MSA ve SOW Arasındaki Fark: İki Belge Birlikte Nasıl İşler

Çerçeve hizmet sözleşmesi (master service agreement, MSA) ve iş tanımı belgesi (statement of work, SOW), tek bir sözleşmenin iki yarısıdır. MSA bir kez müzakere edilir ve projeden projeye değişmeyen hukuki koşulları içerir: ödeme işleyişi, fikri mülkiyet, gizlilik, garantiler, tazminat, sorumluluk sınırları ve fesih. Her SOW ise proje başına imzalanır ve her seferinde değişenleri içerir: kapsam, teslimatlar, takvim ve fiyat. Yapı, iki belge birbiriyle çeliştiğinde ve kimse hangisinin üstün geleceğine önceden karar vermemişse çöker. Bu yazı MSA ve SOW’da nelerin yer alması gerektiğini ve çatışmanın nasıl ele alınacağını anlatıyor.

Çerçeve hizmet sözleşmesinde (MSA) neler yer almalı

MSA hukuki çerçevedir ve bir iş tanımı belgesinin iki sayfayla yetinebileceği kadar eksiksiz olmalıdır. Sözleşme hazırlama ve müzakere alanındaki çalışmalarımızda bir MSA genellikle aşağıdakileri kapsar ve her biri gelecekteki her SOW’a değişiklik yapılmadan uygulanacak şekilde hazırlanır:

• “Hizmetler”, “Teslimatlar” ve “İş Tanımı Belgesi” dahil tanımlar; böylece her SOW aynı terminolojiyi kullanır
• Ödeme işleyişi: faturalama sıklığı, vade tarihleri, gecikme ücretleri, masraf iadesi, ihtilaflı fatura prosedürü ve vergiler
• Fikri mülkiyet: teslimatların kime ait olduğu, neyin lisanslandığı ve her tarafın mevcut fikri mülkiyetinin nasıl korunduğu
• Gizlilik, veri koruma ve güvenlik yükümlülükleri
• Garantiler, tazminat, sorumluluk sınırlaması ve sigorta şartları
• Süre, fesih hakları, feshin sonuçları ve fesihten sonra geçerli kalan hükümler
• Uyuşmazlık çözümü, uygulanacak hukuk, devir, bildirimler ve diğer genel hükümler

MSA bir fiyat, teslim tarihi veya belirli bir projenin tanımını içermemelidir. Bunlar SOW’a aittir ve bunları MSA’ya koymak, iş her değiştiğinde MSA’yı değiştirmek anlamına gelir. Bir MSA’nın kapsaması gereken maddelerin tam listesi, her ticari sözleşmede olması gereken maddeler yazımızla örtüşür.

Her iş tanımı belgesinde (SOW) neler yer almalı

Bir SOW, tek bir işi, her iki tarafın da işin ne zaman bitmiş sayılacağını bilecek kadar ayrıntılı tanımlar. Bağlı olduğu MSA’yı tarih ve başlıkla belirtmeli, ardından hizmetlerin kapsamını, kabul kriterleriyle birlikte teslimatları, aşamalarıyla birlikte takvimi, ücretleri ve fiyatlandırma modelini (sabit fiyat, zaman ve malzeme veya aşamaya dayalı), görevlendirilen personeli veya rolleri ve fiyatın dayandığı varsayımları ve müşteri bağımlılıklarını belirtmelidir.

SOW aynı zamanda MSA’daki varsayılan hükümden gerçekten farklı olan projeye özgü koşulların da doğru yeridir: sabit ücretli bir geliştirme projesi için farklı bir ödeme takvimi, yönetilen bir hizmet için belirli bir hizmet seviyesi veya onay olmadan değiştirilemeyecek, adı belirtilmiş bir kilit kişi. Bir SOW’un bir MSA koşulunu geçersiz kılması gerekiyorsa, bunu değiştirdiği MSA maddesini belirterek açıkça söylemelidir. Hukuki koşulları sessizce yeniden ifade eden bir SOW, aşağıda anlatılan çatışmaları yaratır.

Çeliştiklerinde hangi belge üstün gelir

Her MSA bir öncelik sırası (order of precedence) maddesi içermelidir. Olağan kural, bir SOW’un yalnızca o proje için belirli bir MSA hükmünü geçersiz kıldığını açıkça belirttiği durumlar dışında MSA’nın her SOW’a üstün gelmesidir. Bu kural, özenle müzakere edilmiş hukuki koşulların aceleyle hazırlanmış bir SOW ile ortadan kaldırılmasını önler.

