İşletmenizi Başka Bir Eyalete Genişletmenin Hukuki Adımları

İşletmenizi başka bir eyalete genişletmek genellikle dört hukuki adım gerektirir: şirketinizi yeni eyalette eyalet dışı şirket (foreign entity) olarak kaydettirmek, orada vergi ve bordro hesapları açmak, istihdam uygulamalarınızı o eyaletin hukukuna uyarlamak ve sektörünüzün gerektirdiği eyalet veya yerel lisansları almak. Tetikleyici genellikle o eyalette iş yapmaktır; bu da çoğunlukla orada bir ofis, çalışanlar veya düzenli yüz yüze faaliyetler bulunması anlamına gelir. Bir eyalete uzaktan satış yapmak kayıt gerektirmeyebilir; ancak yine de vergi yükümlülükleri doğurabilir. Sıralamayı doğru yapmak para tasarrufu sağlar ve kolayca maruz kalınan ama düzeltmesi zahmetli cezaların önüne geçer.

Birden fazla eyalete genişleme, işletmeler için stratejik hukuki rehberlik alanında düzenli olarak yürüttüğümüz bir projedir; çünkü bu süreç şirketler, vergi, iş ve sözleşme hukukunu aynı anda ilgilendirir.

1. Adım: Kayıt yaptırmanız gerekip gerekmediğine ve nasıl yapılacağına karar verin

Her eyalet, kendi sınırları içinde iş yapan eyalet dışı şirketlerin kayıt yaptırmasını şart koşar; bu süreç genellikle foreign qualification olarak adlandırılır. Eyaletler “iş yapma” kavramını farklı tanımlar ve çoğu, tek başına bu kapsama girmeyen faaliyetleri listeler: bir banka hesabı tutmak, bir davada savunma yapmak veya tek seferlik bir işlem gibi. Bir ofis açmak, orada çalışacak personel istihdam etmek ya da orada stok tutmak ise genellikle sınırı aşar.

Kayıt; eyaletin şirket kayıt ofisine başvurmayı (Virginia’da State Corporation Commission, New York’ta Department of State), eyalette adresi bulunan bir kayıtlı temsilci (registered agent) atamayı ve kendi eyaletinizden şirketin faal ve yükümlülüklerini yerine getirmiş durumda olduğunu (good standing) gösteren belgeyi sunmayı gerektirir. Bazı eyaletler kendi şartlarını ekler. Örneğin New York, yeni kurulan ve yeni kayıt yaptıran LLC’lerin 120 gün içinde gazetelerde ilan yayımlamasını şart koşar; ilanın yayımlanmaması LLC’nin orada iş yapma yetkisinin askıya alınmasına yol açabilir.

Kaydı atlamanın sonuçları vardır. Çoğu eyalette kayıtsız bir şirket, kayıt yaptırana kadar o eyaletin mahkemelerinde dava açamaz ve geçmişe dönük harç ve cezalar ödemek zorunda kalabilir. Sözleşmeleri genellikle geçerliliğini korur; ancak bunları uygulatmak zorlaşır.

Alternatif, yeni eyalette ayrı bir yan şirket kurmaktır. Bu, daha riskli bir faaliyetin sorumluluğunu ayrıştırabilir; ancak sürdürülmesi gereken ikinci bir tüzel kişilik ekler. Bu nedenle çoğu şirket mevcut şirketini kaydettirmekle yetinir.

2. Adım: Vergi, bordro ve sigorta hesaplarını açın

Bir eyalette çalışanlarınızın veya mal varlığınızın bulunması genellikle orada gelir vergisi bağlantısı (nexus) doğurur. Yüksek Mahkeme’nin (Supreme Court) South Dakota v. Wayfair kararından bu yana eyaletler, fiziksel bir varlık olmasa bile satış hacmi gibi ekonomik faaliyete dayanarak uzaktan satış yapanlardan satış vergisi tahsil etmelerini de isteyebilir. Yeni yükümlülükleri haritalamak için mali müşavirinizle çalışın; bunlar şunları içerebilir:

• Eyalet gelir vergisi veya franchise vergisi kaydı.
• Vergiye tabi mal veya hizmet satıyorsanız satış ve kullanım vergisi kaydı.
• Eyalet bordro stopajı ve işsizlik sigortası hesapları.
• Yeni eyaletin kurallarına uygun iş kazası sigortası (workers’ compensation) teminatı.
• Bazı şehir ve ilçelerin ayrıca uyguladığı yerel işletme vergileri.

