Comment rédiger un plan de formation H-3 accepté par l'USCIS

Un plan de formation H-3 qui « s’en tient à des généralités, sans calendrier, objectifs ni moyens d’évaluation déterminés » ne peut pas être approuvé. Cette formule est tirée de la réglementation elle-même, et elle correspond au motif le plus fréquent de refus des pétitions H-3. L’USCIS veut un document qui se lit comme un programme d’enseignement : ce que le stagiaire apprendra à chaque phase, combien d’heures par semaine seront consacrées à l’enseignement en classe et à la pratique encadrée, qui assure l’encadrement, comment les progrès sont mesurés, et quelle part du temps, le cas échéant, implique un travail productif. Si un examinateur ne peut pas reconstituer une semaine type à partir du plan, celui-ci n’est pas terminé.

Les sept déclarations qu’exige la réglementation pour le plan de formation H-3

Le formulaire I-129 et son supplément H doivent être accompagnés d’une déclaration du pétitionnaire qui couvre sept points. Traitez-les comme les titres de section du plan :

1. Le type de formation et d’encadrement fourni, ainsi que la structure du programme.
2. La proportion du temps qui sera consacrée à un emploi productif.
3. Le nombre d’heures consacrées à l’enseignement en classe et le nombre d’heures consacrées à la formation en situation de travail (on-the-job training).
4. La carrière à l’étranger à laquelle la formation préparera le bénéficiaire.
5. Les raisons pour lesquelles la formation ne peut pas être obtenue dans le pays du bénéficiaire et pour lesquelles il est nécessaire que le bénéficiaire soit formé aux États-Unis.
6. La source de toute rémunération que percevra le stagiaire.
7. Tout avantage que le pétitionnaire retirera de la formation dispensée.

Le cinquième point est traité en détail dans notre article sur la preuve que la formation est indisponible dans le pays d’origine. Les autres concernent la conception interne du plan, et notre page sur le visa H-3 explique comment nous transformons le parcours d’intégration informel d’une entreprise en un document qui répond aux sept points dans l’ordre attendu par l’instructeur.

Construire le calendrier

Des phases fonctionnent mieux qu’un bloc unique. Un programme de douze mois peut être divisé en quatre trimestres : accueil et fondamentaux en classe, observation encadrée, pratique encadrée avec des responsabilités croissantes, puis projet final avec évaluation. Pour chaque phase, indiquez les dates, les sujets, la méthode pédagogique, le formateur par sa fonction et la répartition hebdomadaire des heures entre l’enseignement en classe et la formation en situation de travail. Un tableau n’est pas obligatoire, mais les chiffres doivent être explicites : « environ 10 heures par semaine d’enseignement en classe et 30 heures de formation encadrée en situation de travail » convient ; « une combinaison de formation en classe et de formation pratique » ne convient pas.

C’est dans la formation en situation de travail que la question de l’emploi productif se pose. La réglementation n’autorise le travail productif que s’il est accessoire et nécessaire à la formation. Le plan doit indiquer ce que le stagiaire fera concrètement de ses mains, pourquoi cette activité est nécessaire à l’apprentissage de la compétence, et préciser que la production ne remplacera pas un travail normalement effectué par un salarié américain. Si le stagiaire produit quoi que ce soit qui ait une valeur commerciale, chiffrez-le comme une petite fraction de la semaine et expliquez pourquoi c’est inévitable. Un plan qui montre le stagiaire tenant un rythme de production complet sous l’étiquette « formation en situation de travail » sera lu comme un emploi.

Encadrement et évaluation

Nommez les encadrants par leur fonction et leurs qualifications, et décrivez la fréquence de leurs rencontres avec le stagiaire. Précisez la méthode d’évaluation : évaluations écrites à la fin de chaque phase, démonstrations pratiques ou projet final, avec une description de ce qu’est un résultat satisfaisant. Mentionnez tout certificat ou titre que le stagiaire recevra à la fin. L’objectif est de montrer que le pétitionnaire dispose du personnel formé pour dispenser le programme, ce qui constitue une exigence réglementaire distincte (les installations matérielles et un personnel suffisamment formé pour assurer la formation prévue), et que le programme a une fin définie.

Rémunération et avantage pour le pétitionnaire

Les stagiaires peuvent être rémunérés, et la plupart le sont. Indiquez la source et le montant de l’indemnité ou du salaire, et précisez si c’est le pétitionnaire ou une filiale étrangère qui le verse. Verser un salaire au prix du marché ne transforme pas à lui seul la formation en emploi, mais cela soulève la question ; associez donc la déclaration du salaire à une explication claire du rôle non productif du stagiaire.

Sur la question de l’avantage, soyez francs. L’USCIS s’attend à ce que le pétitionnaire y gagne quelque chose : le plus souvent une main-d’œuvre mieux formée à l’étranger, une relation renforcée avec un distributeur ou un client étranger, ou un salarié préparé à un poste au sein de la filiale étrangère. Ce que le pétitionnaire ne peut pas dire, c’est que le programme préparera le stagiaire à travailler dans les activités américaines ; les programmes conçus pour recruter et former des ressortissants étrangers en vue de pourvoir, à terme, des postes aux États-Unis sont interdits.

Les erreurs qui entraînent des demandes de preuves complémentaires

Les erreurs suivantes reviennent souvent dans les demandes de preuves complémentaires (RFE) et les refus :

• Des heures qui ne totalisent pas une semaine complète, ou qui diffèrent entre le plan et la lettre de soutien.
• Un plan copié sur une fiche de poste, qui énumère des tâches au lieu de leçons.
• Aucune explication de la raison pour laquelle l’expérience existante du stagiaire ne couvre pas déjà la matière.
• Une durée qui correspond au maximum de deux ans sans justification, ce qui donne à penser que la durée a été fixée par le visa plutôt que par le programme.
• Le silence sur ce que fera le stagiaire après le programme, ce qui affaiblit la condition de carrière à l’étranger.

Les employeurs qui comparent les options doivent savoir que le programme J-1 Trainee utilise un document similaire, le DS-7002, examiné par un sponsor plutôt que par l’USCIS ; notre article sur les catégories J-1 Intern et Trainee le décrit, et la page sur le visa J-1 présente la procédure auprès du sponsor. Les entreprises qui gèrent déjà des programmes structurés pour leurs recrues américaines trouvent souvent le plan H-3 plus facile à rédiger, car le programme existe déjà.

Si votre entreprise rédige un plan de formation H-3 et souhaite le faire examiner au regard des sept déclarations exigées avant le dépôt de l’I-129, une consultation avec Capitol Law Partners permet de repérer les lacunes tant qu’elles sont encore peu coûteuses à corriger. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Cagatay Ersoy. Une stratégie concrète pour les fondateurs, les investisseurs et les entreprises en croissance.

Besoin d’aide sur ce sujet ? Consultez notre page pétitions de visa H-3 pour stagiaires ou prenez rendez-vous.