Her Ticari Sözleşmede Olması Gereken Temel Maddeler

Çoğu ticari sözleşme iki kez okunur: bir kez imzadan önce, bir kez de bir şeyler ters gittiğinde. Bir ticari sözleşmede olması gereken temel maddeler, asıl işlevlerini bu ikinci okumada gören maddelerdir. Kapsam ve ödeme koşulları, ödediğinizin karşılığını alıp almadığınızı belirler. Fesih, tazminat ve sorumluluk sınırlaması, bir proje başarısız olduğunda veya üçüncü bir kişi dava açtığında zararı kimin üstleneceğini belirler. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık maddeleri ise mücadelenin nerede ve nasıl yapılacağını belirler. Aşağıda, sözleşme hazırlama, inceleme ve müzakere alanındaki çalışmalarımızda kontrol ettiğimiz listeyi ve her maddenin neden yer alması gerektiğini bulacaksınız.

Taraflar, kapsam ve teslimatlar

İşe taraflarla başlayın. Her şirketin tam ticari unvanını, kurulduğu eyaleti ve imzalayan kişinin unvanını kullanın. Şirketin adı Acme Holdings LLC iken “Acme” olarak imzalanan veya yetkisi olmayan bir çalışan tarafından imzalanan bir sözleşme, daha sonra uygulanabilirlik tartışmasına davetiye çıkarır. Bir ticari sözleşmeyi uygulanamaz kılan nedenler hakkındaki yazımız bu argümanın ne sıklıkla başarılı olduğunu açıklıyor.

Ardından kapsamı kesin biçimde tanımlayın. Ne teslim edilecek, ne zamana kadar, hangi standartta ve müşteri bu standarda uyulduğunu nasıl teyit edecek? Belirsiz kapsam, ticari uyuşmazlıkların tek başına en yaygın nedenidir; çünkü her taraf boşluğu kendi varsayımlarıyla doldurur. Müşterinin reddetmesi için bir süre öngören ve bu süreden sonra teslimatın kabul edilmiş sayıldığı bir kabul prosedürü ekleyin. Kapsamın yalnızca imzalı bir belge ve fiyat düzeltmesiyle genişleyebilmesi için bir değişiklik talebi (change order) süreci ekleyin. Tekrarlayan işler için, ayrı iş tanımı belgeleri (statement of work) bulunan bir çerçeve sözleşme bu süreci yönetilebilir kılar; bu yapıyı MSA ile iş tanımı belgesinin (SOW) nasıl birlikte işlediği yazımızda açıklıyoruz.

Ödeme koşulları, süre ve fesih

Ödeme koşulları tutarı, tetikleyiciyi (imza, aşama, teslim veya aylık), vade tarihini, geç ödemenin sonucunu, vergileri kimin ödeyeceğini ve müşterinin ihtilaflı tutarları alıkoyup alıkoyamayacağını belirtmelidir. Müşterinin bir faturaya belirli bir süre içinde iyi niyetle itiraz etmesine ve itiraz edilmeyen kısmı ödemesine izin veren bir madde, ödeme uyuşmazlıklarının fesih uyuşmazlıklarına dönüşmesini önler.

Süre ve fesih, gördüğünden daha fazla ilgiyi hak eder. İlk süreyi ve sözleşmenin otomatik olarak yenilenip yenilenmediğini belirtin; kısa bir bildirim penceresiyle otomatik yenileme, hangi taraf daha az düzenliyse onun için bir tuzaktır. Haklı nedenle feshi, yani yazılı bildirimden sonra belirli bir süre içinde giderilmeyen esaslı bir ihlal halinde feshi düzenleyin. Taraflardan birinin gerekçe göstermeden (for convenience) fesih hakkı olup olmayacağına, bunun ne kadar önceden bildirimle yapılacağına ve bir ücret ödenip ödenmeyeceğine karar verin. Ardından feshin sonuçlarını düzenleyin: son ödemeler, verilerin ve materyallerin iadesi, geçiş desteği ve hangi maddelerin fesihten sonra da geçerli kalacağı. Gizlilik, tazminat, sorumluluk sınırlaması ve uyuşmazlık çözümü her zaman fesihten sonra da geçerli kalmalıdır.

Garantiler, tazminat ve sorumluluk sınırlaması

Bu üç madde riski dağıtır ve bir bütün olarak müzakere edilmelidir. Garantiler, her tarafın kendi ifası hakkında verdiği taahhütlerdir: hizmetlerin profesyonelce yerine getirileceği, yazılımın belirli bir süre boyunca dokümantasyonuna uygun çalışacağı, taraflardan hiçbirinin başkasının haklarını ihlal etmediği. Her garantinin yeniden ifa veya iade gibi belirli bir çözüm yolu olmalı ve diğer tüm zımni garantiler hariç tutulmalıdır.

Tazminat yükümlülüğü (indemnification), üçüncü kişi taleplerinin maliyetini bir taraftan diğerine aktarır. Klasik örnek, bir tedarikçinin, ürününün bir patenti veya telif hakkını ihlal ettiği yönündeki taleplere karşı müşterisini tazmin etmesidir. Sorumluluk sınırlaması (limitation of liability) maddesi ise her tarafın toplam sorumluluğuna bir üst sınır getirir ve dolaylı zararlar ile netice zararlarını hariç tutar; sınırlanmaması gereken yükümlülükler için istisnalar öngörülür. Bu iki madde birbiriyle yakından etkileşir ve tazminat yükümlülüğünü yanlışlıkla yutan bir üst sınır, sık gördüğümüz bir taslak hatasıdır. İşleyişi sorumluluk sınırlaması ve tazminat maddelerinin nasıl çalıştığı yazımızda adım adım anlatıyoruz.