3. Adım: İstihdam uygulamalarını yeni eyalete uyarlayın

Genişleme sürecinde en sık hata yapılan alan iş hukukudur; çünkü kurallar çalışanın çalıştığı yeri takip eder. Başka bir eyalette yaşayan uzaktan çalışan, şirket merkeziniz başka bir yerde olsa bile genellikle o eyaletin ücret, izin ve bildirim kurallarına tabidir.

Asgari ücret ve fazla mesai kurallarını, ücretli hastalık iznini, ücret ödeme sıklığını, son maaş ödeme sürelerini, asılması zorunlu afiş ve bildirimleri ve ücret şeffaflığı yasalarını gözden geçirin. Örneğin New York, iş ilanlarında ücret aralıklarının belirtilmesini şart koşar. Kısıtlayıcı hükümler de farklılık gösterir: Virginia ve Washington, DC düşük ücretli çalışanlar için rekabet yasağı sözleşmelerini sınırlar, diğer bazı eyaletler ise daha da ileri gider. İlk çalışanınızı işe almadan önceki hukuki adımları anlatan yazımız her yeni eyalette geçerli olan işe alım temellerini ele alıyor; rekabet yasaklarının FTC ile ilgili federal boyutu ise ayrıca değerlendirilmelidir. El kitabınızı, hiçbir yere tam uymayan tek bir politikaya güvenmek yerine eyalete özgü eklerle güncelleyin.

4. Adım: Lisanslar, izinler ve yerel sözleşmeler

Mesleki ve sektörel lisanslar genellikle eyalete özgüdür. Müteahhitler, sağlık hizmeti sağlayıcıları, finansal hizmet şirketleri ve diğer pek çok işletme, faaliyet gösterdikleri her eyalette lisans almak zorundadır. Şehirler ve ilçeler de yeni bir mekân için genel bir işletme ruhsatı, imar onayı veya iskân izni isteyebilir.

Genişlemeyle birlikte gelen sözleşmeleri gözden geçirin: ofis kira sözleşmesi (şahsi kefaletlere ve devir kısıtlamalarına dikkat edin), yerel tedarikçi sözleşmeleri ve uygulanacak hukuku belirleyen müşteri sözleşmeleri. Sözleşme incelemesi ve yönetici danışmanlığı avukatlarımız, taahhüt altına girmeden önce yeni mekânın kira sözleşmesini inceleyebilir.

Başka bir eyalete genişlemenin sırasını planlayın

Pratik bir sıralama şöyledir: yapıya karar verin, kayıt yaptırın, vergi ve bordro hesaplarını açın, sigortayı ayarlayın, kira sözleşmesini imzalayın, ardından işe alım yapın. Kayıttan ve bordro kurulumundan önce işe alım yapmak en sık yapılan hatadır; çünkü henüz yerine getirmeye hazır olmadığınız bir eyalette yükümlülükler doğurur. Eyaletler arasında değil de yurt dışından ABD’ye giriş yapıyorsanız, yabancı bir şirketin ABD pazarına girişini yapılandırmaya ilişkin rehberimize göz atın.

Şirketiniz yeni bir eyalette ofis açıyor, uzaktan çalışan istihdam ediyor ya da satış yapıyorsa, Capitol Law Partners kayıt ve uyum adımlarını doğru sırayla planlayabilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? İş genişlemesi için stratejik hukuki rehberlik sayfamıza göz atın veya randevu alın.