¿Qué debe incluir una carta de demanda por incumplimiento de contrato?

Una buena carta de demanda por incumplimiento de contrato (breach of contract demand letter) cumple cuatro funciones: identifica las cláusulas del contrato que la otra parte incumplió, explica el daño en cifras, le dice al destinatario exactamente qué quiere usted y para cuándo, y protege su posición si la disputa termina en los tribunales. Debe ser firme sin exagerar su caso, porque es probable que la carta termine siendo una prueba documental. Antes de enviarla, revise la cláusula de notificaciones de su contrato. Muchos contratos comerciales exigen una notificación por escrito a una persona o dirección específica, y algunos le dan a la parte incumplidora un plazo de subsanación antes de que usted pueda dar por terminado el contrato o demandar. Una carta que ignore esas condiciones puede retrasar sus recursos o darle a la otra parte un argumento de defensa.

Cuando la carta de demanda es el primer paso de una disputa más amplia, nuestro equipo de litigios comerciales y resolución de disputas la redacta pensando ya en el siguiente paso.

Revise el contrato antes de escribir

Lea primero tres disposiciones.

Cláusula de notificaciones

Normalmente indica cómo debe entregarse la notificación (correo certificado, servicio de mensajería o correo electrónico a una dirección designada) y a quién. Sígala al pie de la letra y considere enviarla por más de un medio para que la entrega nunca quede en duda.

Plazo de subsanación

Si el contrato le da a la otra parte tiempo para corregir un incumplimiento después de la notificación, su carta pone en marcha ese plazo. Indique claramente que la carta constituye la notificación de incumplimiento conforme a la sección correspondiente y anote la fecha límite en su calendario.

Cláusula de resolución de disputas

Algunos contratos exigen una negociación entre ejecutivos, una mediación o un arbitraje antes de una demanda o en lugar de ella. Otros fijan la ley aplicable y el tribunal donde deben presentarse las demandas. Su carta debe seguir ese camino. Nuestro artículo sobre mediación o arbitraje en disputas comerciales explica cómo funcionan esas cláusulas.

Revise también si existe una cláusula sobre honorarios de abogados. Según la regla estadounidense (American rule), cada parte paga a sus propios abogados salvo que un contrato o una ley disponga otra cosa, así que una cláusula de honorarios puede cambiar los cálculos de ambas partes. Si estas condiciones faltan o son poco claras, vale la pena corregir después sus modelos de contrato con nuestros abogados de redacción, revisión y negociación de contratos.

Qué incluir en una carta de demanda por incumplimiento de contrato

Una estructura clara funciona mejor:

1. Las partes y el contrato, con nombre y fecha, y las secciones específicas en cuestión.
2. Un breve relato de los hechos: qué se prometió y qué ocurrió. Limítese a hechos que pueda documentar y haga referencia a las facturas, los registros de entrega, los correos electrónicos o los formularios de aceptación que los prueban.
3. El incumplimiento, vinculado al texto del contrato. Una frase como “La Sección 4.2 exigía la entrega a más tardar el 1 de marzo, y no llegó ningún envío hasta el 15 de abril” es mucho más sólida que “usted no cumplió”.
4. Sus daños, con el cálculo a la vista. Separe los montos ciertos, como una factura impaga, de los montos que todavía está evaluando, como los negocios perdidos.
5. La exigencia en sí: un pago, el cumplimiento, una entrega corregida o una reunión para resolver el asunto, con un plazo razonable.
6. Una reserva de derechos, en la que conste que la carta no implica renunciar a ninguna reclamación ni recurso.
7. Una solicitud para que el destinatario conserve los documentos y registros electrónicos relacionados con la disputa.

Qué dejar fuera

Exagerar le perjudica más adelante. No reclame daños que no pueda respaldar, no acuse a la otra parte de fraude sin fundamento ni amenace con denuncias penales para presionar un pago; las normas de ética de muchas jurisdicciones restringen a los abogados el uso de esa táctica, y puede exponer al remitente a responsabilidad. Evite admitir problemas en su propio cumplimiento.

Si quiere proponer una cifra de transacción, considere hacerlo en una comunicación de negociación separada. La Regla 408 de las Reglas Federales de Prueba (Federal Rule of Evidence 408) y normas estatales similares generalmente impiden usar las ofertas de transacción como prueba cuando se presentan para demostrar la responsabilidad o el monto de una reclamación, pero no protegen los hechos subyacentes solo porque aparezcan en una carta de negociación.

Atención al plazo de prescripción

Una carta de demanda no detiene el plazo de prescripción (statute of limitations). Si la fecha límite para demandar está cerca, quizá deba presentar la demanda primero y negociar después. En las jurisdicciones de la firma, los plazos generales para el incumplimiento de contrato son:

• Virginia: cinco años para un contrato escrito y tres años para uno no escrito.
• Washington, DC: tres años.
• New York: seis años.

Los contratos de compraventa de mercaderías generalmente se rigen por el plazo de cuatro años del Código Comercial Uniforme (Uniform Commercial Code), y algunos contratos acortan el tiempo para presentar reclamaciones. El momento en que empieza a correr el plazo también puede ser objeto de disputa. Tome estas cifras como punto de partida y confirme la regla aplicable a su contrato específico.

Qué ocurre después de enviarla

La mayoría de los destinatarios responde de una de cuatro maneras: paga o cumple, propone una negociación, rechaza la reclamación con su propia versión de los hechos o ignora la carta. Cada respuesta le dice algo. Un rechazo detallado anticipa sus defensas. El silencio después del plazo es la señal para decidir si presenta la demanda, inicia el procedimiento de disputas previsto en el contrato o reevalúa la situación.

Antes de escalar el conflicto, ponga en orden su propia casa. Implemente una orden de conservación de documentos (litigation hold) para su equipo, reúna los documentos que prueban el cumplimiento y los daños, y confirme quién en su empresa puede declarar sobre los hechos. Si la disputa llega a los tribunales, nuestro equipo de litigios comerciales puede acompañarle en las etapas que siguen.

A veces la carta no es el primer paso adecuado. Si la relación tiene valor, una llamada entre quienes toman las decisiones puede resolver el asunto más rápido, con la carta en reserva. Si la otra parte podría trasladar sus bienes o destruir pruebas, el abogado puede recomendar acudir directamente a los tribunales.

Si otra empresa incumplió su contrato con usted y quiere una carta de demanda que proteja su posición, Capitol Law Partners puede revisar el contrato y redactarla con usted. Programe una consulta.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Esta comunicación no establece una relación abogado-cliente.

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