Bir Sözleşmeyi İmzalamadan Önce Nasıl İncelemelisiniz?

Bir sözleşmeyi imzalamadan önce incelemek için bir yönteme ihtiyacınız vardır; çünkü sözleşmeyi baştan sona okumak size ne söylediğini anlatır, size ne yapacağını değil. Sorun çıkaran maddeler nadiren kalın harflerle yazılanlardır. Bunlar yenileme maddesine gömülmüş bildirim penceresi, anlaşmanın kapsamından daha öteye uzanan tazminat yükümlülüğü, tedarikçinizin bir satın alma sonrasında hesabınızı bir rakibe devretmesine izin veren devir hakkıdır. Aşağıdaki yöntem, sözleşme incelemesi ve üst düzey yönetici danışmanlığı ekibimizin her sözleşmede kullandığı yöntemdir ve sözleşme ister dört ister kırk sayfa olsun işe yarar.

İmzalamadan önce belgeyle değil, anlaşmayla başlayın

Sözleşmeyi açmadan önce, iş tarafının neyi kabul ettiğini düşündüğünü yazın: ne alıyorsunuz, ne ödüyorsunuz, ne kadar süreyle ve anlaşmayı ne başarısız kılar. Ardından sözleşmeyi bu listeye göre okuyun. Belgenin iş tarafındaki anlayıştan ayrıldığı her yer bir sorundur ve bunların çoğu karşı taraf açısından da kasıtlı değildir; farklı bir anlaşma için yazılmış bir şablondan kalan izlerdir.

Karşı tarafın ticari unvanı doğru mu ve işi fiilen yapacak olan şirket bu mu? Şirketiniz adına imza atan kişinin yetkisi var mı? Sözleşmenin yansıtması gereken bir ön anlaşma belgesi (term sheet), teklif veya e-posta yazışması var mı ve sözleşme bunu yansıtıyor mu? Sözleşme, bir URL’deki çevrimiçi hizmet koşulları gibi atıf yoluyla koşullar içeriyorsa, bu koşulları şimdi bulun ve bir kopyasını saklayın; çünkü imzadan sonra değişebilirler ve sözleşme güncel sürümün geçerli olacağını söyleyebilir.

Her yükümlülüğü ve süreyi çıkarın

Belgeyi tek bir amaçla baştan sona bir kez okuyun: her yükümlülüğü, kimin borçlu olduğunu ve ne zaman yerine getirileceğini listeleyin. İki sütun: sizinkiler ve onlarınkiler. Sessiz olanları da dahil edin: bildirim yükümlülükleri, sigorta sertifikaları, raporlama, denetimde işbirliği, gizlilik, ayartmama ve bir olaydan sonra “X gün içinde” gerçekleşmesi gereken her şey. Ardından sözleşmenin yarattığı her süreyi ve bildirim penceresini listeleyin ve önemli olanları imzadan sonra değil, önce takviminize işleyin.

Tanımlanmış terimlere dikkat edin. Büyük harfle başlayan bir kelime, genellikle ifade ettiği şeyi değil, tanımlar bölümünün söylediği şeyi ifade eder. “Hizmetler” önemsediğiniz kısmı dışarıda bırakabilir. “Gizli Bilgi” sizin kendi verilerinizi içerebilir. “Bağlı Şirket” kontrol etmediğiniz şirketleri bağlayabilir. Her maddeyi tanımları yerine koyarak okumak sıkıcıdır ve başka hiçbir yöntemin bulamadığı sorunları bulur. Her ticari sözleşmede olması gereken maddeler listemiz, neyin mevcut olması gerektiğine dair referanstır.

Süreyi, yenilemeleri ve çıkış yollarını kontrol edin

İlk süreyi bulun, ardından nasıl sona erdiğini bulun. Pek çok ticari sözleşme, taraflardan biri belirli bir pencere içinde, genellikle yenileme tarihinden 60 veya 90 gün önce bildirimde bulunmadıkça otomatik olarak yenilenir. Bu pencereyi kaçırırsanız bir yıl daha bağlanırsınız. Fiyatın yenilemede artıp artamayacağını ve ne kadar artabileceğini not edin.

Ardından fesih haklarını karşılaştırın. Siz gerekçesiz fesih yapabilir misiniz? Onlar yapabilir mi? Ne kadar önceden bildirimle ve hangi ücret karşılığında? Yalnızca karşı taraf serbestçe çekilebiliyorsa, bu asimetri gündeme getirilmeye değer. Haklı nedenle fesih maddesini giderme süresi ve bildirim usulü açısından, feshin sonuçlarına ilişkin maddeyi ise verilerinize, peşin ödediğiniz ücretlere ve varsa geçiş desteğine ne olacağı açısından okuyun. Girmesi kolay, çıkması zor bir sözleşmeyi inceliyorsanız, yanlış nedenlerle inceliyorsunuz demektir. Ayrı iş tanımı belgeleri olan bir çerçeve sözleşme şeklinde yapılandırılmış anlaşmalarda, kontrol edilecek öncelik soruları için MSA ile iş tanımı belgesinin (SOW) nasıl birlikte işlediği yazımıza bakın.