Bazı müşteriler bunun tersini, yani SOW’un üstün gelmesini ister. Bu konuda dikkatli olun. SOW genel olarak üstün gelirse, bir SOW’a giren ve hukuki görünen her cümle, örneğin “tedarikçi gecikmeden doğan tüm zararlardan sorumlu olacaktır”, o proje için MSA’daki sorumluluk sınırlamasını geçersiz kılar. SOW önceliğini kabul etmek zorundaysanız, bunu kapsam, takvim ve ücretler gibi ticari koşullarla sınırlayın ve sorumluluk, tazminat, fikri mülkiyet ve gizliliğe ilişkin MSA hükümlerinin ancak MSA’da imzalı bir değişiklikle değiştirilebileceğini belirtin.

Öncelik maddesi yoksa mahkemeler belgeleri birlikte yorumlamaya çalışır; bu başarısız olursa hangisinin daha sonra imzalandığına ve hangisinin daha özel olduğuna bakar. Bu analiz öngörülemezdir ve bir kapsam anlaşmazlığının, bir konuşma yerine ticari dava ve uyuşmazlık çözümü ekibimizin üstlendiği bir davaya dönüşme yoludur.

Değişiklik talepleri ve kapsam kayması

Kapsam değişiklikleri kaçınılmazdır ve SOW bunların nasıl yapılacağını belirtmelidir. Değişiklik talebi (change order) prosedürü, kapsam, takvim veya fiyattaki her değişikliğin yazılı olarak belgelenmesini, her iki tarafın yetkili temsilcileri tarafından imzalanmasını ve SOW’a eklenmesini şart koşar. Bu prosedür olmadan tedarikçi sözlü talepler üzerine ek iş yapar, müşteri resmi olarak hiç sipariş etmediği iş için ödeme yapmayı reddeder ve iki taraf da kısmen haklıdır.

Prosedür ayrıca kimin imza atabileceğini de belirtmelidir. Yetkili imzacıları SOW’da adıyla belirtmek ve belirli bir tutarın üzerindeki değişikliklerin üst düzey biri tarafından imzalanmasını şart koşmak, belge izini parayla uyumlu tutar.

MSA ve SOW’da sık yapılan hatalar

En sık gördüğümüz hatalar yapısaldır. MSA kesinleşmeden bir SOW imzalanır ve proje hiçbir hukuki koşula tabi olmadan yürür. Bir SOW, imzalanmış sürümle uyuşmayan bir başlık veya tarihle MSA’ya atıf yapar; bu da daha sonra MSA’yı reddetmek isteyen taraf için bir hediyedir. İş imzasız bir SOW ile başlar ve ardından gelen ücret anlaşmazlığında dayanılacak imzalı bir kapsam yoktur. SOW’lar hâlâ devam ederken MSA feshedilir ve MSA, devam eden SOW’ların yürürlükte kalıp kalmayacağını veya onunla birlikte sona erip ermeyeceğini hiç belirtmemiştir.

Önce MSA’yı imzalayın. Ona doğru biçimde atıf yapın. İşe başlamadan önce imzalı bir SOW şartı koyun ve bu şartın kimseyi yavaşlatmaması için küçük projelerde kısa bir SOW şablonu kullanın. MSA’da, MSA’nın feshinin devam eden SOW’ları sona erdirip erdirmediğini ve her iki durumda da süren işlere ne olacağını belirtin. Bir karşı tarafın MSA’sını imzadan önce incelerken bir sözleşmenin imzalamadan önce nasıl inceleneceği yazımızdaki adımlar geçerlidir; CLP’nin sözleşme incelemesi ve üst düzey yönetici danışmanlığı ekibi de SOW hacmi yüksek müvekkiller için bu incelemeyi üstlenir.

MSA ve SOW yapısı ne zaman buna değer

Aynı karşı tarafla birden fazla proje bekliyorsanız, projelerin kapsamı veya fiyatı değişkense ya da satış ve teslimat ekiplerinizin her seferinde hukuki inceleme olmadan işe başlayabilmesini istiyorsanız bu yapıyı kullanın. Tek seferlik tek bir iş için, iki belgeyi birleştiren bağımsız bir hizmet sözleşmesi daha basittir. Müzakere yaklaşımı her iki durumda da aynıdır ve ticari sözleşme müzakeresinin nasıl yapılacağı hakkındaki yazımız MSA’nın kendisinde korunmaya değer pozisyonları ele alır.

Şirketiniz düzenli olarak iş tanımı belgeleri imzalıyorsa ve bunların arkasındaki çerçeve sözleşme güncel değilse, eksikse veya öncelik konusunda sessizse, Capitol Law Partners ekibinizin sorunsuzca kullanabileceği bir MSA ve SOW şablonu hazırlayabilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? MSA ve iş tanımı belgesi hazırlama sayfamıza göz atın veya randevu alın.