Que doit contenir une lettre de mise en demeure pour rupture de contrat ?

Une bonne lettre de mise en demeure pour rupture de contrat (breach of contract demand letter) remplit quatre fonctions : elle identifie les stipulations du contrat que l’autre partie a violées, chiffre le préjudice, indique précisément au destinataire ce que vous attendez et dans quel délai, et protège votre position si le différend finit devant un tribunal. Elle doit être ferme sans exagérer vos arguments, car la lettre deviendra probablement une pièce du dossier. Avant d’en envoyer une, vérifiez la clause de notification de votre contrat. De nombreux contrats commerciaux exigent une notification écrite adressée à une personne ou à une adresse précise, et certains accordent à la partie défaillante un délai pour remédier au manquement (cure period) avant que vous ne puissiez résilier ou agir en justice. Une lettre qui ignore ces stipulations peut retarder vos recours ou offrir un moyen de défense à l’autre partie.

Lorsque la mise en demeure est la première étape d’un différend plus large, notre équipe de contentieux commercial et de résolution des litiges la rédige en ayant déjà l’étape suivante en tête.

Vérifiez le contrat avant d’écrire

Lisez d’abord trois clauses.

Clause de notification

Elle précise en général le mode de transmission de la notification (courrier recommandé, coursier ou e-mail à une adresse désignée) et son destinataire. Respectez-la à la lettre, et envisagez d’utiliser plusieurs modes d’envoi afin que la réception ne fasse jamais de doute.

Délai de correction

Si le contrat accorde à l’autre partie un délai pour remédier à un manquement après notification, votre lettre fait courir ce délai. Indiquez clairement que la lettre constitue la notification du manquement au titre de l’article concerné, et inscrivez l’échéance à votre agenda.

Clause de règlement des différends

Certains contrats imposent une négociation entre dirigeants, une médiation ou un arbitrage avant toute action en justice, ou à sa place. D’autres fixent le droit applicable et le tribunal où les actions doivent être introduites. Votre mise en demeure doit suivre cette voie. Notre article sur la médiation et l’arbitrage dans les litiges commerciaux explique le fonctionnement de ces clauses.

Vérifiez aussi l’existence d’une clause sur les honoraires d’avocat. Selon la règle américaine (American rule), chaque partie paie ses propres avocats sauf disposition contraire d’un contrat ou d’une loi ; une clause sur les honoraires peut donc modifier les calculs des deux parties. Si ces stipulations manquent ou sont floues, il est utile de corriger ensuite vos modèles avec nos avocats en rédaction, révision et négociation de contrats.

Ce que doit contenir une lettre de mise en demeure pour rupture de contrat

Une structure claire fonctionne le mieux :

1. Les parties et le contrat, désignés par leur nom et leur date, avec les articles précis en cause.
2. Un bref exposé des faits : ce qui avait été promis et ce qui s’est passé. Tenez-vous-en aux faits que vous pouvez documenter, et renvoyez aux factures, bons de livraison, e-mails ou procès-verbaux de réception qui les prouvent.
3. Le manquement, rattaché aux termes du contrat. Une phrase comme « L’article 4.2 prévoyait une livraison au plus tard le 1er mars, et aucune expédition n’est arrivée avant le 15 avril » est bien plus solide que « vous n’avez pas exécuté vos obligations ».
4. Votre préjudice, avec le calcul détaillé. Distinguez les montants certains, comme une facture impayée, de ceux que vous êtes encore en train d’évaluer, comme une perte d’activité.
5. La demande elle-même : un paiement, une exécution, un livrable corrigé ou une réunion pour régler la question, assortie d’un délai raisonnable.
6. Une réserve de droits, précisant que la lettre ne vaut renonciation à aucune réclamation ni à aucun recours.
7. Une demande invitant le destinataire à conserver les documents et les données électroniques liés au différend.

Ce qu’il faut laisser de côté

L’exagération vous nuit plus tard. Ne réclamez pas un préjudice que vous ne pouvez pas justifier, n’accusez pas l’autre partie de fraude sans fondement et ne la menacez pas de poursuites pénales pour obtenir un paiement ; dans de nombreuses juridictions, les règles déontologiques interdisent cette tactique aux avocats, et elle peut engager la responsabilité de l’expéditeur. Évitez tout aveu sur vos propres difficultés d’exécution.

Si vous souhaitez proposer un montant de compromis, envisagez de le faire dans une communication transactionnelle distincte. La règle 408 des Federal Rules of Evidence et les règles étatiques similaires écartent en général les offres transactionnelles des débats lorsqu’elles sont produites pour établir la responsabilité ou le montant d’une réclamation, mais elles ne protègent pas les faits sous-jacents au seul motif qu’ils figurent dans une lettre transactionnelle.

Surveillez le délai de prescription

Une mise en demeure n’interrompt pas le délai de prescription (statute of limitations). Si la date limite pour agir approche, vous devrez peut-être introduire l’action d’abord et négocier ensuite. Dans les juridictions où intervient le cabinet, les délais généraux applicables à la rupture de contrat sont les suivants :

• Virginie : cinq ans pour un contrat écrit et trois ans pour un contrat non écrit.
• Washington, DC : trois ans.
• New York : six ans.

Les contrats de vente de marchandises relèvent généralement du délai de quatre ans prévu par l’Uniform Commercial Code, et certains contrats raccourcissent le délai pour agir. Le point de départ du délai peut aussi être contesté. Considérez ces chiffres comme une première indication et vérifiez la règle applicable à votre contrat.

Ce qui se passe après l’envoi

La plupart des destinataires réagissent de l’une de quatre façons : ils paient ou exécutent, ils proposent une négociation, ils contestent la réclamation avec leur propre version des faits, ou ils ignorent la lettre. Chaque réaction vous apprend quelque chose. Un refus détaillé annonce leurs moyens de défense. Un silence au-delà du délai est le signal qu’il faut décider s’il convient d’agir en justice, d’engager la procédure de règlement des différends prévue au contrat ou de réévaluer la situation.

Avant de passer à l’étape suivante, mettez de l’ordre dans vos propres affaires. Mettez en place une obligation de conservation des preuves (litigation hold) pour votre équipe, rassemblez les documents qui prouvent votre exécution et votre préjudice, et confirmez qui, dans votre entreprise, peut témoigner des faits. Si le différend est porté devant un tribunal, ce travail préparatoire servira de base à toute la suite de la procédure.

Parfois, la lettre n’est pas la bonne première étape. Si la relation a de la valeur, un appel entre décideurs peut régler la question plus vite, la lettre étant gardée en réserve. Si l’autre partie risque de déplacer des actifs ou de détruire des preuves, l’avocat peut conseiller de saisir directement le tribunal.

Si une autre entreprise n’a pas respecté le contrat qui vous lie et que vous souhaitez une mise en demeure qui protège votre position, Capitol Law Partners peut examiner le contrat et la rédiger avec vous. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Sena Sahin. Des conseils clairs pour les particuliers, les familles et les chefs d’entreprise.

Besoin d’aide sur ce sujet ? Consultez notre page contentieux commercial et litiges contractuels ou prenez rendez-vous.