O que deve conter uma carta de cobrança por quebra de contrato?

Uma boa carta de cobrança (demand letter) por quebra de contrato faz quatro coisas: identifica as cláusulas que a outra parte descumpriu, explica o dano em números, diz ao destinatário exatamente o que você quer e até quando, e protege a sua posição caso a disputa termine nos tribunais. Ela deve ser firme sem exagerar o seu caso, porque provavelmente vai virar prova no processo. Antes de enviá-la, verifique a cláusula de notificação do seu contrato. Muitos contratos empresariais exigem notificação por escrito a uma pessoa ou a um endereço específico, e alguns dão à parte inadimplente um prazo para sanar o inadimplemento (cure period) antes que você possa rescindir o contrato ou processá-la. Uma carta que ignora esses termos pode atrasar os seus remédios jurídicos ou entregar uma defesa à outra parte.

Quando a cobrança é o primeiro movimento de uma disputa maior, nossa equipe de contencioso comercial e resolução de disputas a redige já pensando no passo seguinte.

Verifique o contrato antes de escrever

Leia primeiro três cláusulas.

Cláusula de notificação

Ela geralmente diz como a notificação deve ser entregue (correio registrado, serviço de entrega expressa ou e-mail para um endereço indicado) e a quem. Siga-a à risca e considere enviar por mais de um meio, para que a entrega nunca seja posta em dúvida.

Prazo para sanar

Se o contrato dá à outra parte um prazo para corrigir o inadimplemento após a notificação, a sua carta dá início a esse prazo. Diga com clareza que a carta é a notificação de inadimplemento prevista na cláusula correspondente e anote o prazo na agenda.

Cláusula de solução de disputas

Alguns contratos exigem negociação entre executivos, mediação ou arbitragem antes de uma ação judicial ou em lugar dela. Outros definem a lei aplicável e o tribunal em que as ações devem ser propostas. A sua cobrança deve seguir esse caminho. Nosso artigo sobre mediação ou arbitragem em disputas empresariais explica como essas cláusulas funcionam.

Verifique também se há uma cláusula de honorários advocatícios. Pela chamada American rule, cada parte paga os próprios advogados, salvo disposição em contrário em contrato ou em lei, de modo que uma cláusula de honorários pode mudar as contas dos dois lados. Se esses termos estiverem ausentes ou pouco claros, vale a pena corrigir seus modelos depois com nossos advogados de redação, revisão e negociação de contratos.

O que incluir em uma carta de cobrança por quebra de contrato

Uma estrutura clara funciona melhor:

1. As partes e o contrato, por nome e data, com as cláusulas específicas em discussão.
2. Um breve relato factual do que foi prometido e do que aconteceu. Atenha-se a fatos que você consegue documentar e faça referência às faturas, aos comprovantes de entrega, aos e-mails ou aos termos de aceite que os comprovam.
3. O inadimplemento, vinculado ao texto do contrato. Uma frase como “A Cláusula 4.2 exigia a entrega até 1º de março, e nenhuma remessa chegou antes de 15 de abril” é muito mais forte do que “vocês não cumpriram o contrato”.
4. Os seus danos, com o cálculo demonstrado. Separe os valores certos, como uma fatura não paga, dos valores que você ainda está apurando, como negócios perdidos.
5. A exigência em si: pagamento, cumprimento, uma entrega corrigida ou uma reunião para resolver a questão, com um prazo razoável.
6. Uma ressalva de direitos, declarando que a carta não implica renúncia a nenhuma pretensão ou remédio jurídico.
7. Um pedido para que o destinatário preserve os documentos e os registros eletrônicos relacionados à disputa.

O que deixar de fora

O exagero prejudica você depois. Não reivindique danos que você não consegue sustentar, não acuse a outra parte de fraude sem fundamento e não ameace com denúncias criminais para pressionar um pagamento; as regras de ética profissional de muitas jurisdições restringem esse tipo de tática por advogados, e ela pode gerar responsabilidade para quem envia a carta. Evite admissões sobre problemas no seu próprio cumprimento do contrato.

Se você quiser propor um valor de acordo, considere fazê-lo em uma comunicação separada de negociação. A Federal Rule of Evidence 408 e regras estaduais semelhantes geralmente impedem que propostas de acordo sejam usadas como prova para demonstrar responsabilidade ou o valor de uma pretensão, mas não protegem os fatos subjacentes só porque eles aparecem em uma carta de acordo.

Fique atento ao prazo prescricional

Uma carta de cobrança não interrompe a prescrição (statute of limitations). Se o prazo para entrar com a ação estiver próximo, talvez seja preciso ajuizá-la primeiro e negociar depois. Nas jurisdições em que o escritório atua, os prazos gerais para quebra de contrato são:

• Virginia: cinco anos para contrato escrito e três anos para contrato não escrito.
• Washington, DC: três anos.
• New York: seis anos.

Contratos de compra e venda de mercadorias geralmente seguem o prazo de quatro anos do Uniform Commercial Code, e alguns contratos encurtam o prazo para apresentar reclamações. O momento em que o prazo começa a correr também pode ser contestado. Trate esses números como ponto de partida e confirme a regra aplicável ao seu contrato específico.

O que acontece depois do envio

A maioria dos destinatários responde de uma de quatro formas: paga ou cumpre, propõe uma negociação, contesta a reclamação com a própria versão dos fatos ou ignora a carta. Cada resposta diz algo a você. Uma negativa detalhada antecipa as defesas da outra parte. O silêncio depois do prazo é o sinal para decidir se você vai ajuizar a ação, iniciar o procedimento de solução de disputas previsto no contrato ou reavaliar a situação.

Antes de escalar, coloque a sua própria casa em ordem. Implemente um litigation hold para a sua equipe, reúna os documentos que comprovam o cumprimento e os danos e confirme quem na sua empresa pode falar sobre os fatos. Esses passos ganham ainda mais peso se a disputa chegar aos tribunais.

Às vezes, a carta é o primeiro passo errado. Se a relação tem valor, uma conversa entre os tomadores de decisão pode resolver a questão mais rápido, com a carta guardada na reserva. Se a outra parte puder transferir bens ou destruir provas, o advogado pode recomendar ir direto aos tribunais.

Se outra empresa descumpriu o contrato com você e você quer uma carta de cobrança que proteja a sua posição, a Capitol Law Partners pode revisar o contrato e redigi-la com você. Agende uma consulta.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Esta comunicação não estabelece uma relação advogado-cliente.

Sena Sahin. Orientação clara para indivíduos, famílias e proprietários de empresas.

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