Şirket İç Tüzüğü veya İşletme Sözleşmesi Ne Zaman Güncellenmeli?

Çoğu şirket iç tüzüğünü (bylaws) veya işletme sözleşmesini (operating agreement) bir kez, kuruluşta, bir şablondan yazar ve belgeyi bir daha açmaz. Sonra kurucu ortaklardan biri ayrılır, bir yatırımcı gelir, bir yönetici kimsenin yetkilendirmediği sözleşmeler imzalamaya başlar ve şirket belgesi hâlâ artık var olmayan bir şirketi tarif eder. İç tüzüğünüzü veya işletme sözleşmenizi güncellemenin doğru zamanı, işletmenin fiilen karar alma biçiminin belgede öngörülen biçimden uzaklaştığı andır. Capitol Law Partners’ın kurumsal yönetişim ve iç politikalar çalışmaları çoğu zaman tam da bu boşlukla başlar: ilk yıldan kalma bir belge ve altıncı yılındaki bir işletme.

Güncelliğini yitirmiş bir şirket belgesi neden gerçek bir sorundur

İç tüzük (corporation için) ve işletme sözleşmesi (LLC için), ortakların uymayı kabul ettiği kurallardır. Mahkemeler, kredi verenler, yatırımcılar ve alıcılar bu belgeleri harfiyen okur. İşletme sözleşmesi bir kira sözleşmesi için tüm üyelerin onayını öngörüyorsa ve yönetici sözleşmeyi tek başına imzalamışsa, kira sözleşmesi kiraya verene karşı geçerli olabilir; ancak yönetici işletme sözleşmesine aykırı davranmıştır ve hoşnutsuz bir üyenin elinde bir talep vardır. İç tüzük yıllık pay sahipleri toplantısını zorunlu kılıyorsa ve yıllardır böyle bir toplantı yapılmamışsa, muhalif bir pay sahibi bu eksikliği bir uyuşmazlıkta kullanabilir; bir alıcının incelemesi de bunu işaretleyecektir.

Belgenin sessiz kaldığı yerlerde eyaletin varsayılan kuralları devreye girer ve bu kurallar her zaman ortakların seçeceği kurallar değildir. Virginia, DC ve New York’un her birinin kendi LLC ve corporation kanunları vardır; pay oranına göre oylama ile kişi başı oylama, payların devri ve ayrılma hakları gibi konulardaki varsayılan kurallar birbirinden farklıdır. Güncelliğini yitirmiş veya sessiz bir belge, bu soruları ortakların hiç okumadığı bir kanuna bırakır.

İncelemeyi gerektiren olaylar

Bu örüntü sektörden sektöre değişmez. Aşağıdakilerden herhangi biri gerçekleştiğinde iç tüzüğünüzü veya işletme sözleşmenizi güncelleyin:

• Ortaklık yapısı değişir. Yeni bir ortak katılır, bir kurucu ayrılır, paylar devredilir veya bir tereke bir payı miras yoluyla edinir. Belge kimin neye sahip olduğunu, nasıl oy kullandığını ve ölüm, iş göremezlik, boşanma veya ayrılma halinde payına ne olacağını yansıtmalıdır.
• Dışarıdan yatırım alınır. Yatırımcılar kendi şartlarını getirir: yönetim kurulunda bir koltuk, önemli kararlar üzerinde onay hakları, imtiyazlı ekonomik haklar, bilgi alma hakları ve sulandırmaya karşı koruma (anti-dilution). Bunlar yalnızca ön protokole (term sheet) değil, şirket belgelerine de yazılmalıdır.
• Yönetim değişir. Her şeyi yöneten kurucular geri çekilir, profesyonel bir CEO işe alınır veya yönetici tarafından yönetilen (manager-managed) bir LLC, üyeler tarafından yönetilen (member-managed) bir LLC gibi davranmaya başlar. Yetki devirleri, şirket yetkililerinin (officers) rolleri ve harcama limitleri gerçeklikle örtüşmelidir.
• Eşitliği bozacak bir mekanizma olmadan 50/50 ortaklık. Eşit paylı iki ortak ve hiçbir kilitlenme (deadlock) mekanizması olmaması, gerçekleşmeyi bekleyen bir fesih demektir. 50/50 ortaklar arasındaki kilitlenmeyi aşmaya ilişkin yazımız bu araçları açıklıyor; hepsi de uyuşmazlık çıkmadan önce belgede yer alırsa daha iyi işler.
• Planlanan bir satış, finansman veya denetim. Alıcılar ve kredi verenler belgeleri okuyacaktır. Bunları inceleme sırasında düzeltmek mümkündür, ancak özensiz görünür ve müzakerede güvenilirlik kaybettirir.
• Mevzuatta veya vergi statüsünde değişiklik. S corporation statüsünü seçmek, şirket türünü dönüştürmek veya eyalet kanununda bir değişiklik olması, belgede uyum sağlayıcı değişiklikler gerektirebilir.

