Küçük İşletmeler İçin Uyum Programı Neleri İçermeli?

Küçük işletmeler için bir uyum programı (compliance program) kurmak, bir uyum departmanı gerektirmez. Gereken; adı belirlenmiş bir sorumlu, gerçek risklerinize yönelik yazılı kurallar, insanların akılda tuttuğu eğitimler, sorunları dile getirmenin güvenli bir yolu ve bulduğunuz sorunları düzeltme alışkanlığıdır. Bunlar, federal savcıların ve düzenleyici kurumların büyük bir şirkette aradığı unsurların aynısıdır. Fark ölçektedir: 40 kişilik bir şirket bu unsurları birkaç politika, hesap verebilir tek bir yönetici ve kısa yıllık eğitimlerle karşılayabilir.

Ortada bir sorun yokken neden uğraşmalı? Çünkü işleyen bir program, bir sorun çıktığında sonucu değiştirir. Sorunları daha erken yakalar, bir kurum kapınızı çaldığında iyi niyetinizin kanıtı olur ve müşterilerin, kredi verenlerin ve yatırımcıların artık soru formlarına koyduğu uyum sorularını yanıtlar. Hukuki uyum ve risk yönetimi ekibimiz, gayriresmî kuralların artık yetmediği şirketler için bu programları kurar.

Federal yönergelerin bir uyum programından beklediği unsurlar

En sık atıf yapılan çerçeve, ABD Ceza Belirleme Yönergeleri’nin (U.S. Sentencing Guidelines) etkili bir uyum ve etik programına ilişkin standardıdır (Section 8B2.1). Bu standart resmi olarak bir kuruluşa federal bir suç nedeniyle ceza verilirken uygulanır; ancak düzenleyici kurumlar ve büyük müşteriler onu genel bir ölçüt olarak benimser. Basitçe ifade etmek gerekirse şunları bekler:

• Usulsüzlükleri önlemek ve tespit etmek için tasarlanmış yazılı standartlar ve prosedürler.
• Programı bilen ve denetleyen bir yönetim ile programı günlük olarak yürütmekten sorumlu belirli bir kişi.
• Geçmişinde usulsüzlük bulunan kişileri yetki sahibi pozisyonlara getirmemek için makul özen.
• Her kişinin rolüne uygun eğitim ve iletişim.
• İzleme ve denetimin yanı sıra endişelerin misilleme korkusu olmadan, isimsiz olarak da bildirilebileceği bir yol.
• İhlallere disiplin yaptırımı, doğru davranışa ise takdir içeren tutarlı bir uygulama.
• Usulsüzlük tespit edildiğinde, tekrarını önleyecek değişiklikleri de içeren bir müdahale planı.

Yönergeler ayrıca programın gerçekte sahip olduğunuz riskleri takip etmesi için periyodik risk değerlendirmesi yapılmasını da öngörür. Adalet Bakanlığı (Department of Justice) bir şirketin programını değerlendirirken üç soru sorar: Program iyi tasarlanmış mı? İşlemesi için gereken yetkiye ve kaynaklara sahip mi? Uygulamada işliyor mu? Küçük bir işletme büyük bir bütçe olmadan bu üç soruya da evet yanıtı verebilir.

Uyum programını riskinize göre boyutlandırmak

İşe bir şablondan değil, bir risk değerlendirmesinden başlayın. Halka açık bir şirket için yazılmış bir davranış kuralları belgesi, içeriden öğrenenlerin ticaretinden ve yabancı kamu görevlilerine rüşvetten söz ederken fazla mesai hesaplamaları, süresi dolmuş lisanslar ya da müşteri verilerinin işlenmesi gibi size gerçekten zarar verebilecek konuları göz ardı eder. Risklerinizi henüz haritalamadıysanız, hukuki risk değerlendirmesinin nasıl yapıldığını anlatan yazımız bu ilk adımı açıklıyor. Ardından her unsuru kendi ölçeğinize göre uyarlayın.

Sorumlu

Her departmandan yanıt alabilecek yetkiye sahip bir kişi seçin. Küçük bir şirkette bu kişi çoğu zaman operasyon direktörü (COO), finans direktörü (CFO) ya da genel hukuk müşaviridir (general counsel). Bu kişiye CEO’ya veya yönetim kuruluna doğrudan erişim imkânı tanıyın; çünkü sorgulaması gerekebilecek kişiye bağlı çalışan bir uyum sorumlusu bağımsız değildir.

