Çıkar Çatışması Politikası Neleri İçermelidir? Şirketler İçin Rehber

Çıkar çatışması politikası (conflict of interest policy) tek bir iş görür: bir yönetim kurulu üyesi, şirket yetkilisi, yönetici veya kilit çalışan, şirketin alacağı bir kararda kişisel bir menfaate sahip olduğunda şirketin izleyeceği usulü belirler. Bu usul olmadan her ilişkili taraf işlemi potansiyel bir sadakat yükümlülüğü (duty of loyalty) ihlalidir ve işlemin adil olduğunu kanıtlama yükü içerideki kişiye düşebilir. Usul varsa şirket, çatışma içindeki bir kişiyle yapılan işlemi onaylayabilir, menfaati bulunmayan karar vericilerin işlemi tam bir açıklamadan sonra onayladığını belgeleyebilir ve eyalet corporation ve LLC kanunlarındaki güvenli liman (safe harbor) hükümlerine dayanabilir. Capitol Law Partners’ın kurumsal yönetişim ve politika hazırlama uygulaması her büyüklükteki şirket için bu politikaları hazırlar; aşağıdaki unsurlar da işi gören unsurlardır.

Çıkar çatışması politikası kimleri kapsar

Kapsamdaki kişileri, gerçek çatışmaları yakalayacak kadar geniş tanımlayın. Yönetim kurulu üyeleri ve şirket yetkilileri asgari kapsamdır. Bunlara bir LLC’nin yöneticilerini ve üyelerini, komite üyelerini ve şirketi belirli bir eşiğin üzerindeki sözleşmelerle bağlama yetkisi olan her çalışanı ekleyin. Ardından tanımı aile üyelerini ve bağlantılı şirketleri kapsayacak şekilde genişletin: bir yönetim kurulu üyesinin eşi, ebeveyni, çocuğu veya kardeşi ve kapsamdaki bir kişinin ya da bir aile üyesinin anlamlı bir ortaklık veya yönetim rolüne sahip olduğu her şirket.

Yalnızca yönetim kurulu üyesinin kendisini kapsayan bir politika, işlemi eşin şirketi üzerinden geçirerek kolayca aşılabilir. Bu nedenle çoğu politika menfaati; doğrudan ve dolaylı mali menfaatleri ve rakip veya sözleşme ilişkisi bulunan bir kuruluştaki yönetim kurulu üyeliği gibi muhakemeyi makul olarak etkileyebilecek mali olmayan menfaatleri de kapsayacak şekilde tanımlar.

Neyin ve ne zaman açıklanması gerekir

Temel yükümlülük açıklamadır. Önerilen bir işlemde menfaati olan veya olabilecek kapsamdaki kişi, şirket harekete geçmeden önce menfaatin varlığını ve niteliğini ve buna ilişkin tüm önemli olguları açıklamalıdır. Politika, açıklamanın kime yapılacağını (yönetim kurulu başkanı, genel hukuk müşaviri veya belirlenmiş bir şirket yetkilisi), hangi biçimde yapılacağını (yazılı olması daha iyidir) ve ne zaman yapılacağını (kişi olası çatışmanın farkına varır varmaz ve her halükârda karardan önce) belirtmelidir.

Ayrıca yıllık yazılı bir beyan da isteyin. Kapsamdaki her kişi politikayı okuduğunu teyit eder, mevcut menfaatlerini açıklar ve koşullar değiştiğinde beyanını günceller. Yıllık beyan, bir tedarikçide danışmanlık görevi üstlenmiş bir şirket yetkilisi gibi, belirli bir işlemde hiç gün yüzüne çıkmayan çatışmaları yakalar.

Karar nasıl alınır

Bir çatışma açıklandıktan sonra menfaati bulunan kişi görüşme ve oylama için salondan çıkar. Politika bunu açıkça belirtmelidir: yalnızca oylamadan değil, müzakereden de çekilme. Geriye kalan, menfaati bulunmayan yönetim kurulu üyeleri veya yöneticiler, işlemin şirketin yararına olup olmadığına ve şartların, şirketin ilişkisiz bir taraftan elde edebileceği şartlar kadar elverişli olup olmadığına karar verir.

