Küçük Bir Şirket Hangi Kurumsal Kayıtları Tutmak Zorundadır?

Küçük bir şirketin tutması gereken kurumsal kayıtlar tek bir klasöre ya da düzenli tutulmuş tek bir dosyaya sığar ve bu liste on yıllardır pek değişmedi: kuruluş belgeleri, şirket belgeleri, şirketin kime ait olduğunu gösteren kayıt, yönetim kurulu üyelerinin ve ortakların neye karar verdiğini gösteren kayıt ve şirketin faal durumunu (good standing) koruyan periyodik bildirimler. Bunları güncel tutan şirketler finansman ve satış işlemlerini sorunsuz kapatır. Tutmayanlar ise her işlemin ilk haftasını geçmişi yeniden oluşturmakla geçirir. Capitol Law Partners’ın kurumsal yönetişim ekibi her iki durumu da görür ve aradaki fark nadiren şirketin büyüklüğüyle ilgilidir; mesele alışkanlıktır.

Kuruluş belgeleri ve eyalet bildirimleri

Eyaletin mühür veya alındı kaydını taşıyan kuruluş belgesini (articles of incorporation, certificate of incorporation veya LLC için articles of organization), tüm değişiklikleri ve her biri için alındı veya onay belgesini saklayın. IRS’in işveren kimlik numarasını (EIN) tahsis eden yazısını ve IRS’e yapılmış her vergi tercihini, örneğin S corporation statüsü için Form 2553’ü veya şirket sınıflandırma tercihi için Form 8832’yi saklayın.

Şirketin faaliyet göstermek üzere kayıtlı olduğu diğer her eyalet için yabancı şirket kaydı (foreign qualification) belgesini ve her eyaletin istediği periyodik rapor veya harç ödeme teyidini ekleyin. Virginia corporation’ları State Corporation Commission’a yıllık rapor verir, Virginia LLC’leri ise yıllık kayıt harcı öder; DC şirketleri iki yılda bir rapor verir; New York corporation’ları ve LLC’leri iki yılda bir beyan (biennial statement) sunar. Bunların aksatılması faal durumun kaybına yol açar ve yeniden faal hale getirme, bir alıcının veya kredi verenin fark edeceği bir adımdır. Federal gerçek lehtar (beneficial ownership) bildirim yükümlülükleri birden fazla kez değişti; bu yazıyı okuduğunuz tarih itibarıyla şirket türünüz için geçerli kuralı teyit edin.

Şirket belgeleri

İç tüzüğü (bylaws) veya işletme sözleşmesini (operating agreement), tüm değişikliklerini ve varsa pay sahipleri sözleşmesini, alım-satım (buy-sell) sözleşmesini, oy sözleşmesini veya yatırımcı hakları sözleşmesini saklayın. Bu belgeler kimin neye karar vereceğini tanımlar. Şirketin fiilen nasıl işlediğiyle çeliştiklerinde ortada bir dosyalama sorunu değil, düzeltilmesi gereken bir yönetişim sorunu vardır; iç tüzüğünüzü veya işletme sözleşmenizi ne zaman güncellemeniz gerektiğini anlattığımız yazımız bu tetikleyicileri açıklıyor.

Şirket çıkar çatışması politikası, yetki devri çizelgesi veya personel el kitabı gibi yazılı politikalar kabul etmişse, kabul edilen versiyonu, onu kabul eden kararla ve bir revizyon kaydıyla birlikte saklayın.

Ortaklık kayıtları

Bir corporation için pay defteri (stock ledger), her pay ihracını, devrini ve iptalini listeler: pay sahibi, payların sayısı ve türü, tarih ve ödenen bedel. Pay senetlerinin kopyalarını veya senede bağlanmamış paylar için pay sahiplerine gönderilen bildirimleri saklayın. Her pay taahhüt sözleşmesini, opsiyon tahsisini, varantı, paya dönüştürülebilir borç senedini (convertible note) ve SAFE’i saklayın; çünkü bunların her biri, bir alıcının hesaba katacağı bir pay hakkıdır.

Bir LLC için bunun karşılığı, genellikle işletme sözleşmesinin eki olan ve her üyenin yüzdesini veya birimlerini ve sermaye katkılarını gösteren üyelik payı cetvelidir. Pek çok küçük LLC bu cetveli kuruluştan sonra hiç güncellemez; bu da sonradan bir devri veya yeni bir üyenin kabulünü belgelemeyi zorlaştırır.

