Quais registros societários uma pequena empresa deve manter?

Os registros societários que uma pequena empresa deve manter cabem em um fichário ou em uma pasta bem organizada, e a lista quase não mudou em décadas: os documentos de constituição, os documentos societários, o registro de quem é dono da empresa, o registro do que seus conselheiros e sócios decidiram e as declarações periódicas que a mantêm em situação regular (good standing). Empresas que mantêm esses registros em dia concluem financiamentos e vendas sem sobressaltos. As que não mantêm passam a primeira semana de qualquer transação reconstruindo a história. A equipe de governança corporativa e políticas internas da Capitol Law Partners vê os dois casos, e a diferença raramente tem a ver com tamanho; tem a ver com hábito.

Constituição e registros estaduais

Guarde o ato constitutivo registrado (articles of incorporation, certificate of incorporation ou, no caso de uma LLC, articles of organization) com o carimbo ou a confirmação do estado, todas as alterações e o recibo ou a confirmação de cada uma. Guarde a carta do IRS que atribui o número de identificação do empregador (EIN) e qualquer opção tributária apresentada ao IRS, como o Form 2553 para o status de S corporation ou o Form 8832 para a opção de classificação da entidade.

Acrescente o certificado de qualificação como empresa de outro estado (foreign qualification) de cada estado onde a empresa está registrada para operar e a declaração periódica ou o comprovante de taxa que cada estado exige. As corporations da Virginia entregam um relatório anual à State Corporation Commission, e as LLCs da Virginia pagam uma taxa anual de registro; as empresas de DC entregam um relatório bienal; as corporations e LLCs de New York entregam uma declaração bienal. Deixar de cumprir essas obrigações leva à perda da situação regular, e a reativação é um passo que um comprador ou credor vai notar. As exigências federais de declaração de beneficiário final (beneficial ownership) mudaram mais de uma vez; confirme a regra vigente para o seu tipo de entidade na data em que você estiver lendo este texto.

Documentos societários

Guarde o estatuto (bylaws) ou o acordo operacional (operating agreement), todas as alterações e qualquer acordo de acionistas, acordo de compra e venda entre sócios (buy-sell), acordo de voto ou acordo de direitos de investidores. Esses documentos definem quem decide o quê. Quando entram em conflito com a forma como a empresa realmente opera, há um problema de governança a corrigir, e não um problema de arquivo, e nosso artigo sobre quando atualizar o estatuto ou o acordo operacional explica os gatilhos.

Se a empresa adotou políticas escritas, como uma política de conflitos de interesse, uma tabela de delegação de poderes ou um manual do empregado, guarde a versão adotada junto com a resolução que a aprovou e um registro das revisões.

Registros de titularidade

Em uma corporation, o livro de registro de ações (stock ledger) lista cada emissão, transferência e cancelamento de ações: o titular, a quantidade e a classe das ações, a data e a contrapartida paga. Guarde cópias dos certificados de ações ou, no caso de ações sem certificado (uncertificated shares), as notificações enviadas aos titulares. Guarde todos os contratos de subscrição, outorgas de opções, warrants, notas conversíveis e SAFEs, porque cada um é um direito sobre a participação que o comprador vai contabilizar.

Em uma LLC, o equivalente é o quadro de participações dos membros, geralmente um anexo ao acordo operacional, que mostra o percentual ou as unidades de cada membro e os aportes de capital. Muitas LLCs pequenas nunca atualizam esse quadro depois da constituição, o que torna difícil documentar uma transferência posterior ou a admissão de um novo membro.

Mantenha a tabela de capitalização (cap table) conciliada com esses registros. Quando a cap table em uma planilha diz uma coisa e o livro de registro e os documentos de outorga dizem outra, prevalecem o livro e os documentos, e resolver a diferença durante a due diligence é penoso.

Atas, consentimentos e resoluções

Registre toda ação do conselho e dos sócios em ata (para reuniões) ou em consentimentos por escrito (para ações sem reunião). No mínimo, uma pequena corporation deve ter um consentimento anual dos acionistas elegendo os conselheiros e um consentimento anual do conselho elegendo os diretores, além de resoluções para as decisões listadas no nosso artigo sobre quando uma empresa precisa de uma resolução do conselho: emissões de participação, empréstimos, contratos importantes, transações com partes relacionadas e tudo o que um banco pedir.

Arquive as resoluções em ordem cronológica, com os documentos que elas aprovaram. Uma resolução que aprova um empréstimo deve ficar ao lado do contrato de empréstimo, ou pelo menos fazer referência a ele pela data e pelo valor, para que um leitor, anos depois, consiga relacionar a aprovação ao ato.

Contratos, licenças e registros de conformidade

Os registros societários em sentido estrito terminam no livro de atas, mas uma empresa organizada para transações mantém a camada seguinte no mesmo sistema: cópias assinadas dos contratos relevantes, locações, documentos de empréstimo e apólices de seguro; licenças e alvarás de funcionamento com as datas de renovação; registros e contratos de cessão de PI; e documentos trabalhistas, incluindo cartas de oferta, cessões de invenções e o manual do empregado. Esse é o conjunto que o comprador pede no primeiro dia da due diligence, como descrito no nosso artigo sobre o que a due diligence cobre na compra de uma empresa, e tê-lo pronto encurta o processo.

Por que os registros societários protegem os sócios

A responsabilidade limitada depende de a empresa ser tratada como separada de seus sócios. Quando um credor pede a um tribunal que desconsidere a entidade e alcance os sócios pessoalmente (desconsideração da personalidade jurídica, ou piercing the corporate veil), o tribunal examina fatores que incluem se a empresa observou suas próprias formalidades, manteve registros, realizou as reuniões exigidas, manteve suas finanças separadas das finanças dos sócios e tinha capital adequado. Os critérios variam de estado para estado e nenhum documento ausente decide a questão sozinho, mas uma empresa sem atas, sem livro de registro e com contas misturadas entregou ao credor o seu melhor argumento.

Bons registros também importam nas disputas entre sócios. Quando um membro minoritário alega que a maioria agiu sem autorização, os consentimentos por escrito respondem à pergunta. Quando um espólio alega que o falecido tinha mais do que o livro de registro mostra, os contratos de subscrição respondem. É nos registros que as regras do direito societário se transformam em prova.

Montar esse sistema é uma tarefa da fase de constituição que a equipe de constituição e estruturação de empresas da CLP inclui em toda nova entidade. Pôr os registros em dia depois é possível, geralmente por meio de um conjunto de resoluções de ratificação e de um livro de registro reconstruído, e vale a pena fazer isso antes do próximo financiamento ou venda, e não durante.

Se os registros da sua empresa estão incompletos ou você não tem certeza do que deveria manter, uma consulta com a Capitol Law Partners pode montar ou pôr em dia o livro de atas. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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