Gizlilik ve fikri mülkiyet

Ayrı bir gizlilik sözleşmesi (NDA) bulunsa bile sözleşme, ifa sırasında paylaşılan bilgileri kapsayan kendi gizlilik maddesini içermelidir. Neyin gizli olduğunu tanımlayın, standart istisnaları (kamuya açık bilgiler, bağımsız olarak geliştirilen bilgiler, üçüncü bir kişiden kısıtlama olmaksızın alınan bilgiler) sayın, yükümlülüğün ne kadar süreceğini belirtin ve fesih halinde iade veya imha şartı koyun.

Fikri mülkiyet maddesi, sözleşme kapsamında üretilen şeylerin kime ait olduğu sorusunu cevaplar. Varsayılan kurallar insanları şaşırtır: Bir yüklenici, sözleşme bunu devretmedikçe ürettiği eserin telif hakkına sahiptir ve work made for hire (sipariş üzerine yapılan eser) doktrini, çoğu işletme sahibinin sandığından daha az durumu kapsar. Teslimatların müşteriye devredilip devredilmediğini, müşteriye lisanslanıp lisanslanmadığını veya bir lisansla birlikte tedarikçide kalıp kalmadığını açıkça belirtin. Her tarafın önceden var olan fikri mülkiyetini bir mevcut fikri mülkiyet (background IP) maddesiyle koruyun. Anlaşma özel süreçleri veya verileri içeriyorsa, CLP’nin ticari sır koruması ekibi gizlilik ve kullanım kısıtlamalarını buna göre sıkılaştırabilir.

Uygulanacak hukuk, uyuşmazlıklar ve aslında standart olmayan standart maddeler

Bir sözleşmenin son sayfaları, tarafların okumayı bıraktığı ve avukatların mücadeleyi belirleyen koşulları koyduğu yerdir. Uygulanacak hukuk maddesi hangi eyaletin sözleşme kurallarının geçerli olacağını seçer. Yetkili yer (venue) maddesi, davanın nerede açılabileceğini seçer. Tahkim maddesi uyuşmazlıkları tamamen mahkeme dışına taşır; bunun maliyet, hız, itiraz hakları ve gizlilik açısından artıları ve eksileri vardır. Davayı kazanan tarafın avukatlık ücretlerinin karşı tarafça ödenmesini öngören bir madde, her uyuşmazlığın ekonomisini değiştirir; çünkü Amerikan sistemindeki varsayılan kural her tarafın kendi avukatının ücretini ödemesidir.

Kalan koşullar da gerçek bir işlev görür:

• Devir: Bir tarafın sözleşmeyi, birleşme veya işletmenin satışı dahil, devredip devredemeyeceği
• Bildirimler: Resmi bildirimlerin nereye gönderileceği ve ne zaman hüküm doğuracağı; bu, her giderme süresini ve fesih süresini belirler
• Mücbir sebep (force majeure): Hangi olayların ifadan muaf tuttuğu ve ödeme yükümlülüklerinin de bunlarla birlikte ortadan kalkıp kalkmadığı
• Sözleşmenin bütünlüğü ve değişiklik: İmzalı belge e-postalara ve tekliflere üstün gelir ve değişiklikler imzalı bir yazılı belge gerektirir
• Bölünebilirlik, nüshalar (counterparts) ve elektronik imza

Bunların hiçbiri “standart” oldukları gerekçesiyle düşünülmeden kabul edilmemelidir. Uzak bir eyaletin hukukunun uygulanması, tek taraflı bir avukatlık ücreti maddesi veya serbest devir hakkı, herhangi bir fiyat koşulundan daha pahalıya mal olabilir.

Temel sözleşme maddeleri listesi nasıl kullanılır

Bu listeyi bir şablon olarak değil, bir kontrol listesi olarak kullanın. Düşük değerli ve tekrarlayan bir işlem için, her maddeyi bir cümleyle karşılayan kısa bir form yeterlidir. Gerçek bir gelir veya gerçek bir risk taşıyan bir sözleşmede ise her madde o işleme özel olarak hazırlanmalı ve karşı tarafın düzeltmeleri (redline) göz önünde tutularak müzakere edilmelidir. Yönetimin, taslağı hazırlanmış bir sözleşmeye ikinci bir gözle bakılmasına ihtiyacı olduğunda, sözleşme incelemesi ve üst düzey yönetici danışmanlığı ekibimiz sözleşmeyi aynı listeye göre okur ve hangi boşlukların önemli olduğunu söyler.

Masanızdaki bir sözleşmede bu koşullardan herhangi biri eksikse, Capitol Law Partners sözleşmeyi, sizi ilk okumada olduğu kadar ikinci okumada da koruyacak şekilde hazırlayabilir veya revize edebilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Ticari sözleşme hazırlama ve müzakere sayfamıza göz atın veya randevu alın.