Quais são os deveres do testamenteiro após um falecimento?

Ser nomeado testamenteiro (executor) é um trabalho, não uma homenagem. A função traz deveres fiduciários que o tribunal e cada um dos beneficiários podem exigir, e o testamenteiro que distribui os bens cedo demais, paga o credor errado ou deixa de entregar uma declaração de imposto pode responder pessoalmente pelo prejuízo. A maioria das pessoas nomeadas nunca fez isso antes e descobre os deveres do testamenteiro uma surpresa de cada vez. Este artigo apresenta esses deveres na ordem em que costumam surgir, com os pontos em que um testamenteiro na Virginia, em DC ou em New York mais precisa de ajuda.

Deveres do testamenteiro antes da nomeação pelo tribunal

O testamenteiro indicado no testamento não tem nenhum poder até que o tribunal (ou, na Virginia, o escrivão) o nomeie formalmente. Nos dias seguintes ao falecimento, a pessoa indicada ainda pode tomar medidas práticas: proteger a casa e os veículos, localizar o testamento original, pedir várias certidões de óbito autenticadas, avisar o empregador e as seguradoras e organizar o funeral de acordo com os desejos que o falecido deixou por escrito. Não comece a pagar contas com o dinheiro das contas do falecido nem a distribuir objetos pessoais. A pessoa indicada também pode recusar a função. Atuar é voluntário, e quem mora no exterior, tem a saúde frágil ou simplesmente não quer a responsabilidade pode renunciar em favor do substituto.

A abertura do inventário

O primeiro passo legal é apresentar o testamento e pedir a nomeação no condado onde o falecido residia. A mecânica está descrita no nosso artigo sobre o inventário passo a passo. Depois que as cartas forem emitidas, obtenha junto ao IRS um número de identificação fiscal para o espólio e abra uma conta bancária em nome dele. Cada dólar que entra ou sai deve passar por essa conta, porque a prestação de contas que você apresentará mais tarde precisa rastrear tudo. Misturar os recursos do espólio com os seus é a maneira mais rápida de perder a confiança do tribunal e a boa vontade dos beneficiários. Nossa equipe de testamentos, trusts e administração de inventário cuida dos pedidos de nomeação e monta a estrutura da prestação de contas desde o início, para que os registros fiquem em ordem desde o primeiro dia.

Reunir e proteger os bens

O testamenteiro precisa identificar tudo o que o falecido possuía, determinar o que passa pelo espólio e o que passa por designação de beneficiário ou direito de sobrevivência, e assumir o controle dos bens sujeitos a inventário. Isso significa transferir a titularidade das contas para o espólio, trocar as fechaduras se necessário, manter o seguro da casa e dos carros em vigor, cobrar as dívidas que terceiros tinham com o falecido e obter os valores na data do óbito. Imóveis, empresas de capital fechado e bens pessoais valiosos precisam de avaliação. Os bens que passam fora do inventário ainda exigem atenção, porque o testamenteiro muitas vezes precisa se coordenar com os beneficiários e com as instituições, e porque eles entram no cálculo do imposto sobre heranças, mesmo que não passem pelo testamento. Nosso artigo sobre designações de beneficiário e testamento explica essa divisão. O testamenteiro também precisa apresentar a relação de bens; a Virginia exige que ela seja entregue ao commissioner of accounts em até quatro meses após a habilitação.

Como lidar com os credores

O testamenteiro dá aos credores o aviso exigido pela jurisdição (publicação em jornal, notificação direta aos credores conhecidos ou ambos) e, depois, aguarda o prazo legal antes de fazer a partilha. Em DC, as cobranças em geral prescrevem seis meses após a primeira publicação; em New York, o testamenteiro que espera mais de sete meses depois da emissão das cartas para distribuir os bens fica protegido contra cobranças tardias. As cobranças apresentadas precisam ser analisadas, e o testamenteiro pode recusar as inválidas ou prescritas. Se o espólio não puder pagar tudo, a lei estadual fixa a ordem de preferência, com as despesas de administração, os custos do funeral e certos impostos à frente das dívidas quirografárias em geral. Pagar primeiro um credor com menor preferência e ficar sem recursos para um com maior preferência gera responsabilidade pessoal para o testamenteiro. O testamenteiro não responde pessoalmente pelas dívidas do falecido; a responsabilidade surge apenas da má gestão dos bens do espólio.

Os impostos que o testamenteiro deve declarar

• As últimas declarações federal e estadual de imposto de renda do falecido, relativas ao ano do óbito.
• Uma declaração de imposto de renda fiduciária do espólio (o Form 1041 federal e o equivalente estadual) para cada ano em que o espólio tiver renda acima do limite de obrigatoriedade.
• Uma declaração federal do imposto sobre heranças (Form 706) se o espólio bruto ultrapassar a isenção federal ou se o cônjuge sobrevivente quiser optar pela portabilidade da isenção não utilizada, o que muitas vezes vale a pena mesmo quando não há imposto a pagar.
• Uma declaração estadual do imposto sobre heranças em New York ou no District of Columbia se o espólio ultrapassar o limite mais baixo dessa jurisdição. A Virginia não tem imposto sobre heranças.
• Quaisquer declarações de imposto sobre doações que o falecido deveria ter entregado e não entregou.

O testamenteiro não deve fazer a partilha até que as obrigações tributárias sejam conhecidas e, nos espólios maiores, deve considerar esperar que o IRS encerre a análise da declaração do imposto sobre heranças.

Prestação de contas e partilha

O testamenteiro prepara uma prestação de contas com todos os recebimentos, pagamentos, ganhos e perdas desde a data do óbito. Na Virginia, ela é submetida ao commissioner of accounts; em DC, nas administrações supervisionadas, é protocolada no tribunal; em New York, o testamenteiro pode resolvê-la informalmente, com quitações assinadas por todos os beneficiários, ou formalmente, por meio de uma prestação de contas judicial. Depois da aprovação, o testamenteiro distribui os bens conforme o testamento, obtém um recibo assinado de cada beneficiário, paga os honorários pendentes e protocola os documentos de encerramento. Distribuições parciais em fases anteriores do processo são possíveis, mas devem ser feitas com cautela, retendo uma reserva para impostos e cobranças desconhecidas.

Remuneração, ajuda e o padrão exigido de você

O testamenteiro tem direito a uma remuneração razoável, fixada por lei ou pela prática do tribunal em cada jurisdição, e pode abrir mão dela. Ele pode contratar advogado, contador e avaliador às custas do espólio; seguir orientação profissional faz parte, por si só, de agir com prudência, e a equipe de Trusts e Sucessões do escritório atua com frequência como assessoria de testamenteiros que nunca administraram um espólio. O padrão é o de uma pessoa prudente administrando o dinheiro de outra: nada de negociar em benefício próprio, nada de favorecer um beneficiário em detrimento de outro, nada de atrasos sem motivo, e transparência total. Os beneficiários que acreditam que o testamenteiro deixou a desejar podem pedir ao tribunal que o obrigue a prestar contas ou que o destitua. O testamenteiro que mantém registros, se comunica com regularidade e pede ajuda antes de agir diante de qualquer dúvida raramente enfrenta uma coisa ou outra.

Se você foi nomeado testamenteiro e não sabe por onde começar, uma consulta com a Capitol Law Partners pode mapear os pedidos e os prazos do espólio que você está administrando. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Sena Sahin. Orientação clara para indivíduos, famílias e proprietários de empresas.

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