Quais passos jurídicos envolve expandir a empresa para outro estado?

Expandir a empresa para outro estado normalmente envolve quatro passos jurídicos: registrar a sua empresa como entidade estrangeira (foreign entity, termo que nos EUA designa a empresa constituída em outro estado) no novo estado, abrir lá as contas fiscais e de folha de pagamento, adaptar suas práticas trabalhistas à lei desse estado e obter as licenças estaduais ou locais que o seu setor exige. O gatilho geralmente é exercer atividade no estado (doing business), o que costuma significar ter lá um escritório, funcionários ou operações presenciais regulares. Vender para um estado a distância pode não exigir registro, mas ainda assim pode criar obrigações tributárias. Acertar a ordem economiza dinheiro e evita penalidades fáceis de sofrer e trabalhosas de desfazer.

A expansão para vários estados é um projeto frequente da nossa área de orientação jurídica estratégica para empresas, porque envolve ao mesmo tempo direito societário, tributário, trabalhista e contratual.

Passo 1: decida se precisa se registrar, e como

Cada estado exige que empresas de fora que exercem atividade em seu território se registrem, um processo muitas vezes chamado de foreign qualification. Os estados definem a expressão de maneiras diferentes, e a maioria lista atividades que, isoladamente, não contam, como manter uma conta bancária, defender-se em um processo ou realizar uma transação isolada. Abrir um escritório, contratar funcionários que trabalhem lá ou manter estoque no estado geralmente ultrapassa esse limite.

O registro significa protocolar o pedido no órgão estadual de registro de empresas (na Virginia, a State Corporation Commission; em New York, o Department of State), nomear um agente registrado (registered agent) com endereço no estado e apresentar uma certidão de situação regular (good standing) do estado de origem. Alguns estados acrescentam exigências próprias. New York, por exemplo, exige que LLCs recém-constituídas e recém-registradas publiquem um aviso em jornais dentro de 120 dias, e a falta de publicação pode suspender a autorização da LLC para exercer atividades no estado.

Deixar de se registrar tem consequências. Na maioria dos estados, uma empresa não registrada não pode propor uma ação nos tribunais desse estado até se registrar, e pode dever taxas atrasadas e penalidades. Seus contratos geralmente continuam válidos, mas fica mais difícil fazê-los valer.

A alternativa é constituir uma subsidiária separada no novo estado. Isso pode isolar a responsabilidade de uma operação mais arriscada, mas acrescenta uma segunda entidade para manter, por isso a maioria das empresas simplesmente registra a que já existe.

Passo 2: abra as contas fiscais, de folha e de seguro

Ter funcionários ou bens em um estado normalmente cria nexo para fins de imposto de renda (income tax nexus) nesse estado. Desde a decisão da Suprema Corte em South Dakota v. Wayfair, os estados também podem exigir que vendedores a distância recolham o imposto sobre vendas (sales tax) com base na atividade econômica, como o volume de vendas, sem nenhuma presença física. Trabalhe com o seu contador para mapear as novas obrigações, que podem incluir:

• Registro para o imposto de renda estadual ou para o franchise tax.
• Registro para o imposto sobre vendas e uso (sales and use tax), se você vende bens ou serviços tributáveis.
• Contas estaduais de retenção na folha e de seguro-desemprego.
• Cobertura de seguro de acidentes de trabalho (workers’ compensation) que atenda às regras do novo estado.
• Tributos locais sobre empresas, que algumas cidades e condados cobram separadamente.

Passo 3: ajuste as práticas trabalhistas ao novo estado

O direito do trabalho é onde a expansão mais dá errado, porque as regras acompanham o local de trabalho do empregado. Um funcionário remoto que mora em outro estado geralmente está sujeito às regras de salário, licenças e avisos desse estado, mesmo que a sua sede fique em outro lugar.

Revise as regras de salário mínimo e horas extras, licença remunerada por doença, periodicidade de pagamento, prazos para o pagamento final na rescisão, cartazes e avisos obrigatórios e leis de transparência salarial. New York, por exemplo, exige faixas salariais nos anúncios de vagas. As cláusulas restritivas também variam: a Virginia e Washington, DC limitam cláusulas de não concorrência para trabalhadores de menor remuneração, e outros estados vão além. Nosso artigo sobre os passos jurídicos antes de contratar o primeiro funcionário trata do básico da integração que se aplica em qualquer novo estado. Atualize o seu manual do funcionário com suplementos estaduais, em vez de depender de uma única política que não se encaixa em lugar nenhum.

Passo 4: licenças, alvarás e contratos locais

As licenças profissionais e setoriais geralmente são específicas de cada estado. Empreiteiros, prestadores de serviços de saúde, empresas de serviços financeiros e muitos outros negócios precisam de licença em cada estado onde operam. Cidades e condados também podem exigir uma licença geral de funcionamento, aprovação de zoneamento ou um alvará de ocupação para um novo local.

Revise os contratos que acompanham a expansão: a locação do escritório (atenção a garantias pessoais e a limites à cessão), os contratos com fornecedores locais e os contratos com clientes que definem a lei aplicável. Nossos advogados de revisão de contratos e assessoria executiva podem revisar a locação de um novo local antes que você se comprometa.

Planeje a ordem para expandir a empresa para outro estado

Uma ordem prática é: definir a estrutura, registrar a empresa, abrir as contas fiscais e de folha, contratar os seguros, assinar a locação e, por fim, contratar pessoas. Contratar antes do registro e da configuração da folha é o erro mais comum, porque cria obrigações em um estado onde você ainda não está preparado para cumpri-las. Se você está entrando nos EUA a partir do exterior, e não se expandindo entre estados, veja nosso guia sobre como estruturar a entrada de uma empresa estrangeira no mercado americano.

Se a sua empresa vai abrir um escritório, contratar funcionários remotos ou vender para um novo estado, a Capitol Law Partners pode mapear os registros e as etapas de compliance na ordem certa. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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