Como funciona o inventário (probate) nos EUA, passo a passo

O inventário judicial (probate) é o processo supervisionado pelo tribunal para comprovar a validade de um testamento, nomear alguém para administrar o espólio, pagar o que o falecido devia e distribuir o que sobrar. A sequência é a mesma em Washington, DC, na Virginia e em New York, embora os tribunais, os formulários e os prazos sejam diferentes. Entender o inventário nos EUA passo a passo ajuda a família a saber o que esperar, o que o testamenteiro precisa fazer e por que um espólio é encerrado em meses enquanto outro se arrasta por anos.

Etapa 1: localizar o testamento e confirmar o que passa pelo inventário

O testamento original importa; uma cópia só pode ser admitida com prova adicional. Antes de protocolar qualquer coisa, faça a lista dos bens. Apenas os bens registrados somente em nome do falecido e sem designação de beneficiário passam pelo inventário. Bens em copropriedade com direito de sobrevivência, contas de aposentadoria, seguros de vida, contas com pagamento por morte e bens mantidos em um trust em vida ficam fora dele. Muitos espólios acabam sendo compostos principalmente por bens fora do inventário, o que encurta bastante o processo. Se não houver testamento, o espólio ainda passa pelo inventário conforme a lei de sucessão sem testamento, como explicamos em o que acontece quando alguém morre sem testamento.

Etapa 2: abrir o inventário e nomear o representante do espólio

O testamenteiro indicado pede a abertura do inventário no condado onde o falecido morava. A mecânica muda de lugar para lugar. Na Virginia, o testamenteiro se habilita perante o escrivão do tribunal de circuito (clerk of the circuit court), muitas vezes sem audiência, presta compromisso e recebe uma certidão de habilitação (certificate of qualification); uma taxa de inventário (probate tax) é calculada sobre o valor do espólio. No District of Columbia, o pedido de inventário vai para a Probate Division da Superior Court, que emite as cartas de administração (letters of administration). Em New York, o pedido vai para a Surrogate’s Court, que cita os distributees (as pessoas que herdariam se não houvesse testamento) para que tenham a chance de se opor antes da emissão das letters testamentary. Pode ser exigida uma caução (bond), a menos que o testamento a dispense, e os fiduciários não residentes enfrentam condições adicionais. Nossa área de testamentos, trusts e administração de inventário cuida do pedido e da habilitação, para que a família não precise aprender os procedimentos do cartório judicial sob pressão.

Etapa 3: notificar herdeiros, beneficiários e credores

Depois de nomeado, o representante do espólio (personal representative) precisa notificar as pessoas que têm interesse no espólio. A Virginia exige uma notificação escrita do inventário aos herdeiros e beneficiários pouco depois da habilitação, com uma declaração juramentada protocolada para provar o envio. DC e New York têm suas próprias regras de notificação. Os credores são notificados da forma exigida pela jurisdição, o que pode significar publicação em jornal, aviso direto aos credores conhecidos ou ambos. O prazo para os credores que vem a seguir fixa um tempo mínimo de duração do espólio: em DC, as cobranças em geral prescrevem seis meses após a primeira publicação; em New York, o testamenteiro que distribui os bens de boa-fé mais de sete meses depois da emissão das letters fica protegido contra cobranças ainda não apresentadas. Esses prazos existem para proteger o testamenteiro, que pode responder pessoalmente se pagar os herdeiros antes de quitar dívidas válidas.

Etapa 4: relacionar, avaliar e proteger os bens

O representante do espólio reúne os bens, obtém os valores na data do óbito, abre uma conta bancária do espólio com um novo número de identificação fiscal e protocola o inventário dos bens. A Virginia exige que esse inventário seja apresentado ao commissioner of accounts em até quatro meses após a habilitação. Imóveis, participações societárias e objetos de coleção normalmente precisam de avaliação. Durante esse período, o representante deve manter os bens segurados, pagar o financiamento imobiliário e evitar misturar os recursos do espólio com os seus próprios. Os deveres desta fase estão descritos no nosso artigo sobre os deveres do testamenteiro após o falecimento.

Etapa 5: pagar dívidas, despesas e impostos

As cobranças válidas são pagas na ordem fixada pela lei estadual, normalmente com as despesas de administração e do funeral em primeiro lugar. O representante entrega a última declaração de imposto de renda do falecido, uma declaração de imposto de renda fiduciária do espólio se ele tiver renda suficiente e uma declaração federal do imposto sobre heranças (estate tax) apenas se o espólio bruto ultrapassar a isenção federal ou se o cônjuge sobrevivente quiser preservar a isenção não utilizada por meio da opção de portabilidade (portability election). New York e DC cobram seus próprios impostos sobre heranças, com limites de isenção mais baixos, então pode haver uma declaração a entregar no estado mesmo quando nada é devido no plano federal. A Virginia não tem imposto sobre heranças. Distribuir os bens antes de acertar os impostos é o erro que mais gera responsabilidade pessoal para testamenteiros.

Etapa 6: prestar contas e fazer a partilha

Antes da partilha, o representante prepara uma prestação de contas que mostra cada recebimento e cada pagamento. Na Virginia, a prestação de contas vai para aprovação do commissioner of accounts; nos espólios supervisionados de DC, é protocolada no tribunal; em New York, pode ser resolvida informalmente com recibos e quitações dos beneficiários ou formalmente por meio de uma prestação de contas judicial. Depois que as contas são aprovadas ou os beneficiários assinam as quitações, o representante distribui os bens restantes conforme o testamento, obtém os recibos e protocola os documentos de encerramento que a jurisdição exigir. O espólio é então encerrado e o representante, exonerado.

O que determina quanto tempo leva o inventário

Nenhum espólio termina antes de esgotado o prazo dos credores, e a maioria demora mais. Os fatores que alongam o cronograma são a contestação do testamento ou uma disputa entre beneficiários, um imóvel que precisa ser vendido, uma empresa que precisa ser avaliada ou encerrada, bens em mais de um estado (cada um exigindo seu próprio inventário auxiliar), uma declaração federal ou estadual do imposto sobre heranças aguardando análise e beneficiários que não são encontrados ou não querem assinar as quitações. Um espólio composto por uma casa, algumas contas e herdeiros que colaboram pode ser encerrado pouco depois do prazo dos credores. Um espólio com qualquer uma das complicações acima deve esperar um processo bem mais longo, com a própria agenda do tribunal acrescentando tempo nas jurisdições mais movimentadas. Famílias que querem poupar seus herdeiros desse processo muitas vezes usam um trust revogável, que descrevemos no artigo que compara trust em vida e testamento. Nossa área de Trusts e Sucessões, mais ampla, pode orientar se essa opção se encaixa na sua situação.

Se você foi nomeado testamenteiro ou está esperando um espólio que parece parado, uma consulta com a Capitol Law Partners pode esclarecer em que ponto está o processo e qual deve ser o próximo pedido. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Sena Sahin. Orientação clara para indivíduos, famílias e proprietários de empresas.

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