Litigation Hold: İşletmeler Delil Muhafaza Bildirimini Ne Zaman Yapmalı?

Bir işletme, dava dilekçesi geldiğinde değil, bir davayı veya kamu soruşturmasını makul olarak öngördüğü anda delil muhafaza bildirimi (litigation hold) yayımlamak zorundadır. Bu tetikleyici çoğu zaman beklenenden önce gelir: bir ihtarname, bir müşteriden veya eski bir çalışandan gelen ciddi bir tehdit, bir kurumdan gelen celpname (subpoena) ya da bir talebi muhtemel kılan bir şirket içi tespit. Bu andan itibaren şirket ilgili belgeleri ve verileri korumak için makul adımlar atmak zorundadır; yazılı bir delil muhafaza bildirimi de bunu yaptığını göstermenin standart yoludur.

Riskler gerçektir. Federal Rule of Civil Procedure 37(e) uyarınca, korunması gereken elektronik ortamda saklanan bilgiler bir tarafın makul adımları atmaması nedeniyle kaybolursa, mahkeme karşı tarafın uğradığı zararı gidermeye yönelik tedbirlere hükmedebilir. Mahkeme, tarafın karşı tarafı bu bilgiden yoksun bırakma kastıyla hareket ettiğini tespit ederse, jüriye kaybolan bilginin aleyhe olduğunu varsaymasını söyleyebilir, hatta doğrudan hüküm kurabilir. Eyalet mahkemelerinin de benzer sonuçlar doğuran kendi delil karartma (spoliation) kuralları vardır. Bir müvekkil bir uyuşmazlık nedeniyle aradığında, ticari dava ekibimizin ilk ele aldığı konulardan biri delillerin muhafazasıdır.

Delilleri koruma yükümlülüğünü ne tetikler

Soru, şirketin o tarihte bildikleri esas alınarak bir davanın makul olarak öngörülebilir olup olmadığıdır. Yaygın tetikleyiciler şunlardır:

• Bir ihtarname veya bir talepte bulunulacağını bildiren bir avukat mektubu.
• Ayrımcılık, taciz veya ücretlerle ilgili resmi bir şirket içi şikâyet; özellikle bir avukattan veya bir kurumdan söz ediyorsa.
• Bir celpname, hukuki soruşturma talebi (civil investigative demand) veya kurum sorgusu.
• Ciddi bir kaza, ürün arızası veya veri ihlali.
• Şirketin birine dava açma kararı. Davacının delilleri koruma yükümlülüğü, davalı henüz hiçbir şey bilmeden başlayabilir.

Şüpheye düştüğünüzde koruyun. Verileri saklamak, bir hâkime neden kaybolduklarını açıklamaktan çok daha ucuzdur.

Delil muhafaza bildirimi neleri kapsamalı

Muhafaza bildirimi, ilgili bilgilere sahip olması muhtemel kişilere, yani bilgi sorumlularına (custodian) gönderilir. Bildirim, uyuşmazlığı yeni delil yaratacak gereksiz yorumlara girmeden sade bir dille anlatmalı, ilgili zaman dilimini ve konuyu tanımlamalı ve saklanması gereken materyal türlerini listelemelidir. Veri kaynakları konusunda somut olun; çünkü muhafaza bildirimleri tam da burada başarısız olur.

E-posta ve paylaşılan sürücüler

BT ekibi bilgi sorumluları için otomatik silme kurallarını askıya alırsa, bu kaynaklar genellikle işin kolay kısmıdır.

Sohbet ve iş birliği araçları

Slack, Teams ve benzeri platformlar çoğu zaman mesajları otomatik olarak silen saklama ayarlarına sahiptir. Bu ayarların ilgili kanallar ve kullanıcılar için değiştirilmesi gerekir.

Telefonlar ve kısa mesajlar

SMS, WhatsApp veya Signal üzerinden yapılan iş yazışmaları, ilgili olduklarında kişisel telefonlarda bulunsalar bile delil keşfi (discovery) kapsamına girer. Kaybolan mesaj özellikleri sık karşılaşılan bir sorundur. Bilgi sorumlularına bu özellikleri kapatmalarını ve cihazlarını saklamalarını söyleyin.

Kâğıt belgeler ve üçüncü kişilerdeki kayıtlar

Not defterleri, basılı taslaklar ve fiziki dosyalar da bu kapsamdadır; tedarikçilerin sizin adınıza tuttuğu kayıtlar da öyle.

Muhafaza bildirimini yayımlama ve yönetme adımları

1. Kapsamı avukatla birlikte belirleyin: bilgi sorumluları, tarih aralığı, konular ve veri kaynakları.
2. BT ekibinin etkilenen hesaplar ve sistemler için otomatik silmeyi askıya almasını ve bunu ne zaman yaptığını belgelemesini sağlayın.
3. Yazılı bildirimi gönderin ve her bilgi sorumlusundan bildirimi aldığını ve anladığını yazılı olarak teyit etmesini isteyin.
4. Kilit bilgi sorumlularıyla bilgileri nerede tuttukları konusunda görüşün; çünkü insanlar ilgili verileri çoğu zaman BT ekibinin bilmediği yerlerde saklar.
5. Ayrılışları dikkatle yönetin. Bir bilgi sorumlusu şirketten ayrıldığında, rutin çıkış işlemleri silmeden önce e-posta kutusunu, dosyalarını ve cihazlarını muhafaza altına alın.
6. Düzenli hatırlatmalar gönderin ve uyuşmazlığa yeni talepler, kişiler veya zaman dilimleri dahil olursa bildirimi güncelleyin.
7. Olağan saklama düzenine dönülebilmesi için, kanun yolları da dahil olmak üzere konu tamamen sonuçlandığında muhafaza bildirimini yazılı olarak kaldırın.

Delil muhafaza bildiriminde sık yapılan hatalar

En büyük hata, bildirimi gönderip işin bittiğini varsaymaktır. Mahkemeler şirketin makul adımlar atıp atmadığına bakar ve otomatik silme çalışmaya devam ederken kimsenin uymadığı bir bildirim bu standardı nadiren karşılar. Sık yapılan diğer hatalar arasında dava dilekçesinin tebliğini beklemek, üst düzey yöneticileri veya BT personelini konunun dışında görünüyorlar diye kapsam dışında bırakmak, kısa mesajları unutmak ve kilit bir çalışan istifa ettikten sonra dizüstü bilgisayarının sıfırlanmasına izin vermek sayılabilir.

Delil muhafaza bildirimi her şeyi sonsuza kadar saklamak için bir gerekçe de değildir. Herhangi bir uyuşmazlık çıkmadan önce tutarlı biçimde uygulanan açık bir kayıt saklama politikası, rutin verileri güvenle silmenizi sağlar. Muhafaza bildirimi bu politikayı yalnızca ilgili veriler için askıya alır.

Delil muhafazasının uyuşmazlığın bütünündeki yeri

Delillerin muhafazası, sözleşmenin incelenmesi ve talebin değerlendirilmesiyle eş zamanlı yürür. İhtarnameyi gönderen taraf sizseniz, önce kendi muhafaza bildiriminizi yayımlayın; bir sözleşme ihlali ihtarnamesinde nelerin yer alması gerektiğine ilişkin yazımız mektubun kendisini ele alıyor. Uyuşmazlık bir şirket içi sorundan doğduysa, bir uyum ihlali tespit ettikten sonra ne yapılması gerektiğine göz atın; çünkü delilleri koruma yükümlülüğü şirket içi inceleme sırasında doğabilir. Kalıcı bir saklama politikası ve muhafaza prosedürü isteyen şirketler bunu risk yönetimi ve hukuki uyum ekibimizle oluşturabilir.

Şirketiniz bir ihtarname, celpname veya dava tehdidi aldıysa ve hızla bir delil muhafaza bildirimi yayımlaması gerekiyorsa, Capitol Law Partners kapsamı belirleyip ekibinize süreç boyunca rehberlik edebilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Sena Şahin. Bireyler, aileler ve işletme sahipleri için açık ve net hukuki rehberlik.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Ticari dava ve delil muhafazası sayfamıza göz atın veya randevu alın.