Comment se déroule l'évaluation des risques juridiques d'une entreprise ?

Une évaluation des risques juridiques (legal risk assessment) est un examen structuré des points sur lesquels votre entreprise pourrait être poursuivie, sanctionnée ou bloquée, classés par ordre de priorité pour que vous sachiez quoi corriger en premier. Bien menée, elle demande quelques semaines d’entretiens et de revue documentaire, et non une année de consultants, et elle débouche sur une courte liste de mesures concrètes, chacune assortie d’un responsable et d’une échéance. Mal menée, elle produit un classeur que personne n’ouvre. La différence tient surtout à la façon dont vous en définissez le périmètre et à ce que vous faites des résultats.

La plupart des entreprises en demandent une après une alerte : une mise en demeure d’un ancien salarié, un avis d’une agence d’État, une demande d’audit d’un client, ou le questionnaire de due diligence d’un investisseur auquel l’équipe n’a pas su répondre. Vous en tirerez davantage en la réalisant avant ce moment, lorsque les corrections coûtent peu. Capitol Law Partners mène ces revues dans le cadre de nos services de gestion des risques et de conformité juridique, en concluant le plus souvent par un rapport écrit à la direction et une séance de travail pour attribuer les corrections.

Ce que couvre une évaluation des risques juridiques

Le périmètre dépend de ce que vous faites et de l’endroit où vous le faites. Un éditeur de logiciels qui vend à des hôpitaux n’est pas exposé de la même manière qu’un groupe de restaurants ou qu’un titulaire de marchés publics. La plupart des évaluations réalisées pour des entreprises en croissance couvrent les mêmes domaines essentiels :

• Structure et gouvernance : situation en règle auprès de l’État (good standing), rapports annuels, immatriculations dans chaque État où vous exercez, registres de propriété à jour et accords d’exploitation (operating agreements) ou pactes d’actionnaires signés.
• Contrats : vos conditions clients, vos principaux contrats fournisseurs, vos baux et tout accord comportant une exclusivité, une reconduction tacite, une responsabilité illimitée ou une garantie personnelle.
• Emploi : qualification des travailleurs, pratiques en matière de salaires et de durée du travail, registres du formulaire I-9, politiques du manuel des employés, clauses restrictives et statut de visa des salariés parrainés.
• Données et vie privée : les données personnelles que vous collectez, la conformité de votre politique de confidentialité avec ce que vous faites réellement et la façon dont vous réagiriez à une violation de données.
• Réglementation sectorielle : licences, permis et règles des agences propres à votre domaine.
• Propriété intellectuelle : à qui appartiennent le code, la marque et les contenus dont dépend votre activité.

L’objectif est de repérer les problèmes qui touchent plusieurs catégories à la fois. Une équipe commerciale qui promet des fonctionnalités par e-mail peut faire naître en même temps des réclamations contractuelles et des réclamations liées à la publicité. Un prestataire qui a écrit votre logiciel principal sans signer de cession de propriété intellectuelle pose à la fois un problème de titularité des droits et un problème de levée de fonds.

La démarche étape par étape

1. Cadrage et demande de documents

L’avocat rencontre la direction pour définir les activités, les juridictions et les régulateurs concernés, puis envoie une demande de documents. Attendez-vous à rassembler les documents constitutifs, vos contrats les plus importants en chiffre d’affaires ou en dépenses, vos politiques internes, vos attestations d’assurance ainsi que toute réclamation passée ou correspondance avec une agence.

2. Entretiens

De courts entretiens avec les personnes qui dirigent les ventes, les opérations, les ressources humaines, les finances et l’informatique révèlent généralement davantage que les documents. Ces personnes décrivent ce qui se passe réellement, ce qui ne correspond souvent pas à ce que prévoit la politique.

3. Analyse des écarts

Chaque obligation est comparée à la pratique actuelle. Un écart peut être une immatriculation manquante, une licence expirée, un modèle de contrat qui ne correspond plus à votre façon de vendre, ou une politique qui promet quelque chose que personne ne fait.

