sobre el patrimonio solo si el patrimonio bruto supera la exención federal o si el cónyuge sobreviviente quiere conservar la exención no utilizada mediante una elección de portabilidad (portability). New York y DC imponen sus propios impuestos sobre el patrimonio con umbrales de exención más bajos, así que puede haber que presentar una declaración estatal aunque no se deba nada a nivel federal. Virginia no tiene impuesto sobre el patrimonio. Distribuir antes de liquidar los impuestos es el error que con más frecuencia genera responsabilidad personal para los albaceas.

Paso 6: Rendir cuentas y distribuir

Antes de la distribución, el representante prepara una rendición de cuentas que muestra cada ingreso y cada egreso. En Virginia, la rendición de cuentas se presenta al commissioner of accounts para su aprobación; en las sucesiones supervisadas de DC se presenta ante el tribunal; en New York puede liquidarse de manera informal con recibos y finiquitos de los beneficiarios o de manera formal mediante una rendición de cuentas judicial. Una vez aprobada la rendición de cuentas o firmados los finiquitos, el representante distribuye los bienes restantes según el testamento, obtiene los recibos y presenta los documentos de cierre que exija la jurisdicción. Entonces la sucesión se cierra y el representante queda liberado de sus funciones.

Qué determina cuánto dura el proceso testamentario

Ninguna sucesión termina antes de que venza el período para acreedores, y la mayoría tarda más. Los factores que alargan el plazo son una impugnación del testamento o una disputa entre beneficiarios, inmuebles que deben venderse, un negocio que debe valorarse o liquidarse, bienes en más de un estado (cada uno con su propio proceso auxiliar o ancillary), una declaración federal o estatal del impuesto sobre el patrimonio pendiente de revisión, y beneficiarios a quienes no se puede localizar o que se niegan a firmar finiquitos. Una sucesión compuesta por una casa, algunas cuentas y herederos que cooperan puede cerrarse poco después del período para acreedores. Una sucesión con cualquiera de las complicaciones anteriores debe prever un proceso considerablemente más largo, y en las jurisdicciones con mucha carga el propio calendario del tribunal suma tiempo. Las familias que quieren ahorrar este proceso a sus herederos suelen recurrir a un fideicomiso revocable, que describimos en nuestro artículo que compara el fideicomiso en vida con el testamento. Nuestra práctica general de fideicomisos y sucesiones puede orientarle sobre si esa opción se ajusta a su situación.

Si lo han nombrado albacea o espera una sucesión que parece estancada, una consulta con Capitol Law Partners puede aclarar en qué punto está el proceso y cuál debe ser la próxima presentación. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

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