Gizli risk maddelerini bulun

Bazı maddeler ayrı ve daha yavaş bir okumayı hak eder; çünkü maliyetleri uzunluklarından anlaşılmaz:

• Bir şeyler ters gittiğinde kimin ve ne kadar ödeyeceğini belirleyen tazminat ve sorumluluk sınırlaması; işleyişi sorumluluk sınırlaması ve tazminat maddelerinin nasıl çalıştığı yazımızda açıklıyoruz
• Diğer ilişkilerinizi kısıtlayan münhasırlık, asgari alım taahhütleri ve en çok kayrılan müşteri (most-favored-customer) fiyatlandırması
• Sözleşmenin karşı tarafla birlikte yeni bir sahibe geçip geçmeyeceğini veya şirketinizin satışında sizinle birlikte gidip gitmeyeceğini belirleyen devir ve kontrol değişikliği hükümleri
• Karşı tarafın imzadan sonra anlaşmayı değiştirmesine veya bilgilerinizi kullanmasına izin veren tek taraflı değişiklik hakları, denetim hakları ve veri kullanım hakları
• Herhangi bir uyuşmazlığın nerede ve nasıl görüleceğini belirleyen uygulanacak hukuk, yetkili yer, tahkim, jüriden feragat ve avukatlık ücretleri hükümleri
• Bir şirket yükümlülüğünü sizin kişisel yükümlülüğünüze dönüştüren şahsi kefaletler

Bunların her biri anlaşmanın büyüklüğü ve süresiyle karşılaştırılmalıdır. Küçük bir pilot sözleşmede geniş bir münhasırlık maddesi orantısızdır. Bir ofis kirası için şahsi kefalet kaçınılmaz olabilir, ancak kapsamı ve süresi genellikle daraltılabilir.

Neye itiraz edip neyi kabul edeceğinize karar verin

Sorunları gerçekte neye mal olabileceklerine göre sıralayın. Birinci grup, değişmeden kalırsa anlaşmayı reddetmenize yol açacak koşullardır. İkinci grup, karşı tarafın makul bir değişikliği muhtemelen kabul edeceği için düzeltme yapmaya değer koşullardır. Üçüncü grup ise hoşlanmadığınız ama anlaşmanın değeri göz önüne alındığında katlanabileceğiniz koşullardır. İlk iki grubu gerekçeler ve önerilen ifadelerle geri gönderin, üçüncüsünü bırakın. Aynı tür sözleşmeleri tekrar tekrar inceleyen şirketler bu pozisyonları bir kez yazıya dökmelidir; bunu sözleşme playbook’unun tekrarlayan anlaşmaları nasıl hızlandırdığı yazımızda anlatıyoruz. Müzakerenin kendisi incelemeden farklı bir beceridir ve riskin büyüklüğü gerektirdiğinde CLP’nin sözleşme hazırlama ve müzakere ekibi bu aşamayı üstlenir.

Dışarıdan avukat ne zaman devreye girmeli

Her sözleşme bir avukat gerektirmez ve incelemenin maliyeti riskle orantılı olmalıdır. Düşük değerli ve kolayca değiştirilebilen bir hizmet için kısa bir tedarikçi sözleşmesi, şirket içinde bir kontrol listesine göre incelenebilir. Sözleşme önemli bir gelir veya harcama içeriyorsa, bir yıldan uzun sürüyorsa, münhasırlık, kefalet veya rekabet yasağı içeriyorsa, fikri mülkiyet devrediyor veya lisanslıyorsa, düzenlemeye tabi verileri kapsıyorsa ya da şirketiniz için türünün ilk örneğiyse, dışarıdan inceleme maliyetine değer. Karşı tarafın taslağı açıkça deneyimli bir avukat tarafından yazılmışsa ve sizinki öyle değilse de buna değer; çünkü bu asimetri her maddede kendini gösterir. Şirket içi hukuk birimi olmayan şirketler için genel hukuk müşavirliği hizmetimiz bu incelemeyi sürekli olarak sağlar; böylece bir sözleşmenin dışarıya gönderilip gönderilmeyeceği sorusu daha ortaya çıkmadan cevaplanmış olur.

Masanızda bir sözleşme varsa ve imza tarihi yaklaşıyorsa, Capitol Law Partners sözleşmeyi bu yönteme göre inceleyebilir ve hangi koşulları korumanız, hangilerini takas etmeniz ve hangilerini imzalamanız gerektiğini söyleyebilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Sözleşme incelemesi ve yönetici danışmanlığı sayfamıza göz atın veya randevu alın.