¿Qué debe mostrar al tribunal la rendición de cuentas anual del curador?

La rendición de cuentas anual del curador (conservator’s annual accounting) debe mostrar al tribunal cada dólar que entró, cada dólar que salió y lo que queda, con un comprobante para cada partida. Parte del inventario que usted presentó después del nombramiento, enumera los ingresos y los egresos partida por partida y termina con los bienes existentes conciliados con los estados de cuenta bancarios y de inversión. En Virginia, la cuenta se presenta ante el comisionado de cuentas (commissioner of accounts); en Washington, DC, ante la División de Sucesiones (Probate Division); en New York, donde la función corresponde a un tutor de bienes (guardian of the property), ante un examinador judicial (court examiner). La tarea del revisor es encontrar discrepancias, y los curadores que se meten en problemas rara vez son los que robaron. Son los que no pudieron documentar lo que hicieron.

El inventario es el punto de partida

Todo lo que figura en la cuenta anual remite al inventario. Este enumera cada bien que la persona poseía en la fecha en que usted se habilitó (qualified) como curador, con su valor: los saldos de las cuentas a esa fecha, los bienes inmuebles según una tasación o un avalúo defendible, los vehículos, los bienes muebles de importancia y cualquier fuente de ingresos. Virginia exige que el inventario se presente ante el comisionado de cuentas dentro de los cuatro meses siguientes a la habilitación. El DC y New York exigen un inventario o un informe inicial según sus propios calendarios, cada uno medido en meses.

Hágalo bien, porque cada cuenta posterior empieza con el saldo final de la anterior, y la primera empieza con el inventario. Una cuenta bancaria omitida o una casa subvaluada lo acompañarán en cada presentación hasta que se corrijan mediante un inventario enmendado.

Qué contiene la rendición de cuentas anual del curador

El formato lo fija el tribunal o el comisionado, pero el contenido es el mismo en todas partes:

• Saldo inicial: los bienes existentes al comienzo del período, que deben coincidir con la cuenta anterior o con el inventario.
• Ingresos, detallados: cada depósito de pensión, pago de alquiler, dividendo, reembolso y producto de una venta, con su fecha y su origen.
• Egresos, detallados: cada pago, con fecha, beneficiario, monto y finalidad. Facturas del centro de cuidado, gastos médicos, impuestos, seguros, prima de la fianza y su propia remuneración, si el tribunal la aprobó.
• Ganancias y pérdidas de las inversiones, y cualquier bien vendido o adquirido.
• Saldo final: los bienes existentes, con estados actualizados de cada cuenta.
• Una conciliación que demuestre que el saldo inicial más los ingresos menos los egresos es igual al saldo final.

El comisionado de Virginia esperará comprobantes (vouchers), es decir, recibos o cheques cobrados, para los egresos, y estados bancarios que cubran todo el período. Los revisores del DC y de New York esperan el mismo respaldo. Si no puede presentar un recibo, prepárese para explicar el pago de una manera que el revisor pueda verificar. Nuestra práctica de curatela (conservatorship) prepara estas cuentas para los clientes y, con más frecuencia, repara cuentas que se presentaron sin el respaldo adecuado.

Quién revisa la cuenta y qué busca

En Virginia, el comisionado de cuentas audita la cuenta e informa al tribunal de circuito. La División de Sucesiones del DC tiene su propio personal de auditoría. New York asigna un examinador judicial. Todos buscan lo mismo: pagos al curador o a familiares, retiros en efectivo sin explicación, transferencias entre cuentas que no coinciden en ambos lados, gastos que no corresponden a las necesidades de la persona y bienes que desaparecieron de una cuenta a la siguiente sin una venta ni una orden judicial.

También comparan la cuenta con la orden. Si la orden exigía aprobación judicial antes de vender bienes inmuebles o hacer donaciones, y la cuenta muestra alguna de las dos cosas sin una aprobación en el expediente, cuente con un aviso para mostrar causa. El revisor no es su adversario, pero tampoco es su contador; las preguntas vuelven a usted, y la cuenta no se aprueba hasta que se respondan.

Los registros que debe llevar desde el primer día

La rendición de cuentas es fácil si los registros existen y casi imposible si no existen. Use una sola cuenta exclusiva a nombre de la persona, con usted como curador, para todos los ingresos y egresos. No pague nada en efectivo. Guarde cada recibo en una carpeta o en un archivo escaneado, ordenado por mes. Lleve un libro de cuentas al día, aunque sea una hoja de cálculo sencilla, con las mismas columnas que exigirá la cuenta. Guarde copias de cada orden judicial, cada aprobación y cada presentación anterior. Si se paga a sí mismo, lleve un registro de horas y conserve la orden que autoriza la remuneración. Un curador que hace esto dedica una tarde a la cuenta anual; uno que no lo hace pasa semanas reconstruyendo un año a partir de estados de cuenta. Los pasos de organización de los primeros meses se enumeran en cómo ser curador de las finanzas de su padre o madre.

Cuando la cuenta se presenta tarde o con errores

La presentación tardía da lugar a una orden para mostrar causa (show-cause order), es decir, a una audiencia en la que usted debe dar explicaciones. El incumplimiento reiterado, o una cuenta que revela mezcla de fondos (commingling), pagos sin documentar u operaciones en beneficio propio (self-dealing), conduce a la remoción, a una orden de reintegrar al patrimonio lo perdido (surcharge), a un reclamo contra la fianza y, en casos graves, a una remisión para un proceso penal. Incluso los errores de buena fe, como pagar a un familiar cuidador sin aprobación judicial, pueden dar lugar a una orden de reintegro si el revisor no puede confirmar que el pago benefició a la persona. La remoción y los pasos que la siguen se describen en cómo terminar una curatela o cambiar al curador.

Tenga en cuenta que un tutor de la persona presenta un documento distinto: un informe sobre el estado y la situación de vivienda de la persona, no una cuenta financiera. En Virginia, ese informe se presenta ante el departamento local de servicios sociales. Si usted ocupa ambos cargos, presenta ambos documentos, cada uno según su propio calendario. La página de tutela legal cubre el aspecto personal.

Si es curador y se enfrenta a su primera rendición de cuentas anual, o ha recibido preguntas de un comisionado o un examinador sobre una que ya presentó, una consulta con Capitol Law Partners puede dejar la cuenta en condiciones de ser aprobada. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

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