Yönetim Kurulu Kararı Ne Zaman Gerekir? Şirketler İçin Rehber

Yönetim kurulu kararı (board resolution), bir corporation’ın yönetim kurulu üyelerinin (veya bir LLC’nin yöneticilerinin ya da üyelerinin) belirli bir işlemi onayladığını gösteren yazılı kayıttır. Karar, tek başına hareket eden bir şirket yetkilisine (officer) değil de yönetim kuruluna ait olduğunda her seferinde bir yönetim kurulu kararına ihtiyacınız vardır. Bu kararların hangileri olduğu sorusunun yanıtı ise üç kaynaktan gelir: eyaletin corporation veya LLC kanunu, şirketin iç tüzüğü (bylaws) veya işletme sözleşmesi (operating agreement) ve kararı görmek isteyecek bankalar ve alıcılar gibi dış tarafların beklentileri. Capitol Law Partners’ın kurumsal yönetişim ve iç politikalar uygulaması, zamanında belgelenmesi gereken onayları sonradan yeniden oluşturmaya şaşırtıcı ölçüde fazla zaman harcar; bu nedenle pratik kural basittir: şüpheye düştüğünüzde kararı alın.

Neredeyse her zaman yönetim kurulu onayı gerektiren kararlar

Bazı işlemler kanunla veya hemen her iç tüzükle yönetim kuruluna bırakılmıştır. Olağan liste şöyledir:

• Pay, opsiyon veya üyelik payı ihracı ve her türlü pay bazlı teşvik planının onaylanması.
• Borçlanma, başkasının borcuna kefil olma veya şirket varlıkları üzerinde teminat hakkı tesis etme.
• Şirket yetkililerinin atanması ve görevden alınması ile üst yönetim ücretlerinin belirlenmesi.
• Birleşme, devralma veya şirketin ya da varlıklarının tamamının veya tamamına yakınının satışı. Bunlar, aşağıda açıklandığı gibi ayrıca ortak oyu da gerektirir.
• Yönetim kurulunun bu yetkiye sahip olduğu durumlarda iç tüzüğün değiştirilmesi ve kuruluş belgesine ilişkin değişikliklerin önerilmesi.
• İlişkili taraf işlemlerinin, yani şirket ile bir yönetim kurulu üyesi, şirket yetkilisi veya önemli bir ortak arasındaki her türlü işlemin onaylanması.
• Kâr payı veya dağıtım ilan edilmesi.
• Banka hesabı açılması ve yetkili imzacıların belirlenmesi. Bankalar, iç tüzükte ne yazdığından bağımsız olarak bunun için bir karar ister.
• Yıllık bütçelerin, önemli kira sözleşmelerinin ve bir yetki devri politikasında belirlenen tutarı aşan sözleşmelerin onaylanması.
• Çıkar çatışması politikası gibi şirket politikalarının kabul edilmesi veya önemli ölçüde değiştirilmesi.

Bir LLC’de işletme sözleşmesi bu kararların bazılarını yöneticilere, bazılarını üyelere bırakabilir. Belirleyici olan belgedir; belge sessizse eyaletin LLC kanunu, olağan iş akışı dışındaki her şey için çoğu zaman üye onayı gerektiren varsayılan kurallar öngörür.

Ayrıca ortak oyu gerektiren kararlar

En büyük kararlar için yalnızca bir yönetim kurulu kararı yeterli değildir. Birleşmeler, varlıkların tamamının veya tamamına yakınının satışı, fesih, başka bir şirket türüne dönüşüm ve kuruluş belgesindeki (articles of incorporation) değişiklikler, eyalet corporation kanunları uyarınca genellikle yönetim kurulu onayına ek olarak pay sahibi onayı da gerektirir. Gerekli oran değişkenlik gösterir: birçok eyalette çıkarılmış payların çoğunluğu, kuruluş belgesi veya iç tüzük öngörüyorsa daha fazlası ve imtiyazlı pay çıkarılmışsa çoğu zaman ayrı bir pay grubu oylaması.

Kapalı bir şirkette aynı kişiler hem yönetim kurulunda yer alabilir hem de paylara sahip olabilir; bu da ikinci oylamayı atlama eğilimi yaratır. Atlamayın. Alıcının avukatı hem yönetim kurulu kararını hem de pay sahibi onayını isteyecektir; yanlış organ tarafından onaylanmış bir işleme daha sonra bir azınlık ortağı veya bir alacaklı tarafından itiraz edilebilir. Şirket satışı adımlarını anlattığımız yazımız, yetki belgelerinin her kapanış kontrol listesinin ilk maddeleri arasında yer aldığına dikkat çekiyor.

