Compte de gestion du curateur : ce qu'il doit montrer au tribunal

Le compte de gestion du curateur (conservator’s annual accounting), déposé chaque année, doit montrer au tribunal chaque dollar entré, chaque dollar sorti et ce qui reste, avec une pièce justificative pour chaque écriture. Il part de l’inventaire déposé après la nomination, énumère les recettes et les dépenses ligne par ligne, et se termine par les biens disponibles, rapprochés des relevés bancaires et de courtage. En Virginie, le compte est remis au commissaire aux comptes (commissioner of accounts) ; à Washington, DC, à la Probate Division ; à New York, où le rôle est celui d’un tuteur aux biens (guardian of the property), à un examinateur judiciaire (court examiner). Le rôle du vérificateur est de déceler les anomalies, et les curateurs qui ont des ennuis sont rarement ceux qui ont volé. Ce sont ceux qui ne peuvent pas justifier ce qu’ils ont fait.

L’inventaire sert de point de départ

Tout ce qui figure dans le compte annuel remonte à l’inventaire. Celui-ci énumère chaque bien appartenant à la personne à la date de votre habilitation, avec une valeur : les soldes des comptes à cette date, les biens immobiliers sur la base d’une expertise ou d’une évaluation fiscale défendable, les véhicules, les biens personnels d’une certaine importance et toute source de revenus. La Virginie exige que l’inventaire soit déposé auprès du commissaire aux comptes dans les quatre mois suivant l’habilitation. DC et New York exigent un inventaire ou un rapport initial selon leur propre calendrier, qui se compte chaque fois en mois.

Soignez-le, car chaque compte ultérieur s’ouvre sur le solde de clôture du précédent, et le premier compte s’ouvre sur l’inventaire. Un compte oublié ou une maison sous-évaluée vous suivra dans chaque dépôt jusqu’à sa correction par un inventaire rectificatif.

Ce que contient le compte de gestion du curateur

Le format est fixé par le tribunal ou le commissaire, mais le contenu est partout le même :

• Le solde d’ouverture : les biens disponibles au début de la période, correspondant au compte précédent ou à l’inventaire.
• Les recettes, détaillées : chaque versement de pension, loyer, dividende, remboursement et produit de vente, avec la date et la provenance.
• Les dépenses, détaillées : chaque paiement, avec la date, le bénéficiaire, le montant et l’objet. Factures de l’établissement, frais médicaux, impôts, assurances, prime de caution et votre propre rémunération si le tribunal l’a approuvée.
• Les plus-values et moins-values sur les placements, ainsi que les biens vendus ou acquis.
• Le solde de clôture : les biens disponibles, avec les relevés à jour de chaque compte.
• Un rapprochement montrant que le solde d’ouverture, plus les recettes, moins les dépenses, est égal au solde de clôture.

Le commissaire de Virginie attendra des pièces justificatives (vouchers), c’est-à-dire des reçus ou des chèques encaissés, pour les dépenses, ainsi que des relevés bancaires couvrant toute la période. Les vérificateurs de DC et de New York attendent les mêmes justificatifs. Si vous ne pouvez pas produire un reçu, soyez prêt à expliquer le paiement d’une manière que le vérificateur peut contrôler. Notre pratique en curatelle prépare ces comptes pour ses clients et, plus souvent encore, répare des comptes déposés sans justificatifs suffisants.

Qui examine le compte et ce qu’il recherche

En Virginie, le commissaire aux comptes vérifie le compte et fait rapport à la circuit court. La Probate Division de DC dispose de son propre service d’audit. New York désigne un examinateur judiciaire. Chacun recherche les mêmes éléments : des paiements au curateur ou à des membres de sa famille, des retraits d’espèces inexpliqués, des virements entre comptes qui ne se retrouvent pas des deux côtés, des dépenses qui ne correspondent pas aux besoins de la personne, et des biens qui ont disparu d’un compte à l’autre sans vente ni ordonnance du tribunal.

Ils comparent aussi le compte à l’ordonnance. Si l’ordonnance exigeait une autorisation du tribunal avant de vendre un bien immobilier ou de faire des donations, et que le compte fait apparaître l’un ou l’autre sans autorisation au dossier, attendez-vous à une ordonnance de justification (show-cause notice). Le vérificateur n’est pas votre adversaire, mais il n’est pas non plus votre comptable : les questions vous sont renvoyées, et le compte n’est pas approuvé tant qu’elles restent sans réponse.

Les registres à tenir dès le premier jour

Les comptes sont faciles à établir si les registres existent, et presque impossibles dans le cas contraire. Utilisez un seul compte dédié, au nom de la personne, avec vous comme curateur, pour toutes les recettes et dépenses. Ne payez rien en espèces. Conservez chaque reçu dans un dossier ou un fichier numérisé classé par mois. Tenez un registre à jour, même un simple tableur, avec les mêmes colonnes que celles qu’exigera le compte. Gardez une copie de chaque ordonnance, autorisation et dépôt antérieur. Si vous vous rémunérez, tenez un relevé de votre temps et conservez l’ordonnance qui autorise la rémunération. Un curateur qui procède ainsi passe un après-midi sur son compte annuel ; celui qui ne le fait pas passe des semaines à reconstituer une année à partir des relevés. Les démarches à mettre en place pendant les premiers mois sont énumérées dans comment devenir curateur des finances d’un parent.

Lorsque le compte est en retard ou erroné

Un dépôt tardif déclenche une ordonnance de justification, c’est-à-dire une audience où vous devez vous expliquer. Des manquements répétés, ou un compte qui révèle une confusion des fonds, des paiements non justifiés ou des opérations à son propre profit (self-dealing), entraînent la révocation, une condamnation à rembourser le patrimoine (surcharge), une action contre la caution et, dans les cas graves, un signalement en vue de poursuites pénales. Même des erreurs de bonne foi, comme rémunérer un aidant familial sans autorisation du tribunal, peuvent entraîner une condamnation à rembourser si le vérificateur ne peut pas confirmer que le paiement a profité à la personne. La révocation et les étapes qui suivent sont décrites dans comment mettre fin à une curatelle ou changer de curateur.

Notez que le tuteur à la personne (guardian of the person) dépose un document différent : un rapport sur l’état et les conditions de vie de la personne, et non un compte financier. En Virginie, ce rapport est remis au service social local. Si vous exercez les deux fonctions, vous déposez les deux documents, chacun selon son propre calendrier. La page consacrée à la tutelle légale traite du volet personnel.

Si vous êtes curateur et que vous préparez votre premier compte annuel, ou si un commissaire ou un examinateur vous a interrogé sur un compte déjà déposé, une consultation avec Capitol Law Partners permet de mettre ce compte en état d’être approuvé. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

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