¿Qué debe incluir un programa de cumplimiento para pequeñas empresas?

Un programa de cumplimiento para pequeñas empresas no necesita un departamento de cumplimiento. Necesita un responsable designado, reglas escritas para sus riesgos reales, una capacitación que la gente recuerde, una forma segura de plantear problemas y la costumbre de corregir lo que se encuentra. Son las mismas piezas que los fiscales federales y los reguladores buscan en una empresa grande. La diferencia es la escala: una empresa de 40 personas puede cubrirlas con unas cuantas políticas, un gerente que rinda cuentas y una capacitación anual breve.

¿Por qué ocuparse de esto antes de que algo salga mal? Porque un programa que funciona cambia el resultado cuando algo sí sale mal. Detecta los problemas antes, sirve como prueba de buena fe si una agencia toca a la puerta y responde las preguntas sobre cumplimiento que clientes, prestamistas e inversionistas ahora incluyen en sus cuestionarios. Nuestra práctica de cumplimiento legal y gestión de riesgos diseña estos programas para empresas que ya superaron la etapa de las reglas informales.

Los elementos que esperan las pautas federales

El marco más citado es el estándar de las Pautas Federales de Sentencia (U.S. Sentencing Guidelines) para un programa eficaz de cumplimiento y ética (Sección 8B2.1). Formalmente se aplica cuando una organización recibe una sentencia por un delito federal, pero los reguladores y los clientes grandes lo toman como referencia general. En términos sencillos, espera:

• Normas y procedimientos escritos diseñados para prevenir y detectar conductas indebidas.
• Una dirección que conozca el programa y lo supervise, con una persona específica encargada de gestionarlo en el día a día.
• Un cuidado razonable para no colocar en puestos de autoridad a personas con antecedentes de conducta indebida.
• Capacitación y comunicación adecuadas al rol de cada persona.
• Monitoreo y auditoría, además de una forma de reportar inquietudes sin temor a represalias, incluso de manera anónima.
• Una aplicación coherente de las reglas, con sanciones disciplinarias por las infracciones y reconocimiento por actuar correctamente.
• Un plan de respuesta cuando se detecta una conducta indebida, que incluya cambios para evitar que se repita.

Las pautas también exigen evaluaciones de riesgo periódicas, para que el programa siga los riesgos que usted realmente tiene. Cuando el Departamento de Justicia evalúa el programa de una empresa, se hace tres preguntas: ¿está bien diseñado?, ¿tiene la autoridad y los recursos para funcionar?, ¿funciona en la práctica? Una pequeña empresa puede responder que sí a las tres sin un gran presupuesto.

Cómo dimensionar un programa de cumplimiento según su riesgo

Empiece con una evaluación de riesgos, no con una plantilla. Un código de conducta escrito para una empresa que cotiza en bolsa hablará de uso de información privilegiada y de soborno en el extranjero, y pasará por alto lo que realmente puede perjudicarle, como el cálculo de horas extra, las licencias vencidas o el manejo de datos de clientes. Si todavía no ha mapeado sus riesgos, nuestro artículo sobre cómo funciona una evaluación de riesgos legales explica ese primer paso. Después, ajuste cada elemento a su tamaño.

Responsable

Elija a una persona con la autoridad suficiente para obtener respuestas de todos los departamentos. En una empresa pequeña suele ser el director de operaciones, el director financiero o el abogado general. Dele a esa persona una línea directa con el director ejecutivo o con la junta directiva, porque un responsable de cumplimiento que reporta a quien quizá tenga que cuestionar no es independiente.

Políticas escritas

Que sean breves y específicas. Un conjunto típico para una empresa en crecimiento abarca un código de conducta, prevención del acoso y la discriminación, prácticas de salarios y horas de trabajo, privacidad y seguridad de los datos, conflictos de interés, regalos y gastos, y conservación de registros. Añada políticas propias del sector cuando correspondan: normas contra sobornos y comisiones ilícitas (anti-kickback) en el sector salud, controles de exportación para ciertas tecnologías o integridad en la contratación pública para los contratistas del gobierno.

Capacitación

Una capacitación breve y específica para cada rol funciona mejor que un video anual largo. Los gerentes deben saber cómo manejar una queja. El personal de ventas debe saber qué puede prometer por escrito. El personal de finanzas debe reconocer un fraude en los pagos.

Canal de denuncias

Ofrezca a los empleados una forma de plantear inquietudes fuera de su cadena de mando, como una dirección de correo electrónico dedicada que revise el responsable de cumplimiento o un servicio externo de línea de denuncias. Deje claro que las represalias están prohibidas, y cúmplalo. Muchas reclamaciones por represalias surgen de cómo reaccionó un gerente ante una queja, no del problema original.

Investigación y sanciones

Decida de antemano quién revisa una denuncia, cuándo interviene un abogado externo y cómo se documentan los resultados. Aplique las sanciones de la misma manera sin importar la jerarquía. Las sanciones inconsistentes son una de las primeras cosas que buscan el abogado de un demandante o un regulador.

Revisión

Revise el programa al menos una vez al año y cada vez que cambie el negocio. Actualice las políticas cuando cambie la ley, no solo cuando alguien se acuerde.

Dónde suele fallar un programa de cumplimiento para pequeñas empresas

El patrón es conocido. Una empresa adopta un conjunto de políticas durante una ronda de financiamiento o la evaluación de proveedores de un cliente grande, lo archiva y nunca capacita a nadie. Dos años después, un gerente hace exactamente lo contrario de lo que dice la política, y la política se convierte en prueba de que la empresa conocía la respuesta correcta y la ignoró.

La segunda falla es el canal de denuncias que no lleva a ninguna parte. Si los empleados reportan problemas y no ocurre nada visible, dejan de reportarlos internamente y empiezan a acudir a las agencias o a los abogados.

La tercera es una supervisión que solo existe en el papel. Los propietarios o la junta directiva deberían recibir un breve informe de cumplimiento con una periodicidad fija: denuncias recibidas, investigaciones cerradas, capacitaciones completadas, políticas modificadas. Nuestro equipo de gobierno corporativo y políticas internas suele ayudar a incorporar ese informe a los materiales de la junta.

Qué papel cumple el abogado

Usted puede construir un programa internamente. Un abogado aporta más valor en tres puntos: diseñar la evaluación de riesgos para que los hallazgos estén protegidos por el privilegio abogado-cliente (attorney-client privilege) cuando sea posible, redactar políticas que se ajusten a la ley vigente en cada estado donde tiene empleados y manejar las investigaciones cuando una denuncia sugiera una responsabilidad legal real. Cuando algo sí sale mal, el plan de respuesta del programa debe remitir a los pasos de nuestra guía sobre qué hacer después de descubrir un incumplimiento normativo.

Si está creando su primer programa de cumplimiento o reconstruyendo uno que nunca salió del cajón, nuestros abogados pueden ayudarle a ajustarlo a sus riesgos reales. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

Cagatay Ersoy. Estrategia práctica para fundadores, inversores y empresas en crecimiento.

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