Como funciona o retainer de consultoria jurídica para empresas?

Um retainer de consultoria jurídica (general counsel retainer) é um acordo contínuo em que um escritório de advocacia atua como o departamento jurídico externo da sua empresa, geralmente mediante uma mensalidade fixa que cobre um escopo definido de trabalho de rotina. O trabalho fora desse escopo, como um processo judicial ou uma transação relevante, tem preço à parte. A estrutura dá a você custos jurídicos previsíveis e um advogado a quem você pode ligar sem olhar o relógio, e dá ao escritório um motivo para conhecer bem o seu negócio. Se vai funcionar ou não depende de quão claramente o escopo e os termos forem redigidos desde o início.

A maioria dos clientes da nossa área de consultoria jurídica externa e assessoria trabalha conosco dessa forma, e as perguntas abaixo são as que repassamos antes de cada contratação.

Estruturas de honorários mais comuns

A palavra retainer é usada de forma imprecisa, por isso vale separar os modelos.

Mensalidade fixa

Um valor fixo por mês para uma lista definida de serviços e, muitas vezes, um volume de trabalho esperado. É a estrutura mais comum para o trabalho contínuo de consultoria jurídica. Ela recompensa as perguntas feitas cedo, porque ligar para o advogado antes de assinar um contrato não custa nada a mais.

Por hora, com teto ou orçamento mensal

Você paga pelo tempo gasto até um limite combinado, e é preciso conversar antes de ultrapassá-lo. Isso serve para empresas cujas necessidades variam muito de um mês para outro.

Pacotes de horas pré-pagos

A empresa compra um pacote de horas a um valor combinado e vai consumindo-o. Verifique se as horas não utilizadas expiram ou passam para o período seguinte.

Modelos híbridos

Uma mensalidade fixa para o núcleo de rotina, mais preço por hora ou por projeto para o que ficar fora dele. Muitas empresas acabam nesse modelo.

Você também pode encontrar um adiantamento de honorários: um valor pago antecipadamente e mantido na conta fiduciária de clientes do escritório (client trust account) até que seja efetivamente ganho. As regras de ética exigem que os advogados mantenham os recursos de clientes ainda não ganhos separados do dinheiro do próprio escritório, então pergunte como qualquer adiantamento será tratado.

O que o escopo deve dizer

Disputas sobre o escopo causam a maior parte dos atritos em um retainer. Uma boa descrição de escopo lista o que está incluído (por exemplo, revisão de contratos comerciais padrão, questões trabalhistas, deliberações do conselho, um calendário de compliance e um número definido de reuniões estratégicas), o que está excluído (contencioso, rodadas de investimento e aquisições, processamento de pedidos de patente, investigações regulatórias) e como o trabalho fora do escopo é orçado e aprovado. Ela também deve fixar expectativas de tempo de resposta e dizer quem, na equipe do escritório, cuida de quê.

Examine o seu trabalho jurídico do último ano antes de negociar. Se você assina cerca de dez contratos com clientes por mês, diga isso. Um preço baseado em um volume realista é mais estável do que um preço baseado em suposições. Nosso artigo sobre o que faz um consultor jurídico externo dá uma ideia da carga de trabalho mensal típica.

Termos da carta de contratação para ler com atenção

A carta de contratação (engagement letter) é o contrato que rege a relação. Pelas regras de ética seguidas na maioria dos estados, o advogado deve comunicar o escopo da representação e a base dos honorários, de preferência por escrito. Fique atento a:

• Quem é o cliente. Pela regra que trata das organizações como clientes (a Rule 1.13 na maioria dos estados), o cliente é a empresa, e não seus sócios ou diretores individualmente. Fundadores que querem orientação pessoal sobre a própria participação ou sobre o próprio planejamento sucessório podem precisar de uma contratação separada.
• Conflitos de interesse. O escritório deve fazer uma verificação de conflitos e informar qualquer relação com as suas contrapartes.
• Condições de cobrança: quando as faturas são emitidas, quais custos são repassados e como as dúvidas sobre cobrança são resolvidas.
• Reajustes de valores e uma revisão anual da mensalidade fixa.
• Rescisão: qualquer das partes normalmente pode encerrar a relação, mas a carta deve dizer o que acontece com os assuntos pendentes e com os seus arquivos.
• Confidencialidade e tratamento de dados, especialmente se você for compartilhar informações sensíveis de clientes ou de funcionários.

Como extrair valor de um retainer de consultoria jurídica

As empresas que mais aproveitam um retainer o usam cedo e com frequência. Envie ao advogado as minutas de contratos antes da rodada de redlines, e não depois da assinatura. Agende uma reunião periódica, mensal ou trimestral, para revisar as próximas contratações, os negócios e as entregas previstas. Entregue ao advogado os documentos societários e os principais contratos, para que nenhuma ligação comece do zero. E meça o valor pelos problemas evitados, além das horas usadas: uma disputa que nunca acontece nunca aparece em uma fatura.

Se o retainer começar a parecer inadequado, fale sobre isso. O escopo pode ser ajustado, e uma conversa franca sobre volume e expectativas faz parte de uma relação saudável. Se você ainda está decidindo entre esse modelo e uma contratação em tempo integral, nossa comparação entre consultor jurídico externo e advogado interno pode ajudar. Para dúvidas pontuais, uma consulta avulsa pode ser o primeiro passo. Empresas com muitos contratos costumam combinar o retainer com nosso serviço de revisão de contratos e assessoria executiva para os negócios de maior risco.

Se você está considerando um retainer de consultoria jurídica e quer um escopo e uma estrutura de honorários compatíveis com a sua carga de trabalho real, a Capitol Law Partners pode apresentar as opções a você. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estratégia prática para fundadores, investidores e empresas em crescimento.

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