Forfait de conseil juridique externe : comment fonctionne-t-il ?

Un forfait de conseil juridique externe (general counsel retainer) est un accord continu par lequel un cabinet d’avocats joue le rôle de service juridique externe de votre entreprise, généralement moyennant un montant mensuel fixe qui couvre un périmètre défini de travail courant. Le travail hors périmètre, comme un contentieux ou une opération importante, est facturé séparément. Cette structure vous donne des coûts juridiques prévisibles et un avocat que vous pouvez appeler sans regarder la montre, et elle donne au cabinet une raison de bien connaître votre activité. Son succès dépend de la clarté avec laquelle le périmètre et les conditions sont rédigés dès le départ.

La plupart des clients de notre pratique de conseil juridique externe et d’accompagnement travaillent avec nous de cette manière ; les questions ci-dessous sont donc celles que nous examinons avant chaque mission.

Les structures d’honoraires courantes

Le terme retainer est employé de façon assez vague, d’où l’intérêt de distinguer les modèles.

Forfait mensuel fixe

Un montant fixe chaque mois pour une liste définie de services et, souvent, un volume de travail attendu. C’est la structure la plus courante pour un conseil juridique externe continu. Elle encourage les questions posées tôt, car appeler l’avocat avant de signer un contrat ne coûte rien de plus.

Facturation horaire avec plafond ou budget mensuel

Vous payez le temps passé, jusqu’à une limite convenue, avec une discussion obligatoire avant tout dépassement. Cette formule convient aux entreprises dont les besoins varient fortement d’un mois à l’autre.

Blocs d’heures prépayés

L’entreprise achète un bloc d’heures à un taux convenu et le consomme progressivement. Vérifiez si les heures non utilisées expirent ou sont reportées.

Formules hybrides

Un forfait pour le socle courant, plus une facturation horaire ou au projet pour tout ce qui en sort. Beaucoup d’entreprises finissent par adopter cette formule.

Vous pouvez aussi rencontrer une provision sur honoraires (advance fee deposit) : une somme versée d’avance et conservée sur le compte fiduciaire clients du cabinet (client trust account) jusqu’à ce qu’elle soit acquise. Les règles déontologiques imposent aux avocats de séparer les fonds non acquis de leurs clients de l’argent du cabinet ; demandez donc comment toute avance sera gérée.

Ce que doit préciser le périmètre

Les désaccords sur le périmètre sont la principale source de friction dans un forfait. Une bonne description du périmètre énumère ce qui est inclus (par exemple l’examen des contrats commerciaux types, les questions de droit du travail, les décisions du conseil, un calendrier de conformité et un nombre déterminé de réunions stratégiques), ce qui est exclu (contentieux, financements et acquisitions, dépôts de brevets, enquêtes réglementaires), et la manière dont le travail hors périmètre est chiffré et approuvé. Elle doit aussi fixer les délais de réponse attendus et indiquer qui, dans l’équipe du cabinet, s’occupe de quoi.

Examinez votre travail juridique de l’année écoulée avant de négocier. Si vous signez une dizaine de contrats clients par mois, dites-le. Un tarif fondé sur un volume réaliste est plus stable qu’un tarif fondé sur des suppositions. Notre article sur ce que fait concrètement un conseil juridique externe donne une idée de la charge de travail mensuelle type.

Les clauses de la lettre de mission à lire attentivement

La lettre de mission (engagement letter) est le contrat qui régit la relation. Selon les règles déontologiques appliquées dans la plupart des États, l’avocat doit communiquer l’étendue de sa mission et le mode de calcul de ses honoraires, de préférence par écrit. Vérifiez :

• Qui est le client. Selon la règle applicable aux clients personnes morales (la Rule 1.13 dans la plupart des États), le client est la société, et non ses associés ou dirigeants à titre individuel. Les fondateurs qui souhaitent un conseil personnel sur leur propre participation ou leur succession peuvent avoir besoin d’une mission distincte.
• Les conflits d’intérêts. Le cabinet doit vérifier l’absence de conflits et vous signaler toute relation avec vos cocontractants.
• Les conditions de facturation : date d’émission des factures, frais refacturés et mode de règlement des questions de facturation.
• Les changements de tarifs et la révision annuelle du forfait.
• La résiliation : chaque partie peut en général mettre fin à la relation, mais la lettre doit préciser ce qu’il advient des dossiers en cours et de vos documents.
• La confidentialité et le traitement des données, surtout si vous partagerez des informations sensibles sur vos clients ou vos salariés.

Tirer parti d’un forfait de conseil juridique externe

Les entreprises qui tirent le meilleur parti d’un forfait l’utilisent tôt et souvent. Envoyez à l’avocat les projets de contrats avant la phase de révision (redline), pas après la signature. Prévoyez un point régulier, mensuel ou trimestriel, pour passer en revue les recrutements, opérations et dépôts à venir. Remettez à l’avocat les documents constitutifs et les contrats clés afin qu’aucun appel ne parte de zéro. Et mesurez la valeur aux problèmes évités autant qu’aux heures consommées : un litige qui n’arrive jamais n’apparaît jamais sur une facture.

Si un forfait commence à sembler mal adapté, dites-le. Le périmètre peut être ajusté, et une discussion franche sur le volume et les attentes fait partie d’une relation saine. Si vous hésitez encore entre ce modèle et un recrutement à temps plein, notre comparatif entre conseil juridique externe et juriste interne peut vous aider ; les questions ponctuelles, elles, relèvent plutôt d’une consultation au cas par cas. Les entreprises qui gèrent beaucoup de contrats associent souvent le forfait à notre service de révision de contrats et conseil aux dirigeants pour les opérations à plus fort enjeu.

Si vous envisagez un forfait de conseil juridique externe et souhaitez un périmètre et une structure d’honoraires adaptés à votre charge de travail réelle, Capitol Law Partners peut vous présenter les options. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Cagatay Ersoy. Une stratégie concrète pour les fondateurs, les investisseurs et les entreprises en croissance.

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