Toplantı mı, yazılı onay mı

Bir karar, toplantıda veya toplantı yapılmaksızın yazılı onayla (written consent) alınabilir. Toplantıda, iç tüzüğün öngördüğü şekilde çağrı yapılmalı, toplantı nisabı sağlanmalı ve karar iç tüzükte belirtilen oyla, genellikle toplantıda hazır bulunan yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğuyla kabul edilmelidir. Tutanak, görüşmeleri ve oylamayı kayda geçirir.

Yazılı onay daha hızlıdır ve küçük şirketlerde rutin onaylar için olağan yöntemdir. Virginia, DC ve New York dahil eyalet corporation kanunlarının çoğu, şirket belgeleri bunu kısıtlamadıkça yönetim kurulunun oybirliğiyle verilen yazılı onayla karar almasına izin verir; her yönetim kurulu üyesi imzalamalıdır ve tek bir çekimser kalma veya eksik imza, işlemin geçerli olarak yapılmadığı anlamına gelir. Pay sahiplerinin yazılı onayları farklı kurallara tabidir ve bazı eyaletlerde, kuruluş belgesi izin veriyorsa ve imzalamayan pay sahiplerine bildirim yapılırsa, pay sahiplerinin tamamından daha azıyla alınabilir. İç tüzük izin veriyorsa elektronik imzalar ve e-posta ile verilen onaylar genellikle kabul edilir; bu da iç tüzüğünüzü veya işletme sözleşmenizi güncellemeye ilişkin yazımızda açıklandığı gibi iç tüzüğü güncel tutmak için bir neden daha demektir.

Yönetim kurulu kararı neleri içermeli

Bir kararın öngörülebilir bir yapısı vardır. Giriş kısmı (recitals), arka planı ve işlemin gerekçesini açıklar. Karar hükümleri, neyin onaylandığını somut ifadelerle belirtir: karşı tarafın adı, tutar, temel şartlar ve varsa sınırlar. Genel yetkilendirme hükmü, adı belirtilen şirket yetkililerinin belgeleri imzalamasına ve onaylanan işlemi yerine getirmek için gereken diğer adımları atmasına izin verir. Belge tarihlenir, imzalanır ve karar defterine konur.

Somutluk önemlidir. Adı belirtilen bir bankadan, belirtilen bir anapara tutarında ve yönetim kuruluna sunulan şartlarla kullanılacak bir krediyi onaylayan bir karar, imzalayan yetkilileri korur ve ileride belgeyi okuyacak kişiye gerçekte neyin onaylandığını söyler. CEO’nun uygun gördüğü her türlü finansmanı onaylayan bir karar ise bir onay değil, bir yetki devridir ve iç tüzüğün yönetim kuruluna devretme izni verdiği yetkiyi aşabilir.

Karar, çıkar çatışması içindeki bir yönetim kurulu üyesini ilgilendiriyorsa, kararda çatışmanın açıklandığı, menfaati bulunan üyenin oy kullanmadığı ve menfaati bulunmayan üyelerin işlemi inceledikten sonra onayladığı belirtilmelidir. Çıkar çatışması politikasının neleri içermesi gerektiğini anlattığımız yazımız, bu kaydın işlemi sonraki itirazlara karşı neden koruduğunu açıklıyor.

Belge izi ileride neden önemlidir

Kararlar delildir. Şirketin yetkili organları aracılığıyla hareket ettiğini kanıtlarlar; bu da şirket ile ortakları arasındaki ve kişisel sorumluluğu sınırlayan ayrımı destekler. Kredi verenlere ve yatırımcılara şirketin disiplinle yönetildiğini gösterirler. Ve her alıcının incelemede sorduğu soruyu yanıtlarlar: bu sözleşme, bu pay ihracı, bu opsiyon tahsisi gerçekten yetkilendirilmiş miydi? Kararlarını, küçük bir şirketin tutması gereken kurumsal kayıtları anlattığımız yazımızda yer alan diğer kayıtlarla birlikte düzenli tutan bir şirket, işlemleri daha hızlı kapatır ve uyuşmazlıklarda daha düşük maliyetle savunma yapar.

Bir birleşme, satın alma veya finansman sürecine giren şirketler, eksikleri çoğu zaman ancak karşı taraf sorduğunda fark eder. İcazet kararları (ratifying resolutions) geçmişteki pek çok eksikliği giderebilir; ancak önlemek, gidermekten daha ucuzdur.

Bir kararın yönetim kurulu veya ortak onayı gerektirip gerektirmediğinden emin değilseniz ya da geçmiş işlemleri usulüne uygun olarak belgelemeniz gerekiyorsa, Capitol Law Partners ile yapacağınız bir görüşmede bunu netleştirebiliriz. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Yönetişim ve iç politikalar sayfamıza göz atın veya randevu alın.