Yazılı politikalar

Politikaları kısa ve somut tutun. Büyüyen bir işletme için tipik bir politika seti; davranış kurallarını, taciz ve ayrımcılıkla mücadeleyi, ücret ve çalışma saati uygulamalarını, veri gizliliği ve güvenliğini, çıkar çatışmalarını, hediye ve harcamaları ve kayıtların saklanmasını kapsar. Uygulanabildiği yerlerde sektöre özgü politikalar ekleyin: sağlık sektöründe yönlendirme karşılığı menfaat yasağı (anti-kickback) kuralları, belirli teknolojiler için ihracat kontrolleri ya da kamu yüklenicileri için ihale dürüstlüğü kuralları.

Eğitim

Kısa ve role özgü eğitimler, uzun bir yıllık videodan daha etkilidir. Yöneticilerin bir şikâyeti nasıl ele alacaklarını bilmeleri gerekir. Satış personelinin yazılı olarak neyi vaat edebileceğini bilmesi gerekir. Finans personelinin ödeme dolandırıcılığını fark edebilmesi gerekir.

Bildirim kanalı

Çalışanlara, endişelerini bağlı oldukları hiyerarşinin dışında dile getirebilecekleri bir yol sunun; örneğin uyum sorumlusunun takip ettiği özel bir e-posta adresi ya da dışarıdan sağlanan bir ihbar hattı hizmeti. Misillemenin yasak olduğunu açıkça belirtin ve bunun arkasında durun. Misilleme iddialarının çoğu asıl sorundan değil, bir yöneticinin bir şikâyete verdiği tepkiden doğar.

Soruşturma ve disiplin

Bir bildirimi kimin inceleyeceğine, dış avukatın ne zaman devreye gireceğine ve sonuçların nasıl belgeleneceğine önceden karar verin. Disiplin kurallarını kıdemden bağımsız olarak aynı şekilde uygulayın. Tutarsız disiplin, davacı avukatının ya da düzenleyici kurumun ilk baktığı şeylerden biridir.

Gözden geçirme

Programı en az yılda bir kez ve işletmede her değişiklik olduğunda yeniden gözden geçirin. Politikaları yalnızca birinin aklına geldiğinde değil, mevzuat değiştiğinde güncelleyin.

Küçük işletme uyum programları genellikle nerede başarısız olur

Senaryo tanıdıktır. Bir şirket bir finansman turu ya da büyük bir müşterinin tedarikçi incelemesi sırasında bir politika seti benimser, bunu bir kenara kaldırır ve kimseye bu konuda eğitim vermez. İki yıl sonra bir yönetici politikada yazanın tam tersini yapar ve politika, şirketin doğru yanıtı bildiğine ve bunu görmezden geldiğine dair bir delile dönüşür.

İkinci başarısızlık, hiçbir sonuç doğurmayan bildirim kanalıdır. Çalışanlar sorunları bildirdiğinde görünür hiçbir şey olmazsa şirket içinde bildirimde bulunmayı bırakır, kurumlara veya avukatlara başvurmaya başlarlar.

Üçüncüsü, yalnızca kâğıt üzerinde var olan denetimdir. Şirket sahipleri veya yönetim kurulu düzenli aralıklarla kısa bir uyum özeti almalıdır: gelen bildirimler, kapatılan soruşturmalar, tamamlanan eğitimler, değiştirilen politikalar. Kurumsal yönetişim ve iç politikalar ekibimiz bu raporlamanın yönetim kurulu belgelerine dahil edilmesine sıklıkla yardımcı olur.

Avukatın rolü

Bir programı şirket içinde kurabilirsiniz. Avukat en fazla değeri üç noktada katar: bulguların mümkün olduğunca avukat-müvekkil gizliliği kapsamında kalması için risk değerlendirmesini tasarlamak, çalışanınızın bulunduğu her eyaletteki güncel mevzuata uygun politikalar hazırlamak ve bir bildirim gerçek bir hukuki sorumluluğa işaret ettiğinde soruşturmaları yürütmek. Bir şeyler gerçekten ters gittiğinde, programın müdahale planı bir uyum ihlali tespit ettikten sonra ne yapılması gerektiğine ilişkin rehberimizdeki adımlara yönlendirmelidir.

İlk uyum programınızı kuruyor ya da raftan hiç inmemiş bir programı yeniden yapılandırıyorsanız, avukatlarımız programı gerçek risklerinize göre boyutlandırmanıza yardımcı olabilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Uyum programı ve hukuki risk yönetimi sayfamıza göz atın veya randevu alın.