Pay dağılım tablosunu (cap table) bu kayıtlarla mutabık tutun. Bir elektronik tablodaki pay dağılımı bir şey, pay defteri ve tahsis belgeleri başka bir şey söylediğinde belirleyici olan pay defteri ve belgelerdir; bu farkı inceleme sırasında gidermek ise sancılıdır.

Tutanaklar, onaylar ve kararlar

Her yönetim kurulu ve ortak işlemini tutanakla (toplantılar için) veya yazılı onayla (toplantısız işlemler için) kayda geçirin. Küçük bir corporation’ın en azından yönetim kurulu üyelerini seçen yıllık bir pay sahibi onayı ve şirket yetkililerini seçen yıllık bir yönetim kurulu onayı bulunmalıdır; buna ek olarak bir şirketin ne zaman yönetim kurulu kararına ihtiyaç duyduğunu anlattığımız yazımızda listelenen konulara ilişkin kararlar da olmalıdır: pay ihraçları, borçlanma, önemli sözleşmeler, ilişkili taraf işlemleri ve bir bankanın istediği her şey.

Kararları, onayladıkları belgelerle birlikte tarih sırasına göre dosyalayın. Bir krediyi onaylayan karar, kredi sözleşmesinin yanında durmalı ya da en azından ona tarih ve tutar belirterek atıf yapmalıdır; böylece yıllar sonra belgeyi okuyan biri onayı işlemle eşleştirebilir.

Sözleşmeler, lisanslar ve uyum kayıtları

Dar anlamda kurumsal kayıtlar karar defterinde biter; ancak işlemlere hazır olacak şekilde düzenlenmiş bir şirket, bir sonraki katmanı da aynı sistemde tutar: önemli sözleşmelerin, kira sözleşmelerinin, kredi belgelerinin ve sigorta poliçelerinin imzalı kopyaları; yenileme tarihleriyle birlikte işletme ruhsatları ve izinler; fikri mülkiyet tescilleri ve devir sözleşmeleri; iş teklif mektupları, buluş devri sözleşmeleri ve personel el kitabı dahil istihdamla ilgili belgeler. Bu, şirket satın alırken due diligence (hukuki ve mali inceleme) sürecinin neleri kapsadığını anlattığımız yazımızda açıklandığı gibi, bir alıcının incelemenin ilk gününde talep ettiği belge setidir ve bunları hazır tutmak süreci kısaltır.

Kurumsal kayıtlar ortakları neden korur

Sınırlı sorumluluk, şirketin ortaklarından ayrı bir varlık olarak kabul edilmesine dayanır. Bir alacaklı, mahkemeden tüzel kişiliği göz ardı ederek doğrudan ortaklara ulaşmayı istediğinde (tüzel kişilik perdesinin kaldırılması, piercing the corporate veil), mahkeme şirketin kendi formalitelerine uyup uymadığı, kayıt tutup tutmadığı, zorunlu toplantıları yapıp yapmadığı, mali işlerini ortakların mali işlerinden ayrı tutup tutmadığı ve yeterli sermayeye sahip olup olmadığı gibi etkenlere bakar. Standartlar eyaletten eyalete değişir ve tek bir eksik belge sonucu belirlemez; ancak hiç tutanağı ve pay defteri olmayan, hesapları ortaklarınkiyle iç içe geçmiş bir şirket, alacaklıya en güçlü argümanını vermiş olur.

İyi kayıtlar ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda da önemlidir. Bir azınlık üyesi çoğunluğun yetkisiz hareket ettiğini ileri sürdüğünde yazılı onaylar soruyu yanıtlar. Bir tereke, ölen kişinin pay defterinde görünenden daha fazla paya sahip olduğunu iddia ettiğinde pay taahhüt sözleşmeleri soruyu yanıtlar. Şirketler hukukunun genel kuralları, ancak bu kayıtlar sayesinde delile dönüşür.

Bu sistemi kurmak, CLP’nin şirket kuruluşu ve yapılandırma ekibinin her yeni şirkette üstlendiği kuruluş aşaması işlerinden biridir. Sonradan eksikleri tamamlamak da mümkündür; bu genellikle bir dizi icazet kararı (ratifying resolutions) ve yeniden oluşturulmuş bir pay defteriyle yapılır ve bunu bir sonraki finansman veya satış sırasında değil, ondan önce yapmaya değer.

Şirketinizin kayıtları eksikse veya neleri saklamanız gerektiğinden emin değilseniz, Capitol Law Partners ile yapacağınız bir görüşmede karar defterinizi oluşturabilir ya da eksiklerini tamamlayabiliriz. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Kurumsal yönetişim sayfamıza göz atın veya randevu alın.