O que a prestação de contas anual do curador precisa mostrar?

A prestação de contas anual do curador (conservator’s annual accounting) precisa mostrar ao tribunal cada dólar que entrou, cada dólar que saiu e o que sobrou, com comprovante para cada lançamento. Ela parte do inventário que você apresentou depois da nomeação, lista as entradas e saídas linha por linha e termina com os bens em mãos conciliados com os extratos bancários e da corretora. Na Virginia, as contas vão para o commissioner of accounts; em Washington, DC, para a Probate Division; em New York, onde a função é a de guardian of the property, para um examinador do tribunal (court examiner). O trabalho do revisor é encontrar discrepâncias, e os curadores que se complicam raramente são os que roubaram. São os que não conseguiram documentar o que fizeram.

O inventário é o ponto de partida

Tudo na prestação de contas anual remonta ao inventário. Ele lista cada bem que a pessoa possuía na data da sua habilitação, com um valor: saldos das contas naquela data, imóveis por uma avaliação ou um valor fiscal defensável, veículos, bens pessoais relevantes e qualquer fonte de renda. A Virginia exige que o inventário seja apresentado ao commissioner of accounts dentro de quatro meses da habilitação. DC e New York exigem um inventário ou relatório inicial em seus próprios prazos, ambos contados em meses.

Acerte nesse ponto, porque cada prestação de contas posterior começa com o saldo final da anterior, e a primeira começa com o inventário. Uma conta esquecida ou uma casa subavaliada vai acompanhar você em todas as apresentações até ser corrigida por um inventário retificado.

O que contém cada prestação de contas anual do curador

O formato é definido pelo tribunal ou pelo commissioner, mas o conteúdo é o mesmo em todo lugar:

• Saldo inicial: os bens em mãos no início do período, compatíveis com a prestação de contas anterior ou com o inventário.
• Entradas, discriminadas: cada depósito de aposentadoria, pagamento de aluguel, dividendo, reembolso e produto de venda, com data e origem.
• Saídas, discriminadas: cada pagamento, com data, beneficiário, valor e finalidade. Contas da instituição de cuidados, despesas médicas, impostos, seguros, prêmio da caução e sua própria remuneração, se o tribunal a tiver aprovado.
• Ganhos e perdas com investimentos, e quaisquer bens vendidos ou adquiridos.
• Saldo final: os bens em mãos, com extratos atualizados de cada conta.
• Uma conciliação mostrando que o saldo inicial, mais as entradas, menos as saídas, é igual ao saldo final.

O commissioner da Virginia vai esperar comprovantes (vouchers), ou seja, recibos ou cheques compensados, para as saídas, e extratos bancários que cubram todo o período. Os revisores de DC e New York esperam o mesmo respaldo. Se você não conseguir apresentar um recibo, prepare-se para explicar o pagamento de um jeito que o revisor possa verificar. Nossa área de curatela prepara essas prestações de contas para clientes e, com mais frequência, corrige contas que foram apresentadas sem o respaldo adequado.

Quem revisa as contas e o que procura

Na Virginia, o commissioner of accounts audita as contas e se reporta ao circuit court. A Probate Division de DC tem sua própria equipe de auditoria. New York designa um examinador do tribunal. Cada um procura as mesmas coisas: pagamentos ao curador ou a familiares, saques em dinheiro sem explicação, transferências entre contas que não batem dos dois lados, gastos que não condizem com as necessidades da pessoa e bens que sumiram de uma prestação de contas para a seguinte sem uma venda ou uma ordem judicial.

Eles também comparam as contas com a ordem. Se a ordem exigia autorização judicial antes de vender imóveis ou fazer doações, e as contas mostram qualquer uma dessas operações sem autorização nos autos, espere uma intimação para justificar (show-cause notice). O revisor não é seu adversário, mas também não é seu contador; as perguntas voltam para você, e as contas só são aprovadas quando elas são respondidas.

Registros que devem ser mantidos desde o primeiro dia

A prestação de contas é fácil se os registros existem e quase impossível se não existem. Use uma única conta exclusiva em nome da pessoa, com você como curador, para todas as entradas e saídas. Não pague nada em dinheiro vivo. Guarde cada recibo em uma pasta ou em um arquivo digitalizado, organizado por mês. Mantenha um livro-caixa atualizado, mesmo que seja uma planilha simples, com as mesmas colunas que a prestação de contas vai exigir. Guarde cópias de todas as ordens judiciais, autorizações e apresentações anteriores. Se você se remunera, mantenha um registro de horas e a ordem que autoriza a remuneração. Um curador que faz isso gasta uma tarde na prestação de contas anual; um que não faz passa semanas reconstruindo um ano a partir de extratos. Os passos de organização dos primeiros meses estão em como se tornar curador das finanças do pai ou da mãe.

Quando as contas atrasam ou estão erradas

A apresentação atrasada gera uma ordem para justificar (show-cause order), o que significa uma audiência em que você precisa se explicar. A falha repetida, ou uma prestação de contas que revele mistura de recursos, pagamentos sem comprovação ou autonegociação (self-dealing), leva à destituição, a uma ordem para ressarcir o patrimônio (surcharge), a uma cobrança contra a caução e, em casos graves, a um encaminhamento para a esfera criminal. Até erros de boa-fé, como pagar um familiar cuidador sem autorização judicial, podem gerar um surcharge se o revisor não conseguir confirmar que o pagamento beneficiou a pessoa. A destituição e os passos seguintes estão descritos em como encerrar uma curatela ou trocar o curador.

Observe que o tutor da pessoa (guardian of the person) apresenta um documento diferente: um relatório sobre a condição e a situação de moradia da pessoa, e não uma prestação de contas financeira. Na Virginia, esse relatório vai para o departamento local de serviços sociais. Se você exerce as duas funções, apresenta os dois documentos, cada um em seu calendário. A página de tutela legal trata do lado pessoal.

Se você é curador e está diante da sua primeira prestação de contas anual, ou recebeu perguntas de um commissioner ou examinador sobre uma que já apresentou, uma consulta com a Capitol Law Partners pode deixar as contas em condições de serem aprovadas. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Sena Sahin. Orientação clara para indivíduos, famílias e proprietários de empresas.

Precisa de ajuda com este tema? Veja nossa página de inventários e prestações de contas na curatela ou agende uma consulta.