4. Hiérarchisation

Chaque écart est noté selon deux axes : la probabilité qu’il cause un problème et ce qu’il coûterait le cas échéant, en comptant les amendes, les dommages-intérêts, les contrats perdus et le temps de la direction. Certaines équipes utilisent une simple carte de chaleur (heat map). Le classement compte plus que le format, car il transforme une longue liste en plan d’action.

5. Plan de correction

Le livrable est un plan hiérarchisé : quoi corriger, qui en est responsable et pour quand. Les gains rapides passent en premier, comme le dépôt d’un rapport annuel oublié ou l’ajout d’une clause de limitation de responsabilité à votre modèle de contrat. Les chantiers plus lourds, comme la refonte d’un programme de protection des données ou la requalification de prestataires, reçoivent un calendrier et un budget.

Qui doit la mener, et pourquoi le secret professionnel compte

Vous pouvez dérouler vous-même une liste de contrôle interne, et pour une très petite entreprise cela peut suffire. L’intérêt de confier la démarche à un avocat tient moins à son expertise qu’à la protection qu’il apporte. Une évaluation est une liste écrite des points faibles de votre entreprise. Si elle est préparée par un avocat, ou sous sa direction, dans le but de fournir un conseil juridique, il est plus facile de soutenir qu’elle est protégée par le secret professionnel avocat-client (attorney-client privilege). Si un consultant ou un salarié la rédige comme un document d’affaires, elle pourra devoir être communiquée à la partie adverse lors du prochain procès. Nous expliquons les limites de cette protection dans notre article qui examine si le secret professionnel couvre une enquête interne.

Que faire des résultats

L’évaluation n’est qu’un point de départ. Sa valeur vient de trois étapes de suivi :

1. Confiez chaque point prioritaire à une personne nommément désignée, avec une échéance, et suivez-le comme n’importe quel autre projet opérationnel.
2. Transformez les obligations récurrentes (rapports annuels, renouvellements de licences, révisions des politiques, formations) en calendrier de conformité, afin qu’elles ne dépendent plus de la mémoire de chacun.
3. Décidez si vous avez besoin d’un programme formel. Beaucoup d’écarts viennent de l’absence de structure de base : aucun responsable de la conformité, aucun canal de signalement, aucune formation. Notre guide sur ce que doit contenir le programme de conformité d’une petite entreprise traite de cette étape suivante.

Prévoyez de refaire chaque année une version allégée, et une version complète lorsqu’un changement important survient : un nouvel État, une nouvelle gamme de produits, une levée de fonds, une acquisition ou un nouveau régulateur. Les entreprises qui font appel à un conseil juridique externe intègrent souvent la mise à jour annuelle à cette relation, de sorte que la revue reflète ce que l’avocat observe déjà dans le travail quotidien.

Les erreurs courantes

L’erreur la plus fréquente consiste à définir un périmètre trop large et à ne rien terminer. Commencez par les domaines où un problème ferait le plus de dégâts. La deuxième consiste à considérer le rapport comme le livrable. Un risque que vous avez documenté sans jamais le traiter peut paraître plus grave par la suite qu’un risque que vous n’aviez jamais remarqué, car il montre que l’entreprise savait. La troisième consiste à tenir à l’écart les personnes les plus proches du terrain. Les politiques vous disent rarement où se trouve le risque ; le responsable commercial, le gestionnaire de paie et l’administrateur informatique, eux, le savent généralement.

Si vous souhaitez une vision claire de l’exposition juridique de votre entreprise avant qu’un investisseur, un client ou un régulateur ne vous la demande, Capitol Law Partners peut définir le périmètre de la revue et la mener avec votre équipe. Prenez rendez-vous.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Cette communication ne crée aucune relation avocat-client.

Cagatay Ersoy. Une stratégie concrète pour les fondateurs, les investisseurs et les entreprises en croissance.

Besoin d’aide sur ce sujet ? Consultez notre page gestion des risques et conformité juridique des entreprises ou prenez rendez-vous.