İç tüzük veya işletme sözleşmesi güncellemesi neleri kapsar

İşe karar alma haritasıyla başlayın. Şirketi kim, hangi konuda ve hangi tutara kadar bağlayabilir? Hangi kararlar yönetim kurulunu veya yöneticileri, hangileri ortakları gerektirir ve hangi oy oranıyla? Uyuşmazlıkların çoğu bu sorulardan birinin yanıtsız kalmasından doğar. Bir şirketin ne zaman yönetim kurulu kararına ihtiyaç duyduğunu ele aldığımız yazımız, tipik olarak yönetim kurulu düzeyinde alınması gereken kararları listeliyor.

Ardından ortaklık mekanizmalarına geçin: devir kısıtlamaları, önalım hakları, alım-satım (buy-sell) hükümleri, değerleme yöntemleri ve bir ortağın işletmede çalışmayı bırakması halinde ne olacağı. Ayrılan bir üyenin, hiçbir geri alım öngörülmeden tam ekonomik payını süresiz olarak elinde tutmasına izin veren bir işletme sözleşmesi, yaygın ve pahalıya mal olan bir gözden kaçırmadır.

Sonra usul kurallarına bakın: toplantı ve çağrı şartları, yazılı onaylar, toplantı nisabı ve kayıt tutma. Ortakları üç farklı eyalette yaşayan bir şirket için yüz yüze toplantıyı zorunlu kılan bir belge, elektronik toplantılara ve yazılı onaylara izin verecek şekilde değiştirilmelidir; eyalet kanunlarının çoğu artık buna izin veriyor.

Son olarak çıkar çatışmaları ve uyum konularını ele alın: bir çıkar çatışması prosedürü, yönetim kurulu üyeleri ve şirket yetkilileri için tazmin ve masrafların önceden karşılanması (advancement of expenses) ile sektöre özgü gereklilikler. Bunlar çoğu zaman ayrı politikalarda yer alır, ancak şirket belgesi bu politikalara dayanak sağlamalıdır.

Belgeyi doğru şekilde değiştirmek

Belgenin nasıl değiştirilebileceğini belgenin kendisi söyler ve bu usul bağlayıcıdır. İç tüzük, kuruluş belgesine ve eyalet kanununa bağlı olarak genellikle yönetim kurulu, pay sahipleri ya da bunlardan herhangi biri tarafından değiştirilebilir. İşletme sözleşmeleri tipik olarak belirli bir oranda üye oyu gerektirir; belirli bir üyenin ekonomik haklarını etkileyenler gibi bazı hükümler ise o üyenin onayını gerektirebilir. Usulü izleyin, oylamayı yazılı bir onay veya toplantı tutanağıyla belgeleyin ve değiştirilmiş belgeyi şirket kayıtlarıyla birlikte saklayın.

Aynı zamanda kuruluş belgesini (articles of incorporation veya certificate of formation) de kontrol edin. Bir corporation’ın çıkarmaya yetkili olduğu pay sayısı (authorized shares) veya bazı eyaletlerde bir LLC’nin yönetim yapısı gibi bazı hükümler eyalete yapılan kuruluş başvurusunda yer alır ve eyalete bir değişiklik başvurusu yapılmasını gerektirir (Virginia’da State Corporation Commission, DC’de Department of Licensing and Consumer Protection, New York’ta ise Department of State). Amerika’da şirket kurmak için gerekli belgeleri anlattığımız yazımız, bu kuruluş başvurularının neleri içerdiğini açıklıyor.

Bir değişiklik, şirketin eyalet nezdindeki bildirimlerinin güncel olduğunu teyit etmek için de bir fırsattır. CLP’nin şirket kuruluşu ve yapılandırma ekibi, eyalet kaydı ile iç belge birbiriyle örtüşsün diye şirket değişikliklerini yönetişim güncellemeleriyle birlikte yürütür.

İç tüzüğünüz veya işletme sözleşmeniz artık şirketinizin nasıl yönetildiğini yansıtmıyorsa, Capitol Law Partners ile yapacağınız bir görüşmede neyin değişmesi gerektiğini ve değişikliğin usulüne uygun olarak nasıl kabul edileceğini belirleyebiliriz. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Kurumsal yönetişim ve iç politikalar sayfamıza göz atın veya randevu alın.