¿Qué pasos legales implica expandir su empresa a otro estado?

Expandir su empresa a otro estado suele implicar cuatro pasos legales: registrar su empresa como entidad extranjera en el nuevo estado, abrir allí cuentas fiscales y de nómina, adaptar sus prácticas laborales a la ley de ese estado y obtener las licencias estatales o locales que exija su sector. Lo que activa estas obligaciones suele ser hacer negocios en el estado, lo que normalmente significa tener allí una oficina, empleados u operaciones presenciales regulares. Vender a distancia en un estado quizá no requiera registro, pero aun así puede generar obligaciones fiscales. Seguir el orden correcto ahorra dinero y evita sanciones en las que es fácil incurrir y tedioso deshacer.

La expansión a varios estados es un proyecto habitual de nuestra práctica de asesoría jurídica estratégica para empresas, porque toca a la vez el derecho societario, el fiscal, el laboral y el contractual.

Paso 1: decida si necesita registrarse y cómo hacerlo

Cada estado exige que las empresas de otros estados que realizan actividades comerciales en su territorio se registren, un trámite que suele llamarse registro como entidad extranjera (foreign qualification). Los estados definen ese concepto de distintas maneras, y la mayoría enumera actividades que por sí solas no cuentan, como tener una cuenta bancaria, defenderse en una demanda o realizar una transacción aislada. Abrir una oficina, contratar empleados que trabajen allí o mantener inventario en el estado normalmente sí cruza la línea.

Registrarse significa presentar la solicitud ante la oficina estatal de registro de empresas (en Virginia, la State Corporation Commission; en New York, el Department of State), designar un agente registrado (registered agent) con domicilio en el estado y presentar un certificado de vigencia (good standing) de su estado de origen. Algunos estados añaden sus propios requisitos. New York, por ejemplo, exige que las LLC recién constituidas y recién registradas publiquen un aviso en periódicos dentro de los 120 días, y no hacerlo puede suspender la autorización de la LLC para hacer negocios allí.

No registrarse tiene consecuencias. En la mayoría de los estados, una empresa no registrada no puede presentar una demanda ante los tribunales de ese estado hasta que se registre, y puede deber tasas atrasadas y multas. Sus contratos normalmente siguen siendo válidos, pero hacerlos cumplir se vuelve más difícil.

La alternativa es constituir una subsidiaria independiente en el nuevo estado. Eso puede aislar la responsabilidad de una operación más riesgosa, pero añade una segunda entidad que mantener, así que la mayoría de las empresas simplemente registran la que ya tienen.

Paso 2: abra las cuentas fiscales, de nómina y de seguros

Tener empleados o bienes en un estado suele crear allí un nexo fiscal (nexus) a efectos del impuesto sobre la renta. Desde la decisión de la Corte Suprema en South Dakota v. Wayfair, los estados también pueden exigir a los vendedores remotos que recauden el impuesto sobre las ventas en función de su actividad económica, como el volumen de ventas, sin ninguna presencia física. Trabaje con su contador para identificar las nuevas obligaciones, que pueden incluir:

• Registro para el impuesto estatal sobre la renta o el impuesto de franquicia (franchise tax).
• Registro para el impuesto sobre ventas y uso, si vende bienes o servicios gravables.
• Cuentas estatales de retención de nómina y de seguro de desempleo.
• Un seguro de accidentes de trabajo (workers’ compensation) que cumpla las normas del nuevo estado.
• Impuestos locales a las empresas, que algunas ciudades y condados cobran por separado.

Paso 3: adapte sus prácticas laborales al nuevo estado

El derecho laboral es donde la expansión sale mal con más frecuencia, porque las normas siguen al lugar donde trabaja el empleado. Un empleado remoto que vive en otro estado generalmente está cubierto por las normas de salarios, licencias y avisos de ese estado, aunque su sede esté en otro lugar.

Revise las normas sobre salario mínimo y horas extra, la licencia pagada por enfermedad, la frecuencia de pago, los plazos para el último pago de salario, los carteles y avisos obligatorios y las leyes de transparencia salarial. New York, por ejemplo, exige incluir rangos salariales en las ofertas de empleo. Las cláusulas restrictivas también varían: Virginia y Washington, DC limitan los acuerdos de no competencia para los trabajadores de menores ingresos, y otros estados van más lejos. Nuestro artículo sobre los pasos legales antes de contratar a su primer empleado cubre los aspectos básicos de incorporación que se aplican en cualquier estado nuevo. Actualice su manual del empleado con anexos estatales en lugar de depender de una sola política que no encaja en ningún lugar.

Paso 4: licencias, permisos y contratos locales

Las licencias profesionales y sectoriales suelen ser específicas de cada estado. Los contratistas, los prestadores de servicios de salud, las empresas de servicios financieros y muchos otros negocios necesitan una licencia en cada estado donde operan. Las ciudades y los condados también pueden exigir una licencia comercial general, una aprobación de zonificación o un permiso de ocupación para una nueva ubicación.

Revise los contratos que acompañan la expansión: el arrendamiento de una oficina (preste atención a las garantías personales y a los límites a la cesión), los acuerdos con proveedores locales y los contratos con clientes que fijan la ley aplicable. Nuestros abogados de revisión de contratos y asesoría ejecutiva pueden revisar el arrendamiento de una nueva ubicación antes de que usted se comprometa.

Planifique el orden de su expansión a otro estado

Un orden práctico es: decidir la estructura, registrarse, abrir las cuentas fiscales y de nómina, contratar los seguros, firmar el arrendamiento y, después, contratar personal. Contratar antes de registrarse y de configurar la nómina es el error más común, porque crea obligaciones en un estado donde todavía no está preparado para cumplirlas. Si está entrando a EE. UU. desde el extranjero en lugar de trasladarse entre estados, consulte nuestra guía sobre cómo estructurar la entrada de una empresa extranjera al mercado de EE. UU.

Si su empresa va a abrir una oficina, contratar empleados remotos o vender en un nuevo estado, Capitol Law Partners puede trazar los registros y los pasos de cumplimiento en el orden correcto. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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