Cómo registrar derechos de autor en línea, paso a paso

Un registro de derechos de autor tiene tres partes: una solicitud completa, una copia de depósito de la obra y la tarifa de presentación. La fecha de efecto del registro es el día en que la Oficina de Derechos de Autor (U.S. Copyright Office) recibe las tres en forma aceptable, no el día en que llega el certificado, de modo que una presentación completa hecha hoy lo protege desde hoy aunque el examen tarde más. La mayoría de los errores que vemos provienen de las decisiones dentro de la solicitud y no de la carga de archivos en sí. Este artículo explica cómo registrar derechos de autor en línea en el orden en que el sistema lo presenta, y señala los campos que provocan denegaciones o certificados débiles. Si necesita ayuda con la presentación, nuestro servicio de registro de derechos de autor se encarga de la solicitud de principio a fin.

Paso uno: elija la solicitud correcta para registrar derechos de autor en línea

El sistema en línea de la Oficina de Derechos de Autor, conocido como eCO, ofrece varias vías de solicitud, y elegir la equivocada hace perder la tarifa.

La Solicitud Estándar (Standard Application) sirve para cualquier obra individual y es la opción por defecto. La Solicitud Única (Single Application) es una opción de menor costo, limitada a una sola obra de un solo autor que además es su único titular, siempre que la obra no sea un trabajo por encargo (work made for hire) y no contenga material de otras personas. Una empresa que registra código escrito por sus empleados no puede usarla, porque la empresa es la autora en virtud de la doctrina del trabajo por encargo, y la Oficina considera que eso queda fuera de los límites de la Solicitud Única.

Las solicitudes grupales cubren muchas obras en una sola presentación. Al momento de escribir este artículo, las opciones incluyen un grupo de obras inéditas (hasta diez), un grupo de fotografías publicadas o inéditas (hasta 750) y un grupo de obras literarias breves en línea, como entradas de blog, cada una dentro de un rango de palabras y todas publicadas dentro de un periodo de tres meses. Son la vía eficiente para fotógrafos, escritores y editoriales que necesitan mantener cubierto el plazo de tres meses posterior a la publicación sin presentar solicitudes cada semana.

Paso dos: describa la obra con precisión

El formulario pide el tipo de obra (literaria, artes visuales, artes escénicas, grabación sonora, obra cinematográfica), el título y el año de finalización. El año de finalización es el año en que se terminó la versión que usted deposita, no el año en que empezó el proyecto.

Luego viene la condición de publicación, que es el campo que con más frecuencia se responde mal. Una obra está publicada cuando se distribuyen copias al público mediante venta, alquiler, arrendamiento o préstamo, o cuando se ofrece distribuirlas a un grupo para su distribución posterior. Publicar en su propio sitio web es una zona gris que la Oficina no ha resuelto del todo; muchos solicitantes consideran que publicar en línea equivale a publicación, y la Oficina acepta la determinación razonable del solicitante. La respuesta importa porque las obras publicadas tienen reglas de depósito diferentes y porque el plazo de tres meses para los daños legales preestablecidos (statutory damages) corre desde la primera publicación. Si la obra está publicada, usted indica la fecha y el país de la primera publicación.

Paso tres: identifique al autor y al reclamante

El autor es la persona que creó la obra, o el empleador si se trata de un trabajo por encargo. Responda con cuidado la pregunta sobre el trabajo por encargo. Decir que sí respecto de la obra de un contratista cuando no existe un acuerdo escrito que cumpla los requisitos produce un certificado con una declaración falsa, que el demandado usará en su contra. La diferencia se explica en nuestro artículo sobre el trabajo por encargo frente a la cesión.

El reclamante es el titular en el momento de la presentación. Si el reclamante no es el autor, el formulario exige una declaración de transferencia, por lo general “por acuerdo escrito” (by written agreement). Tenga la cesión firmada en sus archivos antes de afirmarlo. La autoría anónima o bajo seudónimo puede indicarse si el autor prefiere no figurar en el registro público.

Paso cuatro: limite la reclamación cuando haga falta

Si la obra contiene material que no es suyo o que ya está registrado, la sección de limitación de la reclamación es donde debe indicarlo. Usted excluye el material preexistente (contenido de dominio público, imágenes de archivo licenciadas, código abierto, una versión publicada o registrada anteriormente) y describe el material nuevo que reclama (texto nuevo, código revisado, ilustraciones añadidas). Omitir esta sección en una obra revisada puede llevar a una denegación o a un certificado que reclama más de lo debido. Un registro de la versión 2.0 de un programa cubre solo lo que cambió desde la versión 1.0 si la 1.0 se registró por separado.

Paso cinco: cargue el depósito

Para las obras inéditas y las obras publicadas solo en formato electrónico, el depósito se carga como un archivo en un formato aceptado. Para las obras publicadas en formato físico, la Oficina puede exigir que se envíen por correo copias físicas de la mejor edición (best edition), y el sistema genera una etiqueta de envío para ese fin. El software tiene sus propias reglas de depósito, incluidas opciones para tachar las partes del código fuente que son secretos comerciales, que nuestro artículo sobre el registro de derechos de autor para software trata en detalle. El depósito debe coincidir con la obra descrita en la solicitud; una discrepancia es un motivo frecuente de comunicaciones del examinador.

Paso seis: pague, certifique y espere

Pague la tarifa de presentación vigente que figura en el arancel de la Oficina de Derechos de Autor, con tarjeta o con cuenta de depósito, certifique que las declaraciones son ciertas y envíe la solicitud. Recibirá una confirmación por correo electrónico con un número de caso; esa confirmación, no el certificado, establece su fecha de efecto. El examinador puede enviarle comunicaciones para pedir aclaraciones, que tienen un plazo de respuesta y deben contestarse con prontitud. Si la solicitud se aprueba, el certificado se envía por correo. Si se deniega, usted dispone de un plazo para pedir una reconsideración, un proceso que se describe en nuestro artículo sobre por qué la Oficina de Derechos de Autor deniega algunos registros.

Los tiempos de tramitación varían según el tipo de solicitud y según si hacen falta comunicaciones con el examinador. La Oficina publica estimaciones actualizadas, y la tramitación especial (special handling) está disponible por una tarifa mayor cuando hay un litigio o una inscripción aduanera pendiente.

Después de que se emite el certificado

Compare cada campo del certificado con lo que usted pretendía. Los errores pueden corregirse mediante un registro suplementario, que se agrega al expediente en lugar de reemplazarlo. Inscriba ante la Oficina cualquier cesión posterior para que el registro público refleje la titularidad. Para las empresas con una producción constante de obras, un calendario de presentaciones vinculado a las fechas de publicación es el hábito más útil, y nuestra página de gestión de portafolio de PI describe cómo se mantiene ese control de plazos.

Si va a registrar un conjunto de obras o una obra con titularidad mixta, una consulta con Capitol Law Partners puede definir el tipo de solicitud, el reclamante y el depósito antes de presentar. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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