¿Qué pasos legales debe seguir antes de contratar a su primer empleado?

Contratar a su primer empleado convierte a su negocio en empleador según las leyes federales y estatales, y los trámites empiezan antes del primer día de trabajo. Como mínimo, necesita un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, EIN), cuentas estatales de impuestos sobre la nómina y de seguro de desempleo, los Formularios I-9 y W-4 completados, un reporte al registro estatal de nuevas contrataciones y un seguro de accidentes de trabajo (workers’ compensation) donde sea obligatorio. Hay dos decisiones igual de importantes, porque son más difíciles de corregir después: si la persona es realmente un empleado y no un contratista, y si el puesto está exento del pago de horas extra.

Establecer bien estas bases forma parte de la planificación del crecimiento en nuestro servicio de asesoría jurídica estratégica para empresas. Este es el orden que recomendamos.

Antes de la oferta: clasificación y régimen de horas extra

Empiece por confirmar que el trabajador es un empleado. El IRS analiza el control del comportamiento, el control financiero y la relación entre las partes; el Departamento de Trabajo aplica una prueba de realidad económica (economic reality) a efectos de salarios y horas; y algunos estados usan pruebas más estrictas que presumen la condición de empleado. Si usted fija el horario, proporciona las herramientas y dirige cómo se hace el trabajo, probablemente tiene un empleado. Clasificar erróneamente a un empleado como contratista puede generar impuestos atrasados, horas extra impagas, multas y reclamaciones por prestaciones.

Después, decida si el puesto está exento o no exento según la Ley de Normas Justas de Trabajo (Fair Labor Standards Act). La condición de exento generalmente exige tanto un salario igual o superior al umbral aplicable como funciones que encajen en una exención, como el trabajo ejecutivo, administrativo o profesional. El título del puesto no lo decide. A los empleados no exentos se les deben pagar horas extra por las horas que superen las 40 en una semana laboral, y la ley estatal puede añadir salarios mínimos más altos u otros requisitos.

Registros fiscales y seguros

Obtenga un EIN del IRS si todavía no lo tiene y luego regístrese en su estado para la retención del impuesto sobre la renta y el seguro de desempleo. Configure la nómina, de forma interna o mediante un proveedor de nómina, para que las retenciones federales y estatales, el Seguro Social y Medicare, y los impuestos de desempleo se depositen a tiempo. Los depósitos tardíos de impuestos sobre la nómina son una de las formas más rápidas en que una pequeña empresa acumula multas.

El seguro de accidentes de trabajo es obligatorio en la mayoría de los estados una vez que se tienen empleados. New York y Washington, DC lo exigen a casi todos los empleadores, mientras que en Virginia la obligación depende de cuántos empleados tenga de forma regular. Verifique la norma de cada estado donde trabajen sus empleados.

Los trámites del primer día de su primer empleado

Formulario I-9

Todo empleador debe verificar la identidad y la autorización de trabajo de cada nueva contratación en el Formulario I-9. El empleado completa la Sección 1 a más tardar el primer día de trabajo, y el empleador debe examinar los documentos y completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del empleo. Guarde los I-9 separados de los expedientes de personal y consérvelos durante el período exigido después de que termine la relación laboral. E-Verify es voluntario para la mayoría de los empleadores privados, pero obligatorio para algunos contratistas federales y en algunos estados. Si planea patrocinar a un trabajador extranjero, empiece mucho antes de la fecha de inicio prevista; nuestra guía sobre el calendario y el proceso de la visa H-1B explica por qué importa el calendario.

Formulario W-4 y formularios estatales de retención

El empleado completa el Formulario W-4 para que usted pueda retener correctamente el impuesto federal sobre la renta, además de cualquier formulario estatal equivalente.

Reporte de nuevas contrataciones

La ley federal exige que los empleadores reporten las nuevas contrataciones al registro estatal de nuevas contrataciones dentro de los 20 días siguientes a la contratación, y algunos estados fijan plazos más cortos.

Avisos obligatorios

Exhiba los carteles de las leyes laborales federales y estatales, y entregue los avisos escritos que su estado exija al contratar. New York, por ejemplo, exige un aviso salarial por escrito al momento de la contratación que indique la tarifa de pago y el día habitual de pago.

La carta de oferta y las políticas básicas

Ponga la oferta por escrito: el puesto, el salario y la frecuencia de pago, la condición de exento o no exento, la fecha de inicio, el régimen de empleo a voluntad (at-will) y cualquier condición, como una verificación de antecedentes. Mantenga un lenguaje coherente con el empleo a voluntad, porque las promesas de estabilidad laboral en una carta de oferta pueden interpretarse como un contrato.

Pida al empleado que firme un acuerdo de confidencialidad y cesión de invenciones al momento de la contratación. Así se asegura de que la empresa sea dueña de lo que el empleado crea, lo cual importa cuando usted levanta capital o vende el negocio; consulte nuestro artículo sobre la preparación legal antes de levantar capital. Tenga cuidado con los acuerdos de no competencia: Virginia y Washington, DC los restringen para los trabajadores de menores ingresos, y las normas siguen cambiando.

Incluso un equipo pequeño se beneficia de un manual breve que cubra las políticas contra el acoso y la discriminación, un procedimiento de quejas, el registro de horas y las licencias. New York y Washington, DC exigen licencia pagada por enfermedad.

Planifique las próximas contrataciones

Muchas leyes laborales solo se aplican a partir de cierto número de empleados, como la ley federal contra la discriminación a partir de 15 empleados y la licencia familiar y médica federal a partir de 50. Lleve la cuenta de su plantilla y revise sus políticas a medida que crece. Si prevé contratar en más de un estado, nuestra guía sobre cómo expandir su empresa a otro estado cubre los registros adicionales. Para las consultas laborales continuas, nuestros servicios de asesoría general externa le dan un abogado al que llamar antes de cada decisión de contratación.

Si está por contratar a su primer empleado y quiere que la clasificación, los trámites y la carta de oferta estén en orden desde el primer día, Capitol Law Partners puede organizarlo con usted. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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