¿Cómo funciona un retainer de asesoría general para una empresa?

Un retainer de asesoría general es un acuerdo continuo en el que una firma de abogados actúa como el departamento legal externo de su empresa, normalmente a cambio de una tarifa mensual fija que cubre un alcance definido de trabajo de rutina. El trabajo que queda fuera de ese alcance, como un litigio o una transacción importante, se cotiza por separado. Esta estructura le da costos legales previsibles y un abogado al que puede llamar sin estar pendiente del reloj, y le da a la firma un motivo para conocer bien su negocio. Que funcione depende de qué tan claramente se redacten el alcance y las condiciones desde el principio.

La mayoría de los clientes de nuestra práctica de asesoría general y servicios consultivos trabaja con nosotros de esta manera, así que las preguntas siguientes son las que repasamos antes de cada contratación.

Estructuras de honorarios comunes

La palabra retainer se usa con poca precisión, así que conviene distinguir los modelos.

Tarifa mensual fija

Un monto determinado cada mes por una lista definida de servicios y, a menudo, por un volumen de trabajo previsto. Es la estructura más común para el trabajo continuo de asesoría general. Premia las consultas tempranas, porque llamar al abogado antes de firmar un contrato no cuesta nada adicional.

Por hora con un tope o presupuesto mensual

Usted paga por el tiempo dedicado, hasta un límite acordado, y se requiere una conversación antes de superarlo. Conviene a empresas cuyas necesidades cambian mucho de un mes a otro.

Bloques de horas prepagadas

La empresa compra un bloque de tiempo a una tarifa acordada y lo va consumiendo. Verifique si las horas no utilizadas vencen o se trasladan al período siguiente.

Acuerdos híbridos

Una tarifa fija para el núcleo de rutina, más una tarifa por hora o por proyecto para todo lo que quede fuera. Muchas empresas terminan aquí.

También puede encontrarse con un anticipo de honorarios: dinero pagado por adelantado que se mantiene en la cuenta fiduciaria de clientes (client trust account) de la firma hasta que se devenga. Las normas de ética exigen que los abogados mantengan los fondos de clientes aún no devengados separados del dinero propio de la firma, así que pregunte cómo se manejará cualquier anticipo.

Qué debe decir el alcance

Las disputas sobre el alcance causan la mayor parte de las fricciones en un retainer. Una buena descripción del alcance enumera lo que está incluido (por ejemplo, revisión de contratos comerciales estándar, consultas laborales, resoluciones de la junta directiva, un calendario de cumplimiento y un número determinado de reuniones de estrategia), lo que está excluido (litigios, financiamientos y adquisiciones, tramitación de patentes, investigaciones regulatorias) y cómo se cotiza y aprueba el trabajo fuera del alcance. También debe fijar las expectativas sobre los tiempos de respuesta e indicar quién del equipo de la firma se encarga de qué.

Revise su trabajo legal del último año antes de negociar. Si firma unos diez contratos con clientes al mes, dígalo. Un precio basado en un volumen realista es más estable que uno basado en suposiciones. Nuestro artículo sobre qué hace un asesor general externo da una idea de la carga de trabajo mensual típica.

Condiciones de la carta de contratación que debe leer con atención

La carta de contratación (engagement letter) es el contrato que rige la relación. Según las normas de ética que siguen la mayoría de los estados, un abogado debe comunicar el alcance de la representación y la base de sus honorarios, preferiblemente por escrito. Fíjese en:

• Quién es el cliente. Según la norma que regula a los clientes que son organizaciones (la Regla 1.13 en la mayoría de los estados), el cliente es la empresa, no sus propietarios ni sus directivos a título individual. Los fundadores que quieran asesoría personal sobre su propia participación o su patrimonio pueden necesitar una contratación separada.
• Conflictos de interés. La firma debe hacer una verificación de conflictos y revelar cualquier relación con sus contrapartes.
• Condiciones de facturación: cuándo se emiten las facturas, qué gastos se trasladan y cómo se resuelven las dudas sobre la facturación.
• Cambios de tarifas y una revisión anual de la tarifa fija.
• Terminación: normalmente cualquiera de las partes puede poner fin a la relación, pero la carta debe decir qué pasa con los asuntos pendientes y con sus archivos.
• Confidencialidad y manejo de datos, sobre todo si compartirá información sensible de clientes o empleados.

Cómo sacarle provecho a un retainer de asesoría general

Las empresas que más aprovechan un retainer lo usan pronto y a menudo. Envíe al abogado los borradores de contrato antes de la ronda de cambios, no después de la firma. Programe una reunión periódica, mensual o trimestral, para revisar las próximas contrataciones, operaciones y presentaciones. Entréguele al abogado los documentos de gobierno y los contratos clave para que ninguna llamada empiece desde cero. Y mida el valor tanto por los problemas evitados como por las horas utilizadas: una disputa que nunca ocurre nunca aparece en una factura.

Si un retainer empieza a sentirse poco adecuado, plantéelo. El alcance puede ajustarse, y una conversación franca sobre el volumen y las expectativas es parte de una relación sana. Si todavía está decidiendo entre este modelo y una contratación de tiempo completo, nuestra comparación entre un asesor general externo y un abogado interno puede ayudarle. Las empresas con mucho trabajo contractual suelen combinar el retainer con nuestro servicio de revisión de contratos y asesoría ejecutiva para las operaciones de mayor importancia.

Si está considerando un retainer de asesoría general y quiere un alcance y una estructura de honorarios que se ajusten a su carga de trabajo real, Capitol Law Partners puede explicarle las opciones. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

¿Necesita ayuda con este tema? Consulte nuestra página de asesoría general con retainer para empresas o programe una consulta.