Bu usul, kanunlardaki güvenli liman hükümlerini izler. Virginia, DC ve New York corporation kanunları, çoğu eyalet kanunu gibi, önemli olgular açıklanmışsa ve işlem menfaati bulunmayan yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğu tarafından onaylanmışsa veya pay sahiplerince onaylanmışsa ya da şirket için adil olduğu gösterilirse, menfaati bulunan bir yönetim kurulu üyesiyle yapılan işlemin yalnızca çatışma nedeniyle geçersiz sayılmasını önler. Politika, ona uyulduğunda bu sonuçlardan ilki, yani kanıtlanması en kolay olanı ortaya çıkacak şekilde hazırlanmalıdır. Bir şirketin ne zaman yönetim kurulu kararına ihtiyaç duyduğunu anlattığımız yazımız bu tür onayların nasıl kayda geçirileceğini açıklıyor.

LLC’lerde belirleyici olan işletme sözleşmesidir (operating agreement). Pek çok işletme sözleşmesi, eyalet hukukunun izin verdiği ölçüde güvene dayalı yükümlülükleri (fiduciary duties) değiştirir veya bunlardan feragat eder; böyle bir düzenleme varsa çıkar çatışması politikası sözleşmeyle tutarlı olmalı ve sözleşme de politikayla birlikte gözden geçirilmelidir. İç tüzüğünüzü veya işletme sözleşmenizi güncellemeye ilişkin yazımız bunu açıklıyor.

Kayıt nasıl tutulur

Tutanakta veya yazılı onayda; çatışmanın açıklandığı, menfaatin niteliğinin özeti, menfaati bulunan kişinin çekildiği, değerlendirilen alternatifler ve piyasa şartlarıyla yapılan her türlü karşılaştırma ile menfaati bulunmayan yönetim kurulu üyelerinin oyu yer almalıdır. İşlemi ileride koruyan bu kayıttır. Yıllar sonra bir ilişkili taraf işlemine yöneltilen itiraz, büyük ölçüde belgelerin usule uyulduğunu gösterip göstermediğine göre karara bağlanır.

Politika ayrıca şirketin yıllık beyanları ve açıklama formlarını, tutanak ve kararların yanında kurumsal kayıtlarda saklamasını da şart koşmalıdır. CLP’nin risk yönetimi ve hukuki uyum ekibi politikayı genellikle kısa bir uyum takvimine bağlar: yıllık beyanlar, yıllık onaylarla aynı zamanda ve sorumlu olarak belirlenmiş bir kişi tarafından toplanır.

Uygulama ve yaptırımlar

Kapsamdaki bir kişi açıklama yapmadığında ne olacağını belirtin. Politika, yönetim kuruluna işlemi feshetme, kişiyi ilgili komiteden veya görevden uzaklaştırma ya da iç tüzük ve varsa iş sözleşmeleriyle uyumlu başka düzeltici önlemler alma yetkisi verebilir. Ayrıca yönetim kuruluna, açıklanmadığından şüphelenilen bir çatışmayı araştırmak için bir usul de sağlamalıdır: kişiye bildirim, açıklama yapma imkânı ve menfaati bulunmayan yönetim kurulu üyelerinin vereceği bir karar.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve yatırımcı destekli şirketler

İki grup bu politikayı isteğe bağlı değil, zorunlu olarak görür. Vergiden muaf kuruluşlara IRS Form 1023’te bir çıkar çatışması politikası kabul edip etmedikleri sorulur; Form 990 ise her yıl kuruluşun yazılı bir politikası olup olmadığını, yıllık açıklama isteyip istemediğini ve uyumu izleyip izlemediğini sorar. IRS, pek çok kâr amacı gütmeyen kuruluşun değişikliklerle kabul ettiği örnek bir politika yayımlar.

Yatırımcı destekli şirketler genellikle sözleşmeden doğan bir gereklilikle karşı karşıyadır: yatırımcı hakları sözleşmesi veya pay sahipleri sözleşmesi, şirket yetkilileri, yönetim kurulu üyeleri veya bunların bağlantılı kişileriyle yapılacak işlemler için yönetim kurulu onayını, çoğu zaman yatırımcıyı temsil eden yönetim kurulu üyesinin onayı da dahil olmak üzere şart koşar. Bu sözleşme şartlarıyla örtüşen bir çıkar çatışması politikası, her işlem için ayrı bir süreç gerektirmeden şirketin yatırımcılarına karşı yükümlülüklerine uyumlu kalmasını sağlar.

Şirketinizin bir çıkar çatışması politikasına ihtiyacı varsa veya onaylanması gereken bir ilişkili taraf işlemi varsa, Capitol Law Partners ile yapacağınız bir görüşmede politikayı ve onay kaydını hazırlayabiliriz. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? İç politikalar ve yönetişim sayfamıza göz atın veya randevu alın.