Quais passos jurídicos vêm antes de contratar o primeiro funcionário?

Contratar o primeiro funcionário transforma a sua empresa em empregadora perante as leis federais e estaduais, e a papelada começa antes do primeiro dia de trabalho. No mínimo, você precisa de um Employer Identification Number (EIN), de contas estaduais de impostos sobre a folha e de seguro-desemprego, do Form I-9 e do Form W-4 preenchidos, de uma comunicação ao cadastro estadual de novos empregados (new-hire registry) e de seguro de acidentes de trabalho (workers’ compensation) onde for obrigatório. Duas decisões importam tanto quanto essas, porque são mais difíceis de corrigir depois: se a pessoa é de fato empregada, e não prestadora de serviços, e se a função está isenta do pagamento de horas extras.

Acertar essas bases faz parte do planejamento de crescimento do nosso serviço de orientação jurídica estratégica para empresas. Esta é a ordem que recomendamos.

Antes da oferta: classificação e horas extras

Comece confirmando que o trabalhador é empregado. O IRS examina o controle comportamental, o controle financeiro e a relação entre as partes; o Department of Labor aplica um teste de realidade econômica (economic reality test) para fins de salário e jornada; e alguns estados usam testes mais rigorosos que presumem o vínculo de emprego. Se você define o horário, fornece as ferramentas e dirige a forma como o trabalho é feito, provavelmente tem um empregado. Classificar um empregado como prestador de serviços pode levar a impostos atrasados, horas extras não pagas, multas e reclamações de benefícios.

Em seguida, decida se a função é isenta (exempt) ou não isenta (non-exempt) segundo o Fair Labor Standards Act. O status de isento geralmente exige um salário igual ou superior ao piso aplicável e atribuições que se enquadrem em uma isenção, como trabalho executivo, administrativo ou profissional. O nome do cargo não decide a questão. Empregados não isentos devem receber horas extras pelas horas acima de 40 em uma semana de trabalho, e a lei estadual pode acrescentar salários mínimos mais altos ou outras exigências.

Registros fiscais e seguros

Obtenha um EIN junto ao IRS, se ainda não tiver um, e depois registre-se no seu estado para a retenção do imposto de renda e para o seguro-desemprego. Configure a folha de pagamento, internamente ou por meio de um fornecedor de folha, para que as retenções federais e estaduais, as contribuições para Social Security e Medicare e os impostos de seguro-desemprego sejam recolhidos em dia. Atrasos no recolhimento dos impostos sobre a folha são uma das formas mais rápidas de uma pequena empresa acumular multas.

O seguro de acidentes de trabalho é obrigatório na maioria dos estados a partir do momento em que você tem empregados. New York e Washington, DC o exigem de quase todos os empregadores, enquanto a exigência da Virginia depende de quantos empregados você mantém regularmente. Verifique a regra em cada estado onde seus empregados trabalham.

Documentos do primeiro dia do seu primeiro funcionário

Form I-9

Todo empregador deve verificar a identidade e a autorização de trabalho de cada novo contratado no Form I-9. O empregado preenche a Seção 1 até o primeiro dia de trabalho, no máximo, e o empregador deve examinar os documentos e preencher a Seção 2 em até três dias úteis após o início do trabalho. Guarde os formulários I-9 separados das pastas de pessoal e mantenha-os pelo período exigido após o fim do vínculo. O E-Verify é voluntário para a maioria dos empregadores privados, mas obrigatório para alguns contratados federais e em alguns estados. Se você planeja patrocinar um trabalhador estrangeiro, comece bem antes da data de início prevista; nosso artigo sobre o processo do visto H-1B nos Estados Unidos explica por que o calendário importa.

Form W-4 e formulários estaduais de retenção

O empregado preenche o Form W-4 para que você retenha corretamente o imposto de renda federal, além de qualquer equivalente estadual.

Comunicação de admissão

A lei federal exige que os empregadores comuniquem as novas contratações ao cadastro estadual de novos empregados em até 20 dias da admissão, e alguns estados fixam prazos menores.

Avisos obrigatórios

Afixe os cartazes de legislação trabalhista federal e estadual e entregue os avisos escritos que o seu estado exige na contratação. New York, por exemplo, exige na admissão um aviso salarial por escrito que informe o valor da remuneração e o dia regular de pagamento.

A carta de oferta e as políticas básicas

Formalize a oferta por escrito: cargo, remuneração e periodicidade de pagamento, status de isento ou não isento, data de início, vínculo at-will (rescindível a qualquer tempo por qualquer das partes) e eventuais condições, como uma verificação de antecedentes. Mantenha a linguagem coerente com o vínculo at-will, porque promessas de estabilidade em uma carta de oferta podem ser interpretadas como contrato.

Peça ao empregado que assine, na contratação, um acordo de confidencialidade e de cessão de invenções. Ele garante que a empresa seja titular do que o empregado cria, o que importa quando você capta investimento ou vende o negócio; veja nosso artigo sobre a preparação jurídica antes de captar investimento. Tenha cautela com cláusulas de não concorrência: a Virginia e Washington, DC as restringem para trabalhadores de menor remuneração, e as regras continuam mudando.

Mesmo uma equipe pequena se beneficia de um manual curto que trate de políticas contra assédio e discriminação, de um procedimento de reclamação, do controle de jornada e de licenças. New York e Washington, DC exigem licença remunerada por doença.

Planeje as próximas contratações

Muitas leis trabalhistas só se aplicam a partir de determinado número de empregados, como a lei federal antidiscriminação, a partir de 15 empregados, e a licença federal por motivos familiares e médicos, a partir de 50. Acompanhe o seu quadro de pessoal e revise as políticas à medida que crescer. Se você pretende contratar em mais de um estado, nosso guia sobre como expandir a empresa para outro estado trata dos registros adicionais. Para questões trabalhistas contínuas, nossos serviços de consultoria jurídica externa colocam à sua disposição um advogado para consultar antes de cada decisão de contratação.

Se você está prestes a contratar o primeiro funcionário e quer acertar a classificação, a papelada e a carta de oferta desde o primeiro dia, a Capitol Law Partners pode estruturar tudo com você. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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