İlk Çalışanınızı İşe Almadan Önce Hangi Hukuki Adımları Atmalısınız?

İlk çalışanınızı işe almak, işletmenizi federal ve eyalet hukuku bakımından işveren konumuna getirir ve evrak işleri ilk iş gününden önce başlar. Asgari olarak bir işveren kimlik numarasına (Employer Identification Number, EIN), eyalet bordro vergisi ve işsizlik sigortası hesaplarına, doldurulmuş Form I-9 ve Form W-4’e, eyaletinizin yeni işe alım kaydına (new-hire registry) yapılmış bir bildirime ve gerekli olduğu yerlerde iş kazası sigortası (workers’ compensation) teminatına ihtiyacınız vardır. İki karar da en az bunlar kadar önemlidir; çünkü sonradan düzeltilmeleri daha zordur: kişinin bir yüklenici değil gerçekten bir çalışan olup olmadığı ve pozisyonun fazla mesai kurallarından muaf olup olmadığı.

Bu temelleri doğru atmak, işletmeler için stratejik hukuki rehberlik hizmetimizdeki büyüme planlamasının bir parçasıdır. Önerdiğimiz sıralama şöyledir.

Teklif öncesi: sınıflandırma ve fazla mesai statüsü

İşe, kişinin bir çalışan olduğunu teyit ederek başlayın. IRS davranışsal kontrole, mali kontrole ve taraflar arasındaki ilişkiye bakar; Department of Labor ücret ve çalışma saati açısından ekonomik gerçeklik testini (economic reality test) uygular; bazı eyaletler ise çalışan statüsünü karine olarak kabul eden daha sıkı testler kullanır. Çalışma saatlerini siz belirliyor, araçları siz sağlıyor ve işin nasıl yapılacağını siz yönlendiriyorsanız, büyük olasılıkla bir çalışanınız vardır. Bir çalışanı yanlışlıkla yüklenici olarak sınıflandırmak geçmişe dönük vergilere, ödenmemiş fazla mesai ücretlerine, cezalara ve yan hak taleplerine yol açabilir.

Ardından pozisyonun Fair Labor Standards Act kapsamında muaf (exempt) mı yoksa muaf olmayan (non-exempt) mı olduğuna karar verin. Muaf statü genellikle hem geçerli eşiğe eşit veya bu eşiğin üzerinde bir maaş hem de yöneticilik, idari veya mesleki iş gibi bir muafiyete uyan görevler gerektirir. Bunu unvanlar belirlemez. Muaf olmayan çalışanlara bir çalışma haftasında 40 saati aşan çalışmalar için fazla mesai ücreti ödenmelidir; eyalet hukuku da daha yüksek asgari ücretler veya başka şartlar ekleyebilir.

Vergi kayıtları ve sigorta

Henüz yoksa IRS’ten bir EIN alın, ardından gelir vergisi stopajı ve işsizlik sigortası için eyaletinize kayıt yaptırın. Federal ve eyalet stopajlarının, Social Security ve Medicare kesintilerinin ve işsizlik vergilerinin zamanında yatırılması için bordroyu şirket içinde veya bir bordro hizmet sağlayıcısı aracılığıyla kurun. Bordro vergilerinin geç yatırılması, küçük bir işletmenin cezaları üst üste biriktirmesinin en hızlı yollarından biridir.

Çalışanınız olduğu andan itibaren iş kazası sigortası çoğu eyalette zorunludur. New York ve Washington, DC bunu neredeyse tüm işverenler için şart koşarken, Virginia’daki zorunluluk düzenli olarak kaç çalışan istihdam ettiğinize bağlıdır. Çalışanlarınızın çalıştığı her eyaletteki kuralı kontrol edin.

İlk çalışanınız için ilk gün evrakları

Form I-9

Her işveren, her yeni çalışanın kimliğini ve çalışma iznini Form I-9 üzerinden doğrulamak zorundadır. Çalışan Section 1’i en geç ilk iş gününde doldurur; işveren ise belgeleri incelemeli ve Section 2’yi çalışanın işe başlamasından sonraki üç iş günü içinde tamamlamalıdır. I-9 formlarını personel dosyalarından ayrı tutun ve istihdam sona erdikten sonra gereken süre boyunca saklayın. E-Verify çoğu özel sektör işvereni için isteğe bağlıdır; ancak bazı federal yükleniciler için ve bazı eyaletlerde zorunludur. Yabancı bir çalışana sponsor olmayı planlıyorsanız, hedeflenen işe başlama tarihinden çok önce harekete geçin; işverenler için H-1B vizesi sayfamız takvimin neden önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.

Form W-4 ve eyalet stopaj formları

Federal gelir vergisi stopajını doğru yapabilmeniz için çalışan Form W-4’ü ve varsa eyalet karşılığını doldurur.

Yeni işe alım bildirimi

Federal hukuk, işverenlerin yeni işe alımları işe alım tarihinden itibaren 20 gün içinde eyaletin yeni işe alım kaydına bildirmesini şart koşar; bazı eyaletler daha kısa süreler öngörür.

Zorunlu bildirimler

Federal ve eyalet iş hukuku afişlerini asın ve eyaletinizin işe alım sırasında şart koştuğu yazılı bildirimleri verin. Örneğin New York, işe alım sırasında ücret oranını ve olağan ödeme gününü belirten yazılı bir ücret bildirimi verilmesini şart koşar.

İş teklif mektubu ve temel politikalar

Teklifi yazılı hale getirin: unvan, ücret ve ödeme sıklığı, muaf veya muaf olmayan statü, işe başlama tarihi, istihdamın her an sona erdirilebilir (at-will) niteliği ve geçmiş taraması gibi koşullar. Dili at-will istihdamla tutarlı tutun; çünkü bir teklif mektubundaki iş güvencesi vaatleri bir sözleşme olarak yorumlanabilir.

Çalışana işe alım sırasında bir gizlilik ve buluş devri sözleşmesi imzalatın. Bu sözleşme, çalışanın ürettiklerinin şirkete ait olmasını sağlar ve yatırım topladığınızda veya işletmeyi sattığınızda önem kazanır; yatırım almadan önceki hukuki hazırlığa ilişkin yazımıza göz atın. Rekabet yasağı sözleşmelerinde dikkatli olun: Virginia ve Washington, DC bunları düşük ücretli çalışanlar için kısıtlar ve kurallar değişmeye devam ediyor.

Küçük bir ekip bile taciz ve ayrımcılıkla mücadele politikalarını, bir şikâyet prosedürünü, çalışma süresi kaydını ve izinleri kapsayan kısa bir el kitabından fayda görür. New York ve Washington, DC ücretli hastalık iznini zorunlu tutar.

Sonraki işe alımları planlayın

Pek çok iş hukuku kuralı ancak belirli çalışan sayılarına ulaştığınızda uygulanır; örneğin federal ayrımcılık yasağı 15 çalışanda, federal aile ve sağlık izni ise 50 çalışanda devreye girer. Çalışan sayınızı takip edin ve büyüdükçe politikalarınızı yeniden gözden geçirin. Birden fazla eyalette işe alım yapmayı bekliyorsanız, işletmenizi başka bir eyalete genişletmeye ilişkin rehberimiz ek kayıtları ele alıyor. Süregelen istihdam soruları için dış hukuk müşavirliği hizmetlerimiz, her işe alım kararından önce arayabileceğiniz bir avukat sağlar.

İlk çalışanınızı işe almak üzereyseniz ve sınıflandırmanın, evrakların ve teklif mektubunun ilk günden doğru olmasını istiyorsanız, Capitol Law Partners bunları sizinle birlikte hazırlayabilir. Görüşme planlayın.

Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımamaktadır. Bu iletişim yoluyla avukat-müvekkil ilişkisi kurulmamaktadır.

Av. Çağatay Ersoy. Kurucular, yatırımcılar ve büyüyen şirketler için pratik strateji.

Bu konuda yardıma mı ihtiyacınız var? İşe alım ve büyüme için stratejik hukuki rehberlik sayfamıza göz atın veya randevu alın.