İşletmeler İçin Hukuki Risk Değerlendirmesi Nasıl Yapılır?

Hukuki risk değerlendirmesi, işletmenizin nerede dava edilebileceğini, para cezasıyla karşılaşabileceğini ya da işlerinin tıkanabileceğini ortaya koyan yapılandırılmış bir incelemedir; bulgular, önce neyi düzelteceğinizi bilmeniz için önem sırasına konur. İyi yapıldığında, danışmanlarla geçen bir yıl değil, birkaç haftalık görüşme ve belge incelemesi gerektirir ve her biri için bir sorumlu ile bir son tarih belirlenmiş somut düzeltmelerden oluşan kısa bir listeyle sonuçlanır. Kötü yapıldığında ise kimsenin açmadığı bir klasör üretir. Aradaki fark büyük ölçüde kapsamı nasıl belirlediğinizde ve sonuçlarla ne yaptığınızda yatar.

Şirketlerin çoğu bu değerlendirmeyi bir alarm anının ardından ister: eski bir çalışandan gelen ihtarname, bir eyalet kurumunun bildirimi, bir müşterinin denetim talebi ya da ekibin yanıtlayamadığı, bir yatırımcıdan gelen due diligence (hukuki ve mali inceleme) soru formu. Değerlendirmeyi o andan önce, düzeltmeler henüz ucuzken yaptırdığınızda daha fazla değer elde edersiniz. Capitol Law Partners bu incelemeleri risk yönetimi ve hukuki uyum hizmetlerimiz kapsamında yürütür; süreç genellikle yönetime sunulan yazılı bir raporla ve düzeltmelerin sorumlulara atandığı bir çalışma toplantısıyla sona erer.

Hukuki risk değerlendirmesi neleri kapsar

Kapsam, ne iş yaptığınıza ve bunu nerede yaptığınıza bağlıdır. Hastanelere satış yapan bir yazılım şirketinin maruz kaldığı riskler, bir restoran grubunun ya da bir kamu yüklenicisinin risklerinden farklıdır. Büyüyen işletmeler için yapılan değerlendirmelerin çoğu aynı temel alanları kapsar:

• Şirket yapısı ve yönetişim: şirketin faal ve yükümlülüklerini yerine getirmiş durumda olması (good standing), yıllık raporlar, faaliyet gösterdiğiniz her eyaletteki kayıtlar, güncel ortaklık kayıtları ve imzalı işletme (operating) ya da pay sahipleri sözleşmeleri.
• Sözleşmeler: müşteri koşullarınız, en önemli tedarikçi sözleşmeleriniz, kira sözleşmeleri ve münhasırlık, otomatik yenileme, sınırsız sorumluluk ya da şahsi kefalet içeren her türlü sözleşme.
• İstihdam: çalışanların sınıflandırılması, ücret ve çalışma saati uygulamaları, Form I-9 kayıtları, personel el kitabındaki politikalar, rekabet yasağı gibi kısıtlayıcı hükümler ve sponsor olunan çalışanların vize durumu.
• Veri ve gizlilik: hangi kişisel verileri topladığınız, gizlilik politikanızın fiilen yaptıklarınızla örtüşüp örtüşmediği ve bir veri ihlaline nasıl yanıt vereceğiniz.
• Sektörel düzenlemeler: alanınıza özgü lisanslar, izinler ve kurum kuralları.
• Fikri mülkiyet: işletmenizin dayandığı yazılım kodunun, markanın ve içeriğin kime ait olduğu.

Amaç, birden fazla kategoriye yayılan sorunları yakalamaktır. E-postalarda ürün özellikleri vaat eden bir satış ekibi aynı anda hem sözleşmeden doğan hem de reklamdan doğan taleplere yol açabilir. Temel yazılımınızı bir fikri mülkiyet devri (IP assignment) imzalamadan yazmış bir serbest yüklenici hem bir sahiplik sorunu hem de bir yatırım toplama sorunudur.

Adım adım süreç

1. Kapsamın belirlenmesi ve belge talebi

Avukat, söz konusu iş kollarını, yargı bölgelerini ve düzenleyici kurumları belirlemek için yönetimle görüşür, ardından bir belge talebi gönderir. Kuruluş belgelerini, gelir veya harcama açısından en büyük sözleşmelerinizi, politikalarınızı, sigorta sertifikalarınızı ve geçmişteki talepleri veya kurumlarla yapılan yazışmaları bir araya getirmeniz beklenir.

2. Görüşmeler

Satış, operasyon, insan kaynakları, finans ve bilgi teknolojileri birimlerini yöneten kişilerle yapılan kısa görüşmeler genellikle belgelerden daha fazlasını ortaya çıkarır. İnsanlar gerçekte ne olduğunu anlatır ve bu çoğu zaman politikada yazanla aynı değildir.

3. Eksiklik analizi

Her yükümlülük mevcut uygulamayla karşılaştırılır. Eksiklik; yapılmamış bir kayıt, süresi dolmuş bir lisans, artık satış yönteminizle örtüşmeyen bir standart sözleşme ya da kimsenin yerine getirmediği bir şeyi vaat eden bir politika olabilir.

4. Önceliklendirme

Her eksiklik iki eksende puanlanır: bir soruna yol açma olasılığı ve yol açarsa para cezaları, tazminatlar, kaçırılan anlaşmalar ve yönetimin harcadığı zaman dahil ne kadara mal olacağı. Bazı ekipler basit bir ısı haritası kullanır. Sıralama, biçimden daha önemlidir; çünkü uzun bir listeyi bir plana dönüştüren odur.

5. İyileştirme planı

Çıktı, öncelik sırasına konmuş bir plandır: neyin düzeltileceği, sorumlusunun kim olduğu ve hangi tarihe kadar tamamlanacağı. Kaçırılmış bir yıllık raporun sunulması veya standart sözleşmenize bir sorumluluk sınırlaması maddesi eklenmesi gibi hızlı kazanımlar önce gelir. Bir gizlilik programının yeniden kurulması ya da serbest yüklenicilerin yeniden sınıflandırılması gibi daha büyük projeler için bir zaman çizelgesi ve bütçe belirlenir.

Değerlendirmeyi kim yürütmeli ve avukat-müvekkil gizliliği neden önemli

Şirket içi bir kontrol listesini kendiniz uygulayabilirsiniz ve çok küçük bir işletme için bu yeterli olabilir. Sürece bir avukatın liderlik etmesinin gerekçesi uzmanlıktan çok korumayla ilgilidir. Değerlendirme, şirketinizin zayıf noktalarının yazılı bir listesidir. Hukuki danışmanlık vermek amacıyla bir avukat tarafından ya da bir avukatın yönlendirmesiyle hazırlanırsa, avukat-müvekkil gizliliği (attorney-client privilege) kapsamında korunduğu yönünde daha güçlü bir argüman bulunur. Bir danışman veya çalışan bunu bir iş belgesi olarak yazarsa, bir sonraki davada delil keşfi (discovery) sürecinde karşı tarafa açıklanması gerekebilir. Bu korumanın sınırlarını avukat-müvekkil gizliliğinin şirket içi soruşturmaları kapsayıp kapsamadığına ilişkin yazımızda açıklıyoruz.

Sonuçlarla ne yapmalısınız

Değerlendirme yalnızca başlangıç noktasıdır. Asıl değer üç takip adımından gelir:

1. Yüksek öncelikli her maddeyi, bir son tarihle birlikte adı belirlenmiş bir kişiye atayın ve diğer operasyonel projeler gibi takip edin.
2. Tekrarlayan yükümlülükleri (yıllık raporlar, lisans yenilemeleri, politika incelemeleri, eğitimler) bir uyum takvimine dönüştürün; böylece hafızaya bağlı kalmazlar.
3. Resmi bir programa ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. Pek çok eksiklik temel bir yapının yokluğundan kaynaklanır: uyumdan sorumlu kimse yoktur, bildirim kanalı yoktur, eğitim yoktur. Küçük işletmeler için bir uyum programının neleri içermesi gerektiğine ilişkin rehberimiz bu sonraki adımı ele alıyor.

Her yıl daha hafif bir versiyonunu, büyük bir değişiklik olduğunda ise tam versiyonunu tekrarlamayı planlayın: yeni bir eyalet, yeni bir ürün grubu, bir finansman turu, bir şirket satın alımı ya da yeni bir düzenleyici kurum. Dış genel hukuk müşavirliği hizmeti alan şirketler yıllık güncellemeyi çoğu zaman bu ilişkinin içine yerleştirir; böylece inceleme, avukatın günlük çalışmada zaten gördüklerini yansıtır.

Sık yapılan hatalar

En sık yapılan hata, kapsamı fazla geniş tutup hiçbir şeyi bitirmemektir. Bir sorunun en çok zarar vereceği alanlarla başlayın. İkinci hata, raporu nihai ürün olarak görmektir. Belgelediğiniz ama hiç ele almadığınız bir risk, ileride hiç fark etmediğiniz bir riskten daha kötü görünebilir; çünkü şirketin bundan haberdar olduğunu gösterir. Üçüncüsü, işe en yakın kişileri sürecin dışında bırakmaktır. Politikalar riskin nerede olduğunu nadiren söyler; bunu genellikle satış sorumlusu, bordro yöneticisi ve BT yöneticisi söyler.

Bir yatırımcı, müşteri ya da düzenleyici kurum sizden istemeden önce şirketinizin hukuki risklerine dair net bir tablo görmek isterseniz, Capitol Law Partners incelemenin kapsamını belirleyip ekibinizle birlikte yürütebilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Risk yönetimi ve hukuki uyum sayfamıza göz atın veya randevu alın.