Quando uma empresa precisa de uma resolução do conselho?

A resolução do conselho (board resolution) é o registro escrito de que os conselheiros de uma corporation (ou os administradores ou membros de uma LLC) aprovaram uma ação específica. Você precisa de uma sempre que a decisão couber ao conselho, e não a um diretor (officer) agindo sozinho, e a resposta sobre quais decisões são essas vem de três fontes: a lei estadual sobre corporations ou LLCs, o estatuto (bylaws) ou o acordo operacional (operating agreement) da empresa e as expectativas de terceiros, como bancos e compradores, que vão pedir para vê-la. A prática de governança corporativa e políticas internas da Capitol Law Partners passa um tempo surpreendente reconstruindo aprovações que deveriam ter sido documentadas na época, por isso a regra prática é simples: na dúvida, aprove a resolução.

Decisões que quase sempre exigem resolução do conselho

Algumas ações são reservadas ao conselho pela lei ou por quase todos os estatutos. A lista habitual:

• Emitir ações, opções ou participações de LLC e aprovar qualquer plano de incentivo em participação.
• Tomar empréstimos, garantir dívidas ou constituir garantia real sobre ativos da empresa.
• Nomear e destituir diretores e fixar a remuneração dos executivos.
• Celebrar uma fusão, uma aquisição ou a venda da empresa ou de substancialmente todos os seus ativos. Essas operações também exigem voto dos sócios, como explicado abaixo.
• Alterar o estatuto, quando o conselho tem esse poder, e recomendar alterações ao ato constitutivo (articles).
• Aprovar transações com partes relacionadas, ou seja, qualquer negócio entre a empresa e um conselheiro, um diretor ou um sócio relevante.
• Declarar dividendos ou distribuições.
• Abrir contas bancárias e designar os signatários autorizados. Os bancos exigem uma resolução para isso, independentemente do que diz o estatuto.
• Aprovar orçamentos anuais, locações importantes e contratos acima de um valor fixado em uma política de delegação de poderes.
• Adotar ou alterar substancialmente políticas da empresa, como uma política de conflitos de interesse.

Em uma LLC, o acordo operacional pode atribuir algumas dessas decisões aos administradores e outras aos membros. O documento prevalece; se for omisso, a lei estadual de LLCs fornece regras supletivas que muitas vezes exigem o consentimento dos membros para qualquer coisa fora do curso normal dos negócios.

Decisões que também exigem voto dos sócios

Uma resolução do conselho, sozinha, não basta para as maiores decisões. Fusões, venda de todos ou substancialmente todos os ativos, dissolução, conversão em outro tipo de entidade e alterações ao ato constitutivo (articles of incorporation) geralmente exigem aprovação dos acionistas pelas leis estaduais sobre corporations, além da aprovação do conselho. O quórum varia: maioria das ações em circulação em muitos estados, mais se o ato constitutivo ou o estatuto assim dispuserem, e muitas vezes uma votação separada por classe se houver ações preferenciais em circulação.

Em uma empresa de capital fechado, as mesmas pessoas podem fazer parte do conselho e ser donas das ações, o que cria a tentação de pular a segunda votação. Não faça isso. Os advogados do comprador vão pedir tanto a resolução do conselho quanto o consentimento dos acionistas, e uma transação aprovada pelo órgão errado pode ser contestada mais tarde por um sócio minoritário ou por um credor. Nosso artigo sobre as etapas para vender uma empresa observa que os documentos de autorização estão entre os primeiros itens de qualquer lista de verificação do fechamento.

Reunião ou consentimento por escrito

Uma resolução pode ser aprovada em reunião ou por consentimento por escrito, sem reunião. Na reunião, a convocação deve ser feita como o estatuto exige, deve haver quórum, e a resolução é aprovada pelo voto que o estatuto especificar, geralmente a maioria dos conselheiros presentes. A ata registra a discussão e a votação.

O consentimento por escrito (written consent) é mais rápido e é a regra para aprovações rotineiras em pequenas empresas. A maioria das leis estaduais sobre corporations, incluindo as da Virginia, de DC e de New York, permite que o conselho aja por consentimento unânime por escrito, a menos que os documentos societários o restrinjam; todos os conselheiros devem assinar, e uma única abstenção ou omissão significa que a ação não foi validamente tomada. Os consentimentos por escrito dos acionistas seguem regras diferentes e, em alguns estados, podem ser adotados por menos do que a totalidade dos titulares se o ato constitutivo permitir, com notificação aos titulares que não assinaram. Assinaturas eletrônicas e consentimentos por e-mail geralmente são aceitáveis se o estatuto os permitir, o que é mais um motivo para manter o estatuto atualizado, como explicamos no nosso artigo sobre como atualizar o estatuto ou o acordo operacional.

O que a resolução do conselho deve dizer

Uma resolução tem uma estrutura previsível. Os considerandos (recitals) descrevem o contexto e o motivo da ação. As cláusulas deliberativas dizem o que é aprovado, em termos específicos: o nome da contraparte, o valor, os principais termos e quaisquer limites. Uma cláusula geral de autorização permite que diretores nomeados assinem os documentos e tomem as demais providências necessárias para executar a ação aprovada. O documento é datado, assinado e arquivado no livro de atas.

A especificidade importa. Uma resolução que aprova um empréstimo determinado, de um banco determinado, com um valor principal definido e nos termos apresentados ao conselho protege os diretores que assinam e mostra a um futuro leitor o que foi realmente aprovado. Uma resolução que aprova qualquer financiamento que o CEO considerar adequado é uma delegação, e não uma aprovação, e pode ir além do que o estatuto permite ao conselho delegar.

Quando a decisão envolve um conselheiro em situação de conflito, a resolução deve registrar que o conflito foi divulgado, que o conselheiro interessado não votou e que os conselheiros desinteressados aprovaram a transação após análise. Nosso artigo sobre o que uma política de conflitos de interesse deve incluir explica por que esse registro protege a transação contra contestações futuras.

Por que o histórico documental importa depois

Resoluções são prova. Elas demonstram que a empresa agiu por meio de seus órgãos próprios, o que sustenta a separação entre a empresa e seus sócios que limita a responsabilidade pessoal. Mostram a credores e investidores que a empresa é administrada com disciplina. E respondem à pergunta que todo comprador faz na due diligence: este contrato, esta emissão, esta outorga de opções foi realmente autorizada? Uma empresa que mantém suas resoluções em ordem, junto com os demais registros descritos no nosso artigo sobre os registros societários que uma pequena empresa deve manter, conclui transações mais rápido e se defende em disputas a um custo menor.

Empresas que entram em uma operação de fusões, aquisições e transações empresariais ou em um financiamento muitas vezes só descobrem as lacunas quando uma contraparte pergunta. Resoluções de ratificação podem sanar muitas omissões passadas, mas prevenir é mais barato do que remediar.

Se você não tem certeza se uma decisão precisa de aprovação do conselho ou dos sócios, ou se precisa documentar corretamente ações passadas, uma consulta com a Capitol Law Partners pode organizar isso. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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