Como funciona a petição L-1A de novo escritório?

A petição L-1A de novo escritório (new office) é o instrumento que uma empresa estrangeira usa para enviar um de seus executivos ou gerentes aos Estados Unidos a fim de abrir uma subsidiária, afiliada ou filial que exerce atividade comercial há menos de um ano. O USCIS trata esse caso de forma diferente de um L-1A comum: a aprovação é limitada a um ano, as provas se concentram no plano e não no histórico, e a prorrogação ao final desse ano é o momento em que muitas empresas enfrentam problemas. Se você está abrindo o seu primeiro escritório nos EUA, a forma como a empresa é estruturada nos meses anteriores ao protocolo decide a maior parte do caso.

Quando uma petição L-1A é um caso de novo escritório

A regulamentação define novo escritório como uma entidade americana que exerce atividade comercial por meio de uma matriz, filial, afiliada ou subsidiária há menos de um ano. “Exercer atividade comercial” (doing business) significa a prestação regular, sistemática e contínua de bens ou serviços. Por isso, uma empresa constituída há dezoito meses que só assinou o seu primeiro contrato no mês passado ainda é um novo escritório. A classificação importa porque muda o padrão de prova. Em vez de demonstrar que a operação nos EUA já comporta um cargo gerencial, o peticionário precisa demonstrar que ela o comportará dentro de um ano. Nossa prática de visto L-1A de transferência intraempresa dedica a maior parte do trabalho com novos escritórios a essa única pergunta voltada para o futuro.

Três elementos precisam estar presentes antes do protocolo da petição. Primeiro, a empresa precisa ter garantido instalações físicas suficientes para abrigar o novo escritório. Um contrato de locação assinado ou uma escritura é a prova usual; um escritório virtual ou um simples endereço para correspondência normalmente não basta. Segundo, o transferido precisa ter trabalhado para a entidade estrangeira qualificada por um ano contínuo dentro dos três anos anteriores ao protocolo, em capacidade executiva ou gerencial. Terceiro, a entidade americana precisa demonstrar que comportará um cargo executivo ou gerencial dentro de um ano após a aprovação. Para isso, o USCIS analisa a natureza proposta do escritório, o seu escopo, a sua estrutura organizacional e as suas metas financeiras, o valor do investimento nos EUA, a capacidade da entidade estrangeira de remunerar o transferido e de começar a fazer negócios nos Estados Unidos, e a estrutura organizacional da entidade estrangeira.

O plano de negócios é a petição

Em um caso de escritório já estabelecido, os registros da folha de pagamento e os organogramas sustentam o argumento. Em um caso de novo escritório, quem sustenta o argumento é o plano de negócios. Um plano que funciona para o USCIS é específico em quatro pontos: o que a empresa americana vai vender, quem ela vai contratar e quando, como o cargo do transferido se tornará predominantemente gerencial quando essa equipe estiver formada, e de onde vem o dinheiro. Um cronograma de contratações crível é a parte que mais costuma faltar. Se o plano diz que o gerente supervisionará cinco profissionais até o décimo segundo mês, a petição deve mostrar que a matriz estrangeira tem recursos para remunerá-los e um mercado que justifique essas contratações.

Ajuda constituir e capitalizar a entidade americana corretamente antes do protocolo. Os atos constitutivos (articles of organization), o EIN, uma conta bancária nos EUA abastecida pela matriz e os documentos societários que demonstram o controle até a empresa estrangeira entram todos na lista de anexos. Se a estrutura societária ainda não foi montada, a equipe de constituição e estruturação de empresas da CLP pode organizá-la de modo que a cadeia societária sustente tanto o L-1A quanto, mais tarde, o green card.

O que a aprovação do primeiro ano permite

O L-1A de novo escritório é aprovado por um ano. O transferido pode entrar em status L-1A, o cônjuge pode trabalhar com status L-2 e a empresa pode começar a operar. O prazo de um ano também é o limite: quando a prorrogação for protocolada, a operação nos EUA precisa parecer uma empresa que comporta um gerente, e não um plano para isso.

Mantenha registros desde o primeiro dia pensando na prorrogação:

• Registros da folha de pagamento e Formulários W-2 ou 1099 de cada pessoa contratada nos EUA, com as datas de início.
• Organogramas que mostrem quem se reporta ao transferido e o que cada subordinado faz.
• Contratos, faturas, extratos bancários e declarações fiscais que comprovem que o escritório exerce atividade comercial.
• Provas de que as instalações estão em uso, como o contrato de locação, contas de serviços públicos e fotografias.
• Uma breve descrição das funções do transferido, com o percentual de tempo dedicado a tarefas gerenciais.

A prorrogação no décimo segundo mês

A petição de prorrogação é uma segunda análise, e o USCIS a examina à luz do que o plano original prometia. A regulamentação exige provas de que as entidades americana e estrangeira continuam sendo organizações qualificadas e de que a entidade americana exerceu atividade comercial durante o último ano, além de uma declaração das funções do transferido nesse ano e das funções previstas para o próximo período, um quadro de pessoal com datas de contratação e descrições de cargo, e demonstrações financeiras que mostrem a situação da operação. Se o escritório contratou duas pessoas em vez de seis, diga isso e explique como o gerente ainda passa a maior parte do dia gerenciando. O silêncio sobre um resultado abaixo do previsto pesa mais do que uma explicação franca.

As prorrogações de escritórios estabelecidos são concedidas em períodos de dois anos, até o máximo de sete anos do L-1A. A primeira prorrogação do novo escritório é a que tem a maior taxa de insucesso, porque equipes pequenas abrem espaço para o argumento de que o transferido executa o trabalho em vez de dirigi-lo. As regras gerais de qualificação do L-1 continuam valendo, mas a prorrogação do novo escritório depende das operações.

Alternativas e próximos passos

Nem toda primeira contratação nos EUA exige um L-1A de novo escritório. Um fundador de um país com tratado que esteja investindo recursos próprios pode se encaixar melhor no visto E-2 de investidor por tratado, que não exige um ano de trabalho no exterior nem impõe o limite de um ano aplicado ao novo escritório. Um grupo com três ou mais entidades relacionadas e presença estabelecida nos EUA pode dispensar totalmente as petições individuais com uma petição blanket L, embora um escritório americano recém-aberto só se qualifique para o blanket depois de operar por um ano.

O retorno de longo prazo de um L-1A de novo escritório é o green card EB-1C para gerentes multinacionais. Essa categoria exige que a empresa americana exerça atividade comercial há pelo menos um ano, e é por isso que a maioria dos transferidos de novo escritório protocola o I-140 depois que a primeira prorrogação é aprovada. As provas dos dois pedidos se sobrepõem em grande parte, e a página do green card EB-1C descreve como planejamos os dois protocolos em conjunto.

Se a sua empresa está se preparando para abrir um escritório nos EUA e transferir um gerente ou executivo para cá, a Capitol Law Partners pode avaliar se o L-1A de novo escritório é adequado e montar o histórico tanto da petição inicial quanto da prorrogação. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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