Şirketinizde Uyum İhlali Tespit Ettiğinizde Ne Yapmalısınız?

İşletmenizde bir uyum ihlali tespit ettiğinizde, ilk birkaç gün sonrasında olacak her şeyin seyrini belirler. Eylemi durdurun, kayıtları koruyun, biri olanlar hakkında uzun bir e-posta yazmadan önce avukatı sürece dahil edin ve ancak bundan sonra şirketin ihlali bildirmek zorunda olup olmadığına ya da bildirmeyi tercih edip etmeyeceğine karar verin. Bu dönemde yapılan en zararlı hatalar genellikle iyi niyetlidir: bir yönetici çalışanla yüzleşir ve farkında olmadan delil izini yok eder ya da biri, tüm olgular henüz bilinmeden bir düzenleyici kuruma içtenlikle bir açıklama gönderir.

Hukuki uyum ve risk yönetimi avukatlarımız, sorunu büyütmeden hızlı hareket etmesi gereken şirketler için bu süreci yürütür. İzlediğimiz sıra şöyledir.

1. Adım: Eylemi durdurun ve zararı sınırlayın

Sorun devam ediyorsa ona son verin. Bu; bir faturalandırma uygulamasını askıya almak, web sitenizden bir ürün iddiasını kaldırmak, üçüncü bir kişiye yapılacak bir ödemeyi dondurmak ya da bir yüklenicinin sistem erişimini kesmek anlamına gelebilir. Zararı sınırlamak, kimin kusurlu olduğuna karar vermeyi gerektirmez. Ancak hızlı hareket etmeyi gerektirir; çünkü durumu öğrendikten sonra eylemin sürmesi, düzenleyici kurumların ve mahkemelerin ona bakışını değiştirir: bir hata, bilerek yapılmış bir ihlale dönüşür.

Konu bir veri ihlaliyse, zararı sınırlamak BT ekibinizin veya dışarıdan bir adli bilişim firmasının atacağı teknik adımları da içerir ve bildirim süreleri çoktan işlemeye başlamış olabilir. Her eyaletin bir veri ihlali bildirim yasası vardır; süreler ve bildirim yapılacak taraflar eyaletten eyalete değişir.

2. Adım: Belgeleri ve verileri koruyun

Bir şirket bir davayı veya bir kamu soruşturmasını makul olarak öngördüğü andan itibaren ilgili delilleri koruma yükümlülüğü altına girer. İlgili e-posta hesapları, sohbet kanalları ve paylaşılan sürücüler için otomatik silme işlemini durdurun ve ilgili kişilere yazılı bir muhafaza bildirimi gönderin. İyi niyetle bile olsa kimsenin dosyaları temizlemesine izin vermeyin. Yok edilen deliller mahkeme yaptırımlarına yol açabilir ve yönetilebilir bir sorunu adaletin engellenmesi meselesine dönüştürebilir. Bir işletmenin ne zaman delil muhafaza bildirimi (litigation hold) yayımlaması gerektiğine ilişkin rehberimiz işleyişi ayrıntılı olarak ele alıyor.

3. Adım: Avukatın yönetiminde soruşturma yapın

Başka herhangi bir karar vermeden önce ne olduğunu, ne kadar sürdüğünü, kimin bildiğini ve ne kadar zarara yol açtığını öğrenin. Görüşmelerin, analizlerin ve sonuçların gizlilik kapsamında kalma ihtimalini en üst düzeye çıkarmak için soruşturmayı avukatın yönetmesini sağlayın. Olguların kendisi hiçbir zaman avukat-müvekkil gizliliği (attorney-client privilege) kapsamında değildir; ancak avukatın bu olgulara ilişkin analizi olabilir. Bunun nasıl yapılandırılacağını şirket içi soruşturmalarda avukat-müvekkil gizliliği yazımızda açıklıyoruz.

Soruşturmayı orantılı tutun. Tek bir faturadaki tek seferlik bir hata, bir kamu müşterisine sistematik olarak yapılan gerçeğe aykırı beyanlarla aynı süreci gerektirmez.

4. Adım: Uyum ihlalini bildirmek zorunda mısınız?

Burada iki farklı soru vardır.

Zorunlu bildirim

Bazı yükümlülükler belirli bir süre içinde açıklama yapılmasını gerektirir. Örnekler arasında etkilenen kişilere ve bazen eyalet başsavcılıklarına (state attorneys general) yapılan veri ihlali bildirimleri, federal yüklenicilerin belirli dolandırıcılık ve gerçeğe aykırı talep (false claims) ihlallerine ilişkin güvenilir delilleri açıklama yükümlülüğü ve düzenlemeye tabi sektörlerde lisans ve izinlere eklenmiş bildirim koşulları sayılabilir. Sözleşmeler de bir mevzuat ihlalini müşterilerinize veya kredi verenlerinize bildirmenizi şart koşabilir. Avukat, uygulanabilecek her yükümlülüğü haritalandırmalıdır; çünkü zorunlu bir bildirimin kaçırılması çoğu zaman asıl sorundan daha kötüdür.

Gönüllü bildirim (voluntary self-disclosure)

Pek çok kurum, öne çıkıp durumu bildirmeyi lehe değerlendirir. Adalet Bakanlığı’nın (Department of Justice) kurumsal yaptırım politikası gönüllü bildirimi, işbirliğini ve sorunun giderilmesini ödüllendirir. OFAC, yaptırım ihlallerinin gönüllü olarak bildirilmesini önemli bir hafifletici unsur olarak kabul eder; ihracat kontrolü ve vergi makamlarının da kendi bildirim yolları vardır. Gönüllü bildirim stratejik bir tercihtir: cezaları azaltabilir, ancak kurumun konudan haberdar olmasını kesinleştirir ve daha geniş bir incelemeye davetiye çıkarabilir. Bu kararı ilk hafta değil, tüm olgular ortaya çıktıktan sonra ve avukatın tavsiyesiyle verin.

5. Adım: Yalnızca olayı değil, nedenini de düzeltin

Düzenleyici kurumlar ve mahkemeler neyi değiştirdiğinizle ilgilenir. Sorunun giderilmesi genellikle şunları içerir:

• Fazla ücret alınan müşteriler veya eksik ödeme yapılan çalışanlar gibi zarar gören herkese geri ödeme yapmak ya da alacak kaydetmek.
• Sorumlu kişilere geçmiş uygulamayla tutarlı biçimde disiplin yaptırımı uygulamak.
• Soruna izin veren süreci değiştirmek: bir onay adımı, bir sistem kontrolü, revize edilmiş bir politika ya da ilgili ekip için eğitim.
• İleride kanıtlayabilmek için neyin ne zaman yapıldığını belgelemek.

Konuyu dile getiren kişi bir çalışansa dikkatli olun. Federal ve eyalet yasaları pek çok türde ihbarcıyı (whistleblower) misillemeye karşı korur ve bir misilleme iddiası, altta yatan ihlalden daha uzun süre gündemde kalabilir.

6. Adım: Çıkarılan dersleri programınıza yansıtın

Bir ihlal, uyum programınız için bir sınavdır. Mevcut kontrollerin ihlali neden daha erken yakalamadığını ve işletmenin başka yerlerinde benzer risklerin bulunup bulunmadığını sorgulayın. Şirketin gerçek bir programı yoksa, bir program kurmanın zamanı gelmiştir; küçük işletme uyum programının unsurlarına ilişkin rehberimiz pratik bir başlangıç noktasıdır.

Konunun bir müşteri, ortak veya eski bir çalışanla bir uyuşmazlığa varması muhtemelse, dava avukatlarını erkenden sürece dahil edin. Capitol Law Partners’ın ticari dava ve uyuşmazlık çözümü ekibi, soruşturma kaydının ileride şirketin tutumunu desteklemesi için uyum tarafıyla birlikte çalışır.

Şirketiniz bir uyum sorunu tespit ettiyse ve bundan sonra ne yapacağına karar vermesi gerekiyorsa, Capitol Law Partners sorunu sınırlamanıza, soruşturmanıza ve bildirim seçeneklerini değerlendirmenize yardımcı olabilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Kurumsal uyum ve risk yönetimi sayfamıza göz atın veya randevu alın.