Sözleşme İhlali İhtarnamesinde Neler Yer Almalı?

İyi bir sözleşme ihlali ihtarnamesi (breach of contract demand letter) dört şey yapar: karşı tarafın ihlal ettiği sözleşme hükümlerini belirtir, zararı rakamlarla açıklar, alıcıya tam olarak ne istediğinizi ve hangi tarihe kadar istediğinizi söyler ve uyuşmazlık mahkemeye taşınırsa konumunuzu korur. Davanızı abartmadan kararlı bir dil kullanmalıdır; çünkü mektup büyük olasılıkla bir delil belgesine dönüşecektir. Göndermeden önce sözleşmenizdeki bildirim maddesini kontrol edin. Pek çok ticari sözleşme, yazılı bildirimin belirli bir kişiye veya adrese yapılmasını şart koşar; bazıları da sözleşmeyi feshetmeden veya dava açmadan önce ihlal eden tarafa bir düzeltme süresi tanır. Bu hükümleri göz ardı eden bir mektup, başvurabileceğiniz hukuki yolları geciktirebilir ya da karşı tarafa bir savunma imkânı verebilir.

İhtarname daha büyük bir uyuşmazlıktaki ilk hamle olduğunda, ticari dava ve uyuşmazlık çözümü ekibimiz onu bir sonraki adımı da göz önünde bulundurarak hazırlar.

Yazmadan önce sözleşmeyi kontrol edin

Önce üç hükmü okuyun.

Bildirim maddesi

Bu madde genellikle bildirimin nasıl iletilmesi gerektiğini (taahhütlü posta, kurye ya da belirtilen bir adrese e-posta) ve kime yapılacağını düzenler. Maddeye harfiyen uyun ve teslimatın hiçbir zaman tartışma konusu olmaması için birden fazla yöntemle göndermeyi düşünün.

Düzeltme süresi

Sözleşme karşı tarafa bildirimden sonra ihlali gidermesi için süre tanıyorsa, mektubunuz bu süreyi başlatır. Mektubun ilgili madde uyarınca yapılan ihlal bildirimi olduğunu açıkça belirtin ve son tarihi takviminize işleyin.

Uyuşmazlık çözümü maddesi

Bazı sözleşmeler dava açılmadan önce veya dava yerine üst düzey yöneticiler arasında müzakere, arabuluculuk ya da tahkim öngörür. Diğerleri uygulanacak hukuku ve davaların açılacağı mahkemeyi belirler. İhtarnameniz bu yolu izlemelidir. Ticari uyuşmazlıklarda arabuluculuk ile tahkimi karşılaştıran yazımız bu maddelerin nasıl işlediğini açıklıyor.

Avukatlık ücretlerine ilişkin bir hüküm olup olmadığını da kontrol edin. Amerikan kuralı (American rule) uyarınca, bir sözleşme veya kanun aksini öngörmedikçe her taraf kendi avukatının ücretini öder; bu nedenle bir ücret maddesi iki tarafın hesabını da değiştirebilir. Bu hükümler eksik veya belirsizse, daha sonra sözleşme taslağı hazırlama ve müzakere avukatlarımızla şablonlarınızı düzeltmeye değer.

Sözleşme ihlali ihtarnamesinde neler yer almalı

En iyi sonucu net bir yapı verir:

1. Taraflar ve sözleşme; isim ve tarihleriyle birlikte, söz konusu maddeler belirtilerek.
2. Neyin vaat edildiğine ve ne olduğuna dair kısa ve olgulara dayalı bir anlatım. Belgeleyebileceğiniz olgulara bağlı kalın ve bunları kanıtlayan faturalara, teslimat kayıtlarına, e-postalara veya kabul formlarına atıf yapın.
3. Sözleşme metnine bağlanmış ihlal. “4.2. madde 1 Mart’a kadar teslimatı şart koşuyordu ve 15 Nisan’a kadar hiçbir sevkiyat ulaşmadı” gibi bir cümle, “edimlerinizi yerine getirmediniz” demekten çok daha güçlüdür.
4. Hesaplaması gösterilmiş zararlarınız. Ödenmemiş bir fatura gibi kesin tutarları, kaybedilen iş gibi hâlâ değerlendirmekte olduğunuz tutarlardan ayırın.
5. Talebin kendisi: ödeme, ifa, düzeltilmiş bir teslimat ya da sorunu çözmek için bir toplantı; makul bir süreyle birlikte.
6. Mektubun hiçbir talep veya hukuki yoldan feragat anlamına gelmediğini belirten bir hak saklı tutma kaydı.
7. Alıcının uyuşmazlıkla ilgili belgeleri ve elektronik kayıtları muhafaza etmesine yönelik bir talep.

Neleri dışarıda bırakmalısınız

Abartı ileride aleyhinize işler. Destekleyemeyeceğiniz zararlar talep etmeyin, karşı tarafı dayanaksız yere dolandırıcılıkla suçlamayın ve bir ödemeyi zorlamak için cezai şikâyet tehdidinde bulunmayın; pek çok yargı bölgesinde meslek kuralları avukatların bu taktiğe başvurmasını kısıtlar ve bu, gönderen tarafı sorumluluk altına sokabilir. Kendi ifanızdaki sorunlara ilişkin ikrarlardan kaçının.

Bir uzlaşma tutarı önermek istiyorsanız, bunu ayrı bir sulh yazışmasında yapmayı düşünün. Federal Rule of Evidence 408 ve benzer eyalet kuralları, sorumluluğu veya bir talebin tutarını kanıtlamak amacıyla sunulduğunda sulh tekliflerini genellikle delil olarak kabul etmez; ancak altta yatan olguları, yalnızca bir sulh mektubunda geçiyorlar diye korumaz.

Zamanaşımı süresine dikkat edin

Bir ihtarname zamanaşımını (statute of limitations) durdurmaz. Dava açma süresi dolmak üzereyse, önce davayı açıp sonra müzakere etmeniz gerekebilir. Büromuzun faaliyet gösterdiği yargı bölgelerinde sözleşme ihlali için genel süreler şöyledir:

• Virginia: yazılı sözleşmeler için beş yıl, yazılı olmayan sözleşmeler için üç yıl.
• Washington, DC: üç yıl.
• New York: altı yıl.

Mal satışına ilişkin sözleşmeler genellikle Uniform Commercial Code’un dört yıllık süresine tabidir ve bazı sözleşmeler talepte bulunma süresini kısaltır. Sürenin ne zaman başladığı da tartışma konusu olabilir. Bu rakamları bir başlangıç noktası olarak görün ve kendi sözleşmeniz için geçerli kuralı teyit edin.

Gönderdikten sonra ne olur

Alıcıların çoğu dört şekilde yanıt verir: öder veya ifa eder, müzakere önerir, olaylara ilişkin kendi anlatımıyla talebe itiraz eder ya da mektubu görmezden gelir. Her yanıt size bir şey söyler. Ayrıntılı bir ret, savunmalarının ön izlemesidir. Sürenin sonuna kadar sessiz kalınması ise dava açmaya mı, sözleşmedeki uyuşmazlık sürecini başlatmaya mı, yoksa durumu yeniden değerlendirmeye mi karar vereceğinizin işaretidir.

Durumu tırmandırmadan önce kendi hazırlığınızı tamamlayın. Ekibiniz için bir delil muhafaza bildirimi (litigation hold) yayımlayın, ifayı ve zararları kanıtlayan belgeleri toplayın ve şirketinizde olgular hakkında kimin konuşabileceğini netleştirin. Uyuşmazlık mahkemeye taşınırsa izlenecek süreç hakkında ticari dava ve uyuşmazlık çözümü sayfamızdan genel bilgi alabilirsiniz.

Bazen mektup doğru ilk adım değildir. İlişki değerliyse, mektup yedekte tutularak karar vericiler arasında yapılacak bir görüşme sorunu daha hızlı çözebilir. Karşı tarafın varlıklarını kaçırma veya delilleri yok etme ihtimali varsa, avukatınız doğrudan mahkemeye gitmenizi tavsiye edebilir.

Başka bir işletme sizinle yaptığı sözleşmeyi ihlal ettiyse ve konumunuzu koruyan bir ihtarname istiyorsanız, Capitol Law Partners sözleşmeyi inceleyip ihtarnameyi sizinle birlikte hazırlayabilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Sena Şahin. Bireyler, aileler ve işletme sahipleri için açık ve net hukuki rehberlik.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? Ticari dava ve sözleşme uyuşmazlıkları sayfamıza göz atın